THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÓA CHẤT LÀM SƠN: HỒ SƠ, CHÍNH SÁCH VÀ NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG

Trong ngành sản xuất sơn, hóa chất và nguyên liệu đầu vào chiếm vai trò quan trọng trong việc quyết định tính chất, độ bám dính, độ bóng, khả năng chống chịu và chất lượng của thành phẩm. Vì vậy, nhu cầu nhập khẩu hóa chất làm sơn từ các thị trường như Trung Quốc, Hàn Quốc, Ấn Độ, Nhật Bản hay các quốc gia khác ngày càng phổ biến.

Tuy nhiên, khác với những mặt hàng thông thường, hóa chất dùng trong sản xuất sơn có thể chịu sự quản lý tùy thuộc vào thành phần, tính chất hóa học, mã HS, nồng độ và danh mục quản lý tương ứng. Một số sản phẩm còn có đặc tính dễ cháy hoặc được phân loại là hàng nguy hiểm, khiến việc vận chuyển quốc tế cần được kiểm tra ngay từ trước khi booking.

Từ năm 2026, doanh nghiệp cũng cần cập nhật hệ thống quy định mới về quản lý hóa chất. Nghị định 26/2026/NĐ-CP và Thông tư 01/2026/TT-BCT hiện là những văn bản quan trọng quy định về quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa.

Hóa chất làm sơn gồm những loại nào?

“Hóa chất làm sơn” không phải là tên của một nhóm hàng hóa duy nhất. Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại nguyên liệu với vai trò khác nhau.

Tùy công thức sản xuất, nguyên liệu có thể bao gồm:

• Nhựa dùng làm chất kết dính hoặc tạo màng.
• Dung môi hữu cơ.
• Chất đóng rắn.
• Chất hóa dẻo.
• Chất phân tán.
• Chất chống tạo bọt.
• Chất làm đặc.
• Chất chống lắng.
• Chất ổn định.
• Các loại phụ gia chuyên dụng.
• Bột màu và các nguyên liệu tạo màu.
• Các hợp chất được sử dụng để cải thiện tính năng của sơn.

Do đó, khi doanh nghiệp yêu cầu thủ tục nhập khẩu hóa chất làm sơn, không thể xác định một quy trình chung cho tất cả các mặt hàng.

Mỗi loại hóa chất cần được kiểm tra riêng dựa trên tên hóa chất, thành phần, CAS Number, nồng độ, công dụng, SDS/MSDS và mã HS dự kiến.

Vì sao nhập khẩu hóa chất làm sơn cần kiểm tra kỹ?

Đối với hàng hóa thông thường, doanh nghiệp thường tập trung vào mã HS, thuế và hồ sơ hải quan.

Trong khi đó, với hóa chất làm sơn, việc kiểm tra cần được thực hiện sâu hơn.

Một sản phẩm có thể đồng thời liên quan đến:

Mã HS → chính sách hóa chất → khai báo hóa chất → giấy phép nếu thuộc diện kiểm soát → yêu cầu vận chuyển → điều kiện lưu trữ.

Đặc biệt, không nên mặc định rằng cứ là nguyên liệu dùng để sản xuất sơn thì đều phải xin giấy phép hoặc đều phải khai báo hóa chất. Chính sách phụ thuộc vào từng chất cụ thể và phạm vi quản lý tại thời điểm nhập khẩu.

1. Xác định chính xác tên hóa chất trước khi nhập khẩu

Đây là bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện.

Trong thực tế, nhà cung cấp nước ngoài thường cung cấp sản phẩm theo tên thương mại. Tuy nhiên, tên thương mại chưa đủ để xác định chính sách nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ:

• Tên hóa chất.
• Tên thương mại.
• CAS Number.
• Thành phần hóa học.
• Tỷ lệ hoặc nồng độ các thành phần.
• Công dụng.
• Xuất xứ.
• Quy cách đóng gói.
• SDS/MSDS.
• Thông tin phân loại nguy hiểm nếu có.

Đặc biệt, SDS/MSDS là tài liệu rất quan trọng khi nhập khẩu nguyên liệu hóa chất dùng trong sản xuất sơn.

Thông qua SDS, doanh nghiệp và đơn vị logistics có thể có thêm cơ sở để xác định đặc tính hàng hóa, nguy cơ cháy nổ, yêu cầu bảo quản và điều kiện vận chuyển.

2. Xác định mã HS của hóa chất làm sơn

Không có một mã HS chung cho tất cả nguyên liệu dùng để sản xuất sơn.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể nhập:

• Nhựa tổng hợp.
• Dung môi.
• Chất đóng rắn.
• Phụ gia.
• Chất phân tán.
• Chất tạo màng.
• Bột màu.

Mỗi sản phẩm có thể thuộc một nhóm HS khác nhau.

Vì vậy, việc xác định mã HS cần dựa trên bản chất thực tế của hàng hóa, không nên chỉ dựa vào công dụng “dùng để sản xuất sơn”.

Một số thông tin cần đối chiếu khi phân loại gồm:

Tên hóa chất + thành phần + CAS Number + đặc tính + hàm lượng + công dụng + SDS/MSDS.

Việc xác định đúng mã HS có ý nghĩa quan trọng vì không chỉ ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu mà còn có thể liên quan đến chính sách quản lý chuyên ngành.

3. Kiểm tra hóa chất có thuộc diện phải khai báo hay không

Đây là một trong những nội dung doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu sơn cần đặc biệt quan tâm.

Theo hệ thống quy định mới về hóa chất, việc quản lý và khai báo không áp dụng một cách giống nhau cho mọi loại hóa chất.

Thông tư 01/2026/TT-BCT quy định chi tiết nhiều nội dung liên quan đến quản lý hóa chất, trong đó có các vấn đề về phiếu an toàn hóa chất và hóa chất cần kiểm soát đặc biệt.

Do đó, sau khi xác định mã HS và thành phần sản phẩm, doanh nghiệp cần kiểm tra xem hóa chất có thuộc:

• Danh mục phải khai báo.
• Trường hợp được miễn khai báo.
• Danh mục hóa chất cần kiểm soát đặc biệt.
• Danh mục hóa chất cấm.
• Hoặc nhóm hóa chất có yêu cầu quản lý khác.

hay không.

Đây là lý do không nên trả lời đơn giản rằng “hóa chất nhập khẩu đều phải khai báo” hoặc “hóa chất làm sơn không cần giấy phép”.

Chính sách cần được kiểm tra theo từng mặt hàng.

4. Hóa chất cần kiểm soát đặc biệt phải được kiểm tra trước khi nhập

Nếu nguyên liệu dùng trong sản xuất sơn thuộc nhóm hóa chất cần kiểm soát đặc biệt, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục cấp phép xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định.

Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương hiện có thủ tục cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hóa chất cần kiểm soát đặc biệt nhóm 2; hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Nghị định 26/2026/NĐ-CP.

Điều này cho thấy một vấn đề rất quan trọng:

Không nên chờ đến khi hàng về cảng mới kiểm tra hóa chất có cần giấy phép hay không.

Nếu phát hiện thiếu giấy phép khi hàng đã đến Việt Nam, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thời gian chờ xử lý hồ sơ và các chi phí liên quan đến lưu container, lưu kho hoặc lưu bãi.

5. SDS/MSDS có vai trò gì khi nhập khẩu nguyên liệu sơn?

SDS, hay Safety Data Sheet, là tài liệu cung cấp các thông tin quan trọng về an toàn hóa chất.

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ sản xuất sơn, SDS có thể giúp xác định:

• Thành phần của sản phẩm.
• Đặc tính nguy hiểm.
• Khả năng cháy.
• Biện pháp xử lý khi xảy ra sự cố.
• Điều kiện bảo quản.
• Yêu cầu vận chuyển.
• Thông tin liên quan đến hàng nguy hiểm.

Đặc biệt, khi nguyên liệu được vận chuyển bằng đường biển hoặc đường hàng không, SDS giúp đơn vị logistics kiểm tra khả năng tiếp nhận và yêu cầu vận chuyển của hãng tàu, hãng bay.

Do đó, doanh nghiệp nên gửi SDS cho đơn vị logistics ngay khi yêu cầu báo giá, thay vì chỉ cung cấp tên hàng.

6. Hóa chất làm sơn có phải hàng nguy hiểm không?

Không phải tất cả nguyên liệu sản xuất sơn đều là hàng nguy hiểm.

Tuy nhiên, một số loại dung môi, chất dễ cháy hoặc hóa chất có đặc tính nguy hiểm có thể thuộc nhóm Dangerous Goods khi vận chuyển.

Khi đó, phương án vận chuyển có thể bị ảnh hưởng bởi:

• Phân loại hàng nguy hiểm.
• UN Number.
• Proper Shipping Name.
• Packing Group.
• Loại bao bì.
• Nhãn cảnh báo.
• Chứng từ hàng nguy hiểm.
• Quy định của hãng tàu hoặc hãng hàng không.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ gửi thông tin:

“Hàng là nguyên liệu sản xuất sơn, số lượng 10 tấn.”

Thay vào đó, nên cung cấp SDS/MSDS để đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra chính xác tính chất hàng.

7. Lựa chọn phương thức vận chuyển hóa chất làm sơn

Tùy vào số lượng, tính chất và yêu cầu thời gian giao hàng, nguyên liệu sơn có thể được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không hoặc kết hợp vận chuyển nội địa. Trong thực tế, với những lô hàng có số lượng lớn, đường biển thường là phương án được doanh nghiệp cân nhắc để tối ưu chi phí. Tuy nhiên, nếu hàng thuộc nhóm nguy hiểm, việc lựa chọn container, hãng tàu, tuyến vận chuyển và phương án đóng gói cần được kiểm tra trước.

Đối với các lô hàng cần gấp hoặc số lượng nhỏ, doanh nghiệp có thể cân nhắc đường hàng không. Nhưng với hàng nguy hiểm, không phải hãng bay hoặc chuyến bay nào cũng có thể tiếp nhận.

Vì vậy, tính chất hóa chất cần được kiểm tra trước khi lựa chọn phương thức vận chuyển, thay vì chọn phương thức trước rồi mới kiểm tra hàng.

8. Hồ sơ nhập khẩu hóa chất làm sơn

Tùy theo từng loại hóa chất và chính sách áp dụng, bộ hồ sơ có thể bao gồm các chứng từ cơ bản như:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Sales Contract.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• C/O nếu có.
• SDS/MSDS.
• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.
• Giấy phép nhập khẩu nếu thuộc diện cấp phép.
• Chứng từ khai báo hóa chất nếu thuộc trường hợp phải khai báo.
• Các chứng từ chuyên ngành khác nếu có.

Điểm cần lưu ý là không phải lô hàng nào cũng cần toàn bộ các loại giấy tờ trên.

Doanh nghiệp cần xác định chính sách của từng sản phẩm trước khi chuẩn bị hồ sơ.

9. Quy trình nhập khẩu hóa chất làm sơn

Về cơ bản, doanh nghiệp có thể triển khai theo quy trình sau:

Bước 1: Thu thập thông tin sản phẩm

Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tên hàng, thành phần, CAS Number, nồng độ, SDS/MSDS và quy cách đóng gói.

Bước 2: Kiểm tra mã HS

Phân loại hàng hóa dựa trên bản chất thực tế và các tài liệu kỹ thuật.

Bước 3: Kiểm tra chính sách

Xác định hàng có thuộc diện khai báo hóa chất, cấp phép hoặc kiểm soát đặc biệt hay không.

Bước 4: Kiểm tra khả năng vận chuyển

Đặc biệt đối với sản phẩm có đặc tính dễ cháy hoặc được phân loại Dangerous Goods.

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ

Kiểm tra sự thống nhất giữa Invoice, Packing List, vận đơn, SDS và các chứng từ liên quan.

Bước 6: Khai báo hải quan

Thực hiện khai báo theo mã HS và chính sách đã xác định.

Bước 7: Xử lý thủ tục chuyên ngành nếu có

Thực hiện khai báo hoặc giấy phép theo đúng yêu cầu đối với từng loại hóa chất.

Bước 8: Thông quan và vận chuyển về kho

Sau khi hoàn tất các yêu cầu và nghĩa vụ thuế, hàng được thông quan và vận chuyển về địa điểm lưu trữ phù hợp.

10. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi nhập khẩu hóa chất làm sơn

Chỉ cung cấp tên thương mại

Đây là lỗi khá phổ biến.

Tên thương mại không phải lúc nào cũng thể hiện đầy đủ thành phần và tính chất của sản phẩm. Nếu thiếu CAS Number hoặc SDS, việc xác định mã HS và chính sách có thể gặp khó khăn.

Dùng mã HS của lô hàng cũ

Một sản phẩm có tên gần giống nhau chưa chắc có cùng mã HS.

Nếu thành phần, nồng độ hoặc tính chất sản phẩm khác nhau, doanh nghiệp nên kiểm tra lại thay vì sử dụng mã HS cũ một cách máy móc.

Không kiểm tra hàng nguy hiểm trước khi booking

Đối với nguyên liệu sơn có tính chất dễ cháy, việc booking trước rồi mới cung cấp SDS có thể dẫn đến việc hãng vận chuyển yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối tiếp nhận.

Không kiểm tra chính sách trước khi hàng về

Đây là rủi ro lớn nhất.

Nếu hàng đã đến cảng nhưng doanh nghiệp mới phát hiện cần thêm thủ tục chuyên ngành, thời gian thông quan có thể kéo dài và phát sinh thêm chi phí.

11. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi nhập khẩu?

Để việc kiểm tra và báo giá được nhanh chóng, doanh nghiệp có thể chuẩn bị một bộ thông tin cơ bản cho từng loại nguyên liệu:

• Tên sản phẩm
• CAS Number
• Thành phần/nồng độ
• SDS/MSDS
• Mã HS dự kiến
• Số lượng
• Quy cách đóng gói
• Nước xuất khẩu
• Cảng đi – cảng đến
• Mục đích sử dụng: nguyên liệu sản xuất sơn

Chỉ cần có đầy đủ những thông tin này, đơn vị logistics đã có thể bắt đầu kiểm tra về chính sách, phương thức vận chuyển, khả năng tiếp nhận hàng và dự toán chi phí.

Những thay đổi cần lưu ý trong quy định hóa chất năm 2026

Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu sản xuất sơn cần đặc biệt lưu ý rằng hệ thống pháp luật về hóa chất đã được cập nhật trong năm 2026. Nghị định 26/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 17/01/2026, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Luật Hóa chất về quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa.

Thông tư 01/2026/TT-BCT cũng có hiệu lực từ ngày 17/01/2026 và hướng dẫn nhiều nội dung liên quan đến thủ tục quản lý hóa chất, trong đó có cấp phép đối với một số nhóm hóa chất cần kiểm soát đặc biệt và các quy định về Phiếu an toàn hóa chất.

Đáng chú ý, Bộ Công Thương đã ban hành Văn bản hợp nhất 32/VBHN-BCT ngày 26/05/2026, giúp cập nhật các quy định liên quan đến Thông tư hướng dẫn Luật Hóa chất và Nghị định 26/2026/NĐ-CP.

Vì vậy, với các doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu nguyên liệu hóa chất cho ngành sơn, việc kiểm tra chính sách theo từng mặt hàng và cập nhật quy định tại thời điểm nhập khẩu là rất cần thiết.

Kết luận

Nhập khẩu hóa chất làm nguyên liệu sản xuất sơn là một nhóm hàng có đặc thù riêng. Doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến mã HS và thuế nhập khẩu, mà còn phải kiểm tra thành phần hóa chất, CAS Number, SDS/MSDS, chính sách khai báo, giấy phép nếu có và khả năng vận chuyển hàng nguy hiểm.

Đặc biệt, không nên áp dụng một quy trình chung cho tất cả các nguyên liệu sản xuất sơn. Mỗi loại hóa chất cần được kiểm tra riêng dựa trên thành phần và tính chất thực tế của sản phẩm.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc kiểm tra chính sách ngay từ khi nhận SDS/MSDS và thông tin sản phẩm sẽ giúp chủ động hơn trong việc lựa chọn mã HS, phương thức vận chuyển, chuẩn bị hồ sơ và hạn chế những chi phí phát sinh khi hàng đã về đến cảng.