PHIẾU CÂN HÀNG AIR VÀ NHỮNG ĐIỀU DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý

Phiếu cân hàng air là một chứng từ thiết yếu trong hoạt động vận tải hàng không, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Để tránh các sai sót không đáng có như nhầm lẫn thông tin, phát sinh phí phạt hoặc gây chậm trễ tiến độ, việc kê khai và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên phiếu là điều bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về phiếu cân hàng air (Shipper’s Letter of Instruction), cách điền phiếu và những lưu ý cần thiết.

1. Phiếu cân hàng air là gì?

Trong vận tải hàng không, phiếu cân hàng air, hay còn gọi là Shipper’s Letter of Instruction (SLI), là tài liệu kê khai chi tiết về lô hàng. Phiếu này bao gồm các thông tin như trọng lượng, loại hàng hóa, mã vận đơn… giúp hãng vận chuyển quản lý và bố trí hàng hóa hợp lý trên chuyến bay.

Phiếu cân hàng air không chỉ hỗ trợ việc tính toán cước phí chính xác mà còn đảm bảo an toàn cho lô hàng trong quá trình vận chuyển.

2. Các thông tin quan trọng trên phiếu cân hàng air

Dù mẫu phiếu của từng hãng hàng không có thể khác nhau, các mục thông tin cơ bản sau luôn được yêu cầu:

• Người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee): Thông tin liên hệ chi tiết để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng đối tượng.
• Mã vận đơn (AWB – Airway Bill Number): Là số hiệu của lô hàng, giúp theo dõi và truy xuất thông tin trong suốt hành trình vận chuyển.
• Điểm khởi hành và điểm đến: Tên sân bay đi và sân bay đến, xác định rõ lộ trình vận chuyển.
• Thông tin chuyến bay: Số hiệu, thời gian khởi hành, và hành trình của chuyến bay.
• Số lượng kiện hàng: Tổng số kiện trong lô hàng, hỗ trợ kiểm đếm chính xác.
• Trọng lượng hàng hóa: Gồm trọng lượng thực tế (Gross Weight) và trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) – yếu tố quan trọng để tính phí vận chuyển.
• Kích thước kiện hàng: Chi tiết chiều dài, rộng, cao của từng kiện, hỗ trợ việc sắp xếp hàng hóa hiệu quả.
• Mô tả hàng hóa: Loại hàng, đặc tính, phương pháp đóng gói (như thùng carton, pallet…), đặc biệt lưu ý các hàng hóa dễ vỡ hoặc nguy hiểm.
• Ngày và chữ ký: Ghi ngày khai báo lô hàng và chữ ký xác nhận từ cả hai bên.

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin này giúp quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra an toàn và trơn tru.

3. Các bên liên quan trong quy trình xử lý phiếu cân hàng air

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan là yếu tố then chốt để đảm bảo tính chính xác của phiếu cân hàng air:

• Người gửi hàng (Shipper): Chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ liên quan và đảm bảo hàng được đóng gói đúng quy cách.
• Hãng hàng không (Airline): Kiểm tra, xác nhận thông tin trên phiếu và thực hiện việc vận chuyển hàng hóa an toàn.
• Nhân viên kho bãi (Warehouse Staff): Kiểm tra, cân đo hàng thực tế, đối chiếu thông tin trên phiếu, đảm bảo việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa phù hợp.

Sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ.

4. Những lỗi thường gặp khi khai báo phiếu cân hàng air

Khai báo sai thông tin trên phiếu cân hàng air không chỉ dẫn đến phí phạt mà còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình vận chuyển. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Sai lệch trọng lượng hàng hóa: Khi trọng lượng thực tế khác với trọng lượng khai báo, doanh nghiệp phải khai bổ sung hoặc điều chỉnh, có thể phát sinh thêm phí.
• Nhầm lẫn thông tin chuyến bay: Các lỗi về mã chuyến bay, thời gian hoặc điểm đến có thể làm chậm trễ quá trình giao nhận.
• Không tuân thủ quy cách đóng gói: Hàng hóa dễ vỡ hoặc yêu cầu đóng gói đặc biệt thường gặp vấn đề nếu không khai báo đúng, dẫn đến hư hỏng khi vận chuyển.

Để tránh các rủi ro này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp phiếu, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan.

Kết luận

Phiếu cân hàng air đóng vai trò then chốt trong vận tải hàng không. Việc hiểu rõ và khai báo chính xác thông tin không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển mà còn hạn chế các chi phí phát sinh không cần thiết. Hy vọng qua bài viết này, Smart Link Logistics đã giúp bạn hiểu thêm về tầm quan trọng của phiếu cân hàng air và cách khai báo đúng chuẩn.