PHÍ CHỈNH SỬA B/L TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận đơn (Bill of Lading – B/L) là một trong những chứng từ quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ thông tin lô hàng, từ người gửi, người nhận, tuyến vận chuyển cho đến chi tiết hàng hóa.

Chính vì độ quan trọng của B/L, chỉ một sai sót nhỏ trong thông tin cũng có thể dẫn đến nhiều rủi ro về thời gian, chi phí và thậm chí ảnh hưởng đến việc nhận hàng. Khi cần thay đổi hoặc hiệu chỉnh thông tin trên vận đơn, doanh nghiệp phải thanh toán một khoản gọi là phí chỉnh sửa vận đơn (Amendment Fee).

 

1. Phí chỉnh sửa vận đơn là gì?

Phí chỉnh sửa vận đơn là khoản chi phí mà hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder) thu khi người gửi hàng (shipper) yêu cầu sửa đổi, cập nhật hoặc hiệu chỉnh thông tin trên Bill of Lading sau khi bản nháp (Draft B/L) đã được phát hành và vượt qua thời hạn chỉnh sửa (deadline), hoặc sau khi bản chính thức (Original B/L) đã được in ra.

Khoản phí này được xem là một chi phí phát sinh trong quy trình chứng từ xuất nhập khẩu, thường không quá lớn nhưng có thể gây chậm trễ nếu không xử lý đúng quy định.

2. Khi nào cần chỉnh sửa Bill of Lading?

Trong thực tế, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp cần yêu cầu chỉnh sửa vận đơn. Một số trường hợp phổ biến bao gồm:

• Sai tên người nhận hàng (Consignee) hoặc Notify Party.

• Sai thông tin mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, hoặc mã HS.

• Sai số container, số seal hoặc thông tin về bao bì.

• Thay đổi cảng dỡ hàng (Port of Discharge) hoặc nơi giao hàng cuối cùng (Place of Delivery).

• Cập nhật thêm nội dung theo yêu cầu của ngân hàng, đối tác, hoặc điều khoản thanh toán L/C.

Mặc dù các lỗi này có thể được điều chỉnh, nhưng nếu xảy ra sau khi hãng tàu phát hành B/L chính thức, quy trình chỉnh sửa sẽ phức tạp hơn và phí phát sinh cũng cao hơn.

 

3. Mức phí chỉnh sửa vận đơn hiện nay

Tùy theo hãng tàu, đơn vị forwarder và thời điểm yêu cầu, mức phí chỉnh sửa vận đơn có thể dao động:

• Trước khi phát hành bản chính (Original B/L):
  
  Phí thường từ 30 – 50 USD/lần chỉnh sửa.

• Sau khi đã phát hành bản chính:
  
  Mức phí có thể tăng lên 50 – 70 USD/lần hoặc hơn, do hãng tàu phải cập nhật lại dữ liệu hệ thống và phát hành lại vận đơn mới.

Một số hãng tàu lớn như Maersk, ONE, Evergreen… có thể áp dụng mức phí khác nhau tùy theo loại lỗi và thời điểm phát sinh.

 

4. Quy trình và lưu ý khi yêu cầu chỉnh sửa B/L

Để tránh mất thời gian và chi phí, doanh nghiệp nên nắm rõ quy trình chỉnh sửa vận đơn:

1. Gửi yêu cầu chỉnh sửa:
   
   Người gửi hàng liên hệ hãng tàu hoặc forwarder, nêu rõ nội dung cần chỉnh sửa kèm lý do.

2. Hãng tàu xem xét và phản hồi:
   
   Đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra hồ sơ và xác nhận có chấp nhận chỉnh sửa hay không. Một số thông tin liên quan đến ngân hàng hoặc điều khoản thương mại có thể yêu cầu thêm chứng từ xác minh.

3. Thanh toán phí Amendment:
   
   Doanh nghiệp nộp phí chỉnh sửa theo quy định của hãng tàu trước khi nhận lại bản B/L được cập nhật.

4. Nhận vận đơn đã chỉnh sửa:
   
   Sau khi hoàn tất, hãng tàu phát hành lại B/L mới (thường ghi chú “Amended B/L”).

 

5. Rủi ro nếu chỉnh sửa B/L muộn

Chỉnh sửa vận đơn tuy chỉ là một thủ tục nhỏ, nhưng nếu không kịp thời có thể dẫn đến những rủi ro đáng kể:

• Chậm trễ thời gian giao hàng hoặc thông quan:
  
  Việc chỉnh sửa khiến ngân hàng hoặc hải quan phải xác minh lại chứng từ, ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.

• Phát sinh thêm phí lưu container, lưu bãi:
  
  Nếu chậm xử lý B/L, hàng có thể bị lưu tại cảng, dẫn đến phí phát sinh cao.

• Ảnh hưởng uy tín với đối tác quốc tế:
  
  Lỗi chứng từ liên tục có thể khiến khách hàng hoặc đối tác đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

 

6. Cách hạn chế rủi ro và tránh phát sinh phí chỉnh sửa B/L

Để tránh mất thời gian và chi phí không đáng có, doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên:

• Kiểm tra kỹ bản Draft B/L ngay sau khi nhận được, trước thời hạn chốt (SI cut-off).

• Đối chiếu thông tin giữa hợp đồng, hóa đơn, packing list và shipping instruction để đảm bảo thống nhất.

• Phối hợp chặt chẽ với forwarder hoặc hãng tàu để kịp thời chỉnh sửa trong giai đoạn nháp.

• Xây dựng quy trình kiểm chứng nội bộ trước khi xác nhận B/L chính thức.

 

Xem thêm:

• CÁC MỨC PHÍ PHẠT CỦA HÃNG TÀU DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý
• PHÍ NÂNG HẠ CONTAINER (LIFT ON – LIFT OFF) LÀ GÌ?
• PHỤ PHÍ TERMINAL HANDLING CHARGE (THC) CHI TIẾT

7. Kết luận

Phí chỉnh sửa vận đơn tuy là một khoản chi phí nhỏ trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng nếu không cẩn trọng, doanh nghiệp có thể mất nhiều hơn cả về thời gian, tiền bạc và uy tín.

Vì vậy, việc kiểm tra kỹ Draft B/L trước khi xác nhận phát hành là thói quen chuyên nghiệp mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên duy trì.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.