NHỮNG ĐIỀU PHẢI BIẾT VỀ HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ
Hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn quan trọng không thể thiếu trong các hoạt động xuất nhập khẩu. Vậy nó có vai trò gì và khác biệt so với các loại hóa đơn khác? Cùng tìm hiểu qua bài viết này của Smart Link Logistics!
1. Thế nào là hóa đơn chiếu lệ?
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là một bản dự thảo của hóa đơn thương mại, chứa đầy đủ thông tin về giao dịch nhưng chưa có giá trị pháp lý để thanh toán. Nó được sử dụng rộng rãi trong quá trình thương mại quốc tế và là cơ sở để lập hóa đơn thương mại chính thức sau khi các bên đã thống nhất.
2. Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng trong trường hợp nào?
Proforma invoice (PI) thường được sử dụng trong các tình huống sau:
2.1 Yêu cầu cung cấp thông tin trước khi giao hàng
Khi bên nhập khẩu cần có một tài liệu chính thức chứa đầy đủ thông tin về lô hàng để tham khảo hoặc thực hiện các thủ tục nội bộ, proforma invoice sẽ được cung cấp. Điều này giúp đảm bảo cả hai bên đều nắm rõ về sản phẩm, số lượng, giá cả và các điều khoản giao dịch trước khi hàng hóa được vận chuyển.
2.2 Hoàn tất thủ tục hải quan
Tại một số quốc gia và khu vực, các cơ quan hải quan yêu cầu nhà nhập khẩu phải xuất trình proforma invoice để xác nhận giá trị hàng hóa khi làm thủ tục thông quan. PI đóng vai trò như một chứng từ tạm thời, giúp quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.
2.3 Khi thông tin chưa hoàn chỉnh
Tại một số quốc gia và khu vực, các cơ quan hải quan yêu cầu nhà nhập khẩu phải xuất trình PI để xác nhận giá trị hàng hóa khi làm thủ tục thông quan. PI đóng vai trò như một chứng từ tạm thời, giúp quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.
3. Nội dung cơ bản cần có của hóa đơn chiếu lệ
Một hóa đơn chiếu lệ tiêu chuẩn sẽ chứa các thông tin cần thiết sau:
- Số hóa đơn và ngày phát hành (ngày, số hóa đơn)
- Thông tin của người bán (Bên bán): tên, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax
- Thông tin của người mua (Bên mua): tên, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax
- Chi tiết sản phẩm: tên sản phẩm, giá mỗi đơn vị, số lượng, phương thức đóng gói, và tổng số tiền thanh toán
- Điều khoản thanh toán: các phương thức thanh toán quốc tế đã được thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng của bên xuất khẩu
- Cảng tải hàng: cảng nơi hàng được bốc lên
- Cảng đích: cảng nơi hàng sẽ được giao
- ETD/ETA: ngày hàng được giao và ngày hàng dự kiến đến nơi theo thỏa thuận
4. So sánh hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại
4.1 Điểm giống nhau giữa hóa đơn chiếu lệ và thương mại
Proforma invoice (PI) và hóa đơn thương mại (CI) đều cung cấp thông tin chi tiết về giá và các đặc tính của sản phẩm. PI thường được sử dụng trong các tình huống như gửi hàng cho triển lãm, bán hàng, hoặc như một phần của quy trình đề nghị bán hàng và cũng có thể được dùng để hoàn tất các thủ tục nhập khẩu cần thiết.
4.2 Điểm khác nhau giữa hóa đơn chiếu lệ và thương mại
- Hóa đơn chiếu lệ, được phát hành bởi nhà xuất khẩu trước khi vận chuyển hàng hóa, và hóa đơn thương mại, được cấp sau khi hàng hóa đã sẵn sàng để giao, đều chứa thông tin cơ bản tương tự.
- Hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý chính thức và thông tin trong đó là cố định, không thể thay đổi. Ngược lại, hóa đơn chiếu lệ cho phép điều chỉnh thông tin cho đến khi cả hai bên, nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu, đạt được sự thống nhất.
- Hóa đơn chiếu lệ tượng trưng cho sự cam kết giữa hai bên về một thỏa thuận, trong khi hóa đơn thương mại là tài liệu xác nhận các giao dịch thương mại đã được thực hiện, tạo ra ràng buộc pháp lý giữa người mua và người bán.
- Trong quá trình hạch toán, chỉ hóa đơn thương mại mới được sử dụng bởi cả nhà xuất khẩu lẫn nhà nhập khẩu, còn hóa đơn chiếu lệ thì không có chức năng này.
Kết luận
Với những thông tin được chia sẻ, Smart Link Logistics hy vọng bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về hóa đơn chiếu lệ. Việc nắm vững kiến thức này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu và đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng. Hy vọng qua những chia sẻ trong bài viết sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho cá nhân và đơn vị xuất khẩu. Chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn những dịch vụ và giải pháp giúp hàng hóa vươn ra thế giới với tinh thần tận tâm và đồng hành cùng khách hàng. Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, chúng tôi tự hào là đơn vị uy tín và chuyên nghiệp.
Gọi vào hotline: 0935 766 039 để biết thêm thông tin chi tiết
Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.
SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU
SMART LINK LOGISTICS 
215-217 Tran Hung Dao, Co Giang Ward, Dist 1, Hochiminh, Vietnam
Hai Phong Branch Da Nang Branch Ha Noi Branch
Vận chuyển hàng không, 
Vận chuyển đường biển 
Thủ tục Hải Quan 
Kho Bãi 
Vận chuyển nội địa 
Vận chuyển hàng đi Mỹ 
For sea freight, airfreight, express, customs….
