HIỂU ĐÚNG VỀ VẬN CHUYỂN HÀNG KHÔNG QUỐC TẾ

Hàng chục nghìn doanh nghiệp Việt Nam mỗi năm lần đầu tiên đứng trước quyết định: gửi hàng bằng đường biển hay đường hàng không? Câu trả lời tưởng đơn giản nhưng thực ra ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, tốc độ giao hàng và sức cạnh tranh của cả chuỗi cung ứng. Vận chuyển hàng không quốc tế ngày càng trở thành lựa chọn chiến lược — không chỉ của doanh nghiệp lớn mà cả các đơn vị xuất nhập khẩu vừa và nhỏ đang tìm cách rút ngắn lead time, đáp ứng đơn hàng gấp, hoặc đưa hàng Việt Nam đến thị trường mới một cách nhanh nhất có thể.

1. Vận Chuyển Hàng Không Quốc Tế Là Gì?

Vận chuyển hàng không quốc tế (Air Freight / Air Cargo) là phương thức vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia bằng máy bay. Hàng hóa được xếp vào khoang bụng (belly cargo) hoặc máy bay chuyên chở hàng hoá riêng (freighter), thông qua hệ thống sân bay quốc tế.

Tại Việt Nam, hai đầu mối xuất phát chính là:

Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) — phục vụ hàng hóa khu vực phía Nam
Sân bay Nội Bài (HAN) — phục vụ hàng hóa khu vực phía Bắc

Hai hình thức vận chuyển chính trong air freight:

Belly Cargo (hàng đi trên máy bay thương mại): Hàng được xếp vào khoang bụng máy bay chở khách thông thường. Tần suất bay dày, phủ nhiều điểm đến nhưng trọng tải mỗi chuyến có giới hạn.
Full Freighter (máy bay hàng hoá chuyên dụng): Toàn bộ máy bay chỉ chở hàng, trọng tải lớn hơn nhiều. Phù hợp với hàng có khối lượng lớn hoặc hàng đặc biệt (hàng nguy hiểm, hàng siêu trường siêu trọng theo tiêu chuẩn air).

2. Khi Nào Nên Chọn Vận Chuyển Hàng Không?

Không phải cứ hàng nào cũng nên đi máy bay. Air freight có chi phí cao hơn đường biển từ 4–8 lần, vì vậy quyết định lựa chọn cần dựa trên phân tích chi phí – lợi ích rõ ràng.

Nên chọn đường hàng không khi:

Hàng có giá trị cao / tỷ lệ giá trị–trọng lượng lớn: Linh kiện điện tử, thiết bị y tế, đồng hồ, trang sức, hàng xa xỉ. Chi phí vận chuyển chiếm tỷ lệ nhỏ so với giá trị lô hàng, trong khi rủi ro thất thoát/hư hỏng nếu đi đường biển cao hơn.
Hàng có thời hạn sử dụng ngắn (perishable goods): Hải sản tươi sống, rau quả, hoa cắt cành, dược phẩm sinh học, vắc-xin. Đây là nhóm hàng mà đường hàng không gần như là lựa chọn duy nhất khả thi.
Hàng cần giao gấp theo cam kết hợp đồng: Đơn hàng mùa cao điểm (Tết, Giáng sinh, các dịp lễ), hàng bù thiếu hụt kho khẩn cấp, hàng mẫu cho khách hàng mới.
Hàng thử nghiệm thị trường lần đầu: Khi chưa chắc chắn về nhu cầu, gửi số lượng nhỏ bằng đường hàng không để kiểm tra phản hồi thị trường trước khi đặt container đường biển.
Hàng nhỏ dưới 100kg: Với khối lượng nhỏ, chênh lệch chi phí giữa air và sea không quá lớn, nhưng tiết kiệm được 20–30 ngày vận chuyển.

Không nên (hoặc cân nhắc lại) khi:

Hàng thô, hàng giá trị thấp, hàng rời (gạo, cà phê thô, đá granit, phân bón)
Hàng có khối lượng lớn > 500kg mà không phải hàng gấp
Hàng nguy hiểm nhóm cấm vận chuyển hàng không (một số loại hóa chất, pin lithium số lượng lớn)

3. Cách Tính Cước Phí Vận Chuyển Hàng Không

Đây là phần nhiều doanh nghiệp bị bất ngờ nhất khi nhận báo giá. Cước hàng không không chỉ tính theo kg thực tế mà còn có khái niệm trọng lượng quy đổi (chargeable weight).

3.1 Trọng Lượng Thực Tế vs. Trọng Lượng Thể Tích

Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) được tính theo công thức:

Trọng lượng thể tích = [Dài (cm) × Rộng (cm) × Cao (cm)] / 6.000 × N (số kiện)

Hãng vận chuyển sẽ chọn giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích để tính cước. Đây được gọi là Chargeable Weight.

Ví dụ thực tế:

Kiện hàng: 80cm × 60cm × 50cm, cân nặng thực tế 15kg
Trọng lượng thể tích = (80 × 60 × 50) / 6.000 = 40kg
Chargeable Weight = 40kg (lấy số lớn hơn)
Nếu cước = 3 USD/kg → phí cước = 40 × 3 = 120 USD (không phải 45 USD như nhiều người nghĩ)

Lưu ý quan trọng: Hàng càng nhẹ nhưng cồng kềnh (như mỹ phẩm bọc hộp lớn, đồ nội thất nhỏ) càng dễ bị tính theo volumetric weight. Đây là lý do tại sao đóng gói tối ưu không chỉ là vấn đề bảo vệ hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển.

3.2 Cấu Trúc Chi Phí Air Freight Đầy Đủ

Ngoài cước vận chuyển (freight charge) cơ bản, doanh nghiệp cần tính thêm các khoản phụ phí sau:

Loại phí	Mô tả	Ghi chú
Freight Charge	Cước vận chuyển chính	Tính theo chargeable weight, biến động theo tuyến và mùa
Fuel Surcharge (FSC)	Phụ phí nhiên liệu	Biến động theo giá dầu thế giới, cập nhật định kỳ
Security Surcharge (SSC)	Phụ phí an ninh	Mức cố định theo từng tuyến bay
Airport Handling	Phí xử lý tại sân bay xuất/nhập	Tính riêng tại mỗi đầu, tùy sân bay
AWB Fee	Phí phát hành vận đơn hàng không	Thu một lần trên mỗi lô hàng
Pick-up / Delivery	Phí vận chuyển nội địa từ kho đến sân bay	Tùy khoảng cách và địa điểm
Dangerous Goods Surcharge	Chỉ áp dụng với hàng nguy hiểm	Tính theo từng class DG

Tổng chi phí thực tế = Freight + FSC + SSC + Handling + AWB + Vận chuyển nội địa

Đây là lý do khi so sánh báo giá từ các forwarder khác nhau, bạn cần yêu cầu báo giá all-in (bao gồm tất cả phí) thay vì chỉ so sánh con số cước cơ bản.

4. Quy Trình Vận Chuyển Hàng Không Quốc Tế

Hiểu rõ quy trình giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch, tránh bị động khi xảy ra sự cố.

Bước 1: Booking (đặt chỗ)

Liên hệ forwarder (công ty giao nhận vận tải) cung cấp thông tin: chủng loại hàng, trọng lượng/kích thước ước tính, điểm đi, điểm đến, ngày hàng sẵn sàng. Forwarder sẽ đặt chỗ với hãng bay và xác nhận lịch bay, cut-off time.

Cut-off time quan trọng: Mỗi chuyến bay có giờ cắt nhận hàng (thường 4–8 tiếng trước giờ bay). Nếu hàng đến sau cut-off, bắt buộc phải chờ chuyến tiếp theo.

Bước 2: Đóng gói & Dán nhãn

Hàng không yêu cầu đóng gói chắc chắn hơn đường biển vì hàng được xếp lên máy bay bằng tay hoặc xe nâng nhỏ, chịu nhiều lần bốc dỡ hơn. Nhãn hàng cần ghi đầy đủ thông tin theo tiêu chuẩn IATA, đặc biệt với hàng nguy hiểm.

Bước 3: Khai báo hải quan xuất khẩu

Tại Việt Nam, hàng xuất khẩu qua đường hàng không cần khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Forwarder hoặc công ty khai báo hải quan sẽ làm việc này thay bạn nếu bạn chưa có mã số hải quan.

Hồ sơ hải quan cơ bản bao gồm:

Commercial Invoice (hóa đơn thương mại)
Packing List (phiếu đóng gói)
Air Waybill — AWB (vận đơn hàng không)
Certificate of Origin (C/O) nếu có hưởng ưu đãi thuế
Giấy phép xuất khẩu (nếu là mặt hàng kiểm soát)

Bước 4: Giao hàng ra sân bay & Xếp hàng lên máy bay

Hàng được đưa đến kho hàng hóa của sân bay (cargo terminal). Tại đây, nhân viên hãng bay sẽ kiểm tra thực tế, cân lại trọng lượng, chiếu X-quang kiểm tra an ninh, sau đó đóng vào ULD (Unit Load Device — các pallet/thùng nhôm chuyên dụng) trước khi xếp lên máy bay.

Bước 5: Vận chuyển & Trung chuyển

Nhiều tuyến bay từ Việt Nam không có chuyến thẳng mà phải trung chuyển qua hub lớn như Hong Kong (HKG), Singapore (SIN), Bangkok (BKK), Dubai (DXB) hoặc Seoul (ICN). Thời gian trung chuyển từ vài giờ đến 1–2 ngày tùy tuyến.

Bước 6: Khai báo hải quan nhập khẩu

Tại điểm đến, người nhận (hoặc broker hải quan của họ) làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của nước sở tại. Đây là khâu thường gây chậm trễ nhất nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc hàng bị giữ kiểm tra thực tế.

Bước 7: Giao hàng đến kho người nhận

Sau khi thông quan, hàng được giao từ cảng đến kho người nhận theo điều kiện thương mại đã thỏa thuận (Incoterms: EXW, FCA, DAP, DDP…).

Quy trình hàng hóa vận chuyển hàng không

Xem thêm: Những lưu ý khi gửi hàng air freight

Kết luận

Có thể thấy, vận chuyển hàng không quốc tế không chỉ là giải pháp “giao hàng nhanh”, mà còn là một bài toán tối ưu giữa tốc độ, chi phí và tính phù hợp của từng loại hàng hóa. Khi doanh nghiệp hiểu rõ cách lựa chọn phương thức vận chuyển, cách tính chargeable weight và các loại phụ phí trong air freight, việc lên kế hoạch xuất khẩu sẽ chủ động và hiệu quả hơn rất nhiều.

Tuy nhiên trên thực tế, chi phí chỉ là một phần của bài toán logistics. Để một lô hàng được vận chuyển thành công, doanh nghiệp còn cần hiểu rõ quy trình vận hành, thủ tục hải quan, các tuyến bay quốc tế cũng như những rủi ro thường gặp trong quá trình vận chuyển hàng không. Đây cũng chính là nội dung sẽ được tiếp tục ở phần tiếp theo.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU