NHỮNG CHI PHÍ TRONG LOGISTICS ĐANG ĂN MÒN LỢI NHUẬN DOANH NGHIỆP

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ chi phí lớn nhất nằm ở cước vận chuyển quốc tế. Tuy nhiên trên thực tế, khoản khiến doanh nghiệp “mất tiền nhiều nhất” lại thường đến từ các chi phí phát sinh trong quá trình logistics như lưu container, lưu kho lạnh, chậm thông quan, trả hàng hoặc sai chứng từ.

Chỉ một lỗi nhỏ trong kiểm dịch, khai báo hải quan hay bảo quản hàng hóa cũng có thể kéo theo hàng loạt khoản phí ngoài dự tính. Không ít doanh nghiệp có sản phẩm tốt, khách hàng ổn định nhưng vẫn bị giảm lợi nhuận vì thiếu kinh nghiệm quản lý logistics và kiểm soát quy trình xuất khẩu.

1. Vì sao chi phí logistics ngày càng quan trọng ?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, chi phí logistics không còn đơn thuần là tiền vận chuyển hàng hóa mà đã trở thành yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, khả năng cạnh tranh và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp có sản phẩm tốt, giá bán cạnh tranh nhưng vẫn gặp khó khăn vì chi phí phát sinh quá lớn trong quá trình vận chuyển, lưu kho và thông quan. Chỉ cần một sự cố nhỏ như chậm chứng từ, hàng bị kiểm hóa hoặc lưu container quá thời gian quy định cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm rất nhiều chi phí ngoài kế hoạch.

Đặc biệt với nông sản xuất khẩu, logistics gần như quyết định trực tiếp khả năng giữ độ tươi, chất lượng và giá trị thương mại của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển đường dài. Chỉ cần bảo quản không đúng tiêu chuẩn hoặc chậm xử lý vài ngày, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ hao hụt lớn, bị trả hàng hoặc mất uy tín với đối tác nhập khẩu.

2. Chi phí lưu container và lưu bãi – khoản “đốt tiền” phổ biến nhất

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chi phí lưu container và lưu bãi là một trong những khoản phát sinh khiến doanh nghiệp mất tiền nhiều nhất nhưng lại thường bị xem nhẹ. Đặc biệt với các doanh nghiệp mới, chỉ cần chậm xử lý vài ngày cũng có thể làm chi phí logistics tăng lên rất nhanh.

Lưu container và lưu bãi là gì?

Khi container không được lấy ra khỏi cảng, trả container hoặc hoàn tất thủ tục không đúng thời gian quy định của hãng tàu và cảng, doanh nghiệp sẽ bắt đầu bị tính phí lưu container (demurrage/detention) và phí lưu bãi. Với container lạnh, doanh nghiệp còn phải trả thêm chi phí điện lạnh để duy trì nhiệt độ bảo quản hàng hóa. Đây là lý do nhiều lô hàng dù bán được giá tốt nhưng lợi nhuận thực tế lại giảm mạnh vì các khoản phát sinh sau thông quan.

Vì sao khoản phí này rất dễ phát sinh?

Hồ sơ hoặc chứng từ Một số nguyên nhân phổ biến gồm: chậm khai báo hải quan, sai thông tin trên vận đơn, hàng bị kiểm hóa, tàu thay đổi lịch trình hoặc delay, thiếu xe kéo container…Đối với hàng nông sản hoặc thực phẩm đông lạnh, thời gian xử lý càng quan trọng hơn vì hàng hóa cần duy trì nhiệt độ liên tục để giữ chất lượng. Chỉ cần chậm vài ngày, tổng chi phí phát sinh có thể tăng lên rất lớn, đặc biệt với các tuyến xuất khẩu xa như Mỹ, châu Âu hoặc Trung Đông.

Hậu quả thực tế doanh nghiệp thường gặp

Nhiều doanh nghiệp mới thường chỉ tập trung vào giá bán mà chưa tính kỹ các rủi ro logistics phát sinh sau đó. Trong khi thực tế, việc container nằm cảng quá lâu có thể kéo theo hàng loạt vấn đề:

Lợi nhuận lô hàng bị giảm đáng kể
Hàng hóa xuống chất lượng do kéo dài thời gian vận chuyển
Chậm giao hàng cho đối tác
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp
Nguy cơ mất khách quốc tế trong những đơn hàng tiếp theo

Chi phí Logistics phát sinh bao gồm những gì?

3. Chi phí phát sinh do sai chứng từ

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ được xem như “xương sống” của toàn bộ quá trình logistics. Dù hàng hóa đã sản xuất xong, container đã đóng đầy đủ và lịch tàu đã đặt trước, chỉ cần sai một chi tiết nhỏ trên bộ chứng từ cũng có thể khiến toàn bộ lô hàng bị gián đoạn.

Nhiều doanh nghiệp mới thường đánh giá thấp vai trò của chứng từ và chỉ đến khi phát sinh sự cố mới nhận ra đây là một trong những nguyên nhân gây tốn chi phí nhiều nhất trong xuất khẩu quốc tế.

Chứng từ ảnh hưởng lớn như thế nào?

Trong logistics quốc tế, mọi khâu từ khai hải quan, booking tàu, kiểm dịch đến thông quan đều phụ thuộc vào thông tin trên chứng từ. Một số lỗi phổ biến gồm:

Sai tên hàng hóa
Sai mã HS code
Sai số container hoặc số seal
Sai số lượng hàng
Sai thông tin người gửi hoặc người nhận
Chênh lệch thông tin giữa Invoice, Packing List và Bill of Lading

Dù chỉ là lỗi nhỏ về ký tự hoặc số liệu, hệ thống hải quan hoặc hãng tàu vẫn có thể yêu cầu kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ. Đặc biệt với các thị trường kiểm soát nghiêm ngặt như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc châu Âu, việc sai chứng từ có thể khiến hàng bị giữ lại ngay tại cảng để kiểm tra bổ sung.

Những hậu quả doanh nghiệp thường gặp

Khi chứng từ xảy ra sai sót, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian chỉnh sửa mà còn kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh ngoài kế hoạch. Một số tình huống phổ biến gồm:

Không kịp lên tàu đúng lịch
Phải đổi booking hoặc đổi chuyến tàu
Phát sinh phí sửa Bill
Phát sinh phí lưu kho và lưu bãi
Tăng chi phí trucking hoặc vận chuyển nội địa

Trong nhiều trường hợp, chỉ vì chỉnh sửa chứng từ chậm vài tiếng, container có thể bị rớt tàu và phải chờ chuyến tiếp theo. Điều này đặc biệt nguy hiểm với hàng lạnh hoặc nông sản tươi vì thời gian vận chuyển kéo dài sẽ làm giảm chất lượng hàng hóa.

Một trong những lỗi phổ biến và dễ gây hậu quả lớn nhất là khai sai HS code. Nếu áp sai mã HS, thuế xuất nhập khẩu có thể bị tính sai, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt và thời gian thông quan kéo dài hơn

4. Chi phí kiểm hóa và kiểm tra chuyên ngành

Vì sao hàng hóa bị kiểm tra?

Cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra nhằm đánh giá mức độ tuân thủ quy định về an toàn thực phẩm, kiểm dịch, chất lượng hoặc nguồn gốc hàng hóa. Một số hình thức phổ biến gồm: kiểm hóa thực tế container, kiểm tra chuyên ngành, lấy mẫu kiểm nghiệm, kiểm dịch thực vật hoặc động vật… Quá trình này giúp cơ quan quản lý xác định hàng hóa có đáp ứng đúng tiêu chuẩn xuất nhập khẩu hay không trước khi được thông quan.

Những chi phí phát sinh doanh nghiệp thường gặp

Khi lô hàng bị kiểm tra, doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn phải chịu thêm nhiều khoản phí khác nhau như:

Phí mở container kiểm hóa
Phí nâng hạ container
Phí lấy mẫu kiểm nghiệm
Phí lưu container tại cảng
Phí cắm điện container lạnh

Sai kiểm dịch lô hàng có thể bị chuyển sang diện kiểm tra nghiêm ngặt hơn hoặc bị giữ lại để xét nghiệm thêm. Điều này không chỉ làm tăng chi phí logistics mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm do kéo dài thời gian vận chuyển và bảo quản.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu mất tiền oan với các chi phí logistics

5. Chi phí do hàng bị trả về – tổn thất nặng nhất trong xuất khẩu

Trong hoạt động xuất khẩu, đặc biệt là nông sản và thực phẩm, hàng bị trả về được xem là một trong những rủi ro gây thiệt hại lớn nhất cho doanh nghiệp. Không chỉ mất tiền, doanh nghiệp còn mất thời gian, uy tín và cả cơ hội hợp tác lâu dài với khách quốc tế.

Chỉ cần một lỗi nhỏ liên quan đến kiểm dịch, chất lượng hoặc chứng từ, toàn bộ lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng nhập khẩu để kiểm tra bổ sung. Trong nhiều trường hợp nghiêm trọng, hàng hóa sẽ bị buộc tái xuất về nước hoặc tiêu hủy ngay tại nước nhập khẩu.

Doanh nghiệp phải chịu những chi phí gì ?

Khi hàng bị từ chối nhập khẩu, doanh nghiệp thường phải gánh cùng lúc rất nhiều khoản chi phí phát sinh như:

Phí lưu container tại cảng
Phí lưu kho lạnh
Phí kiểm hóa và kiểm tra bổ sung
Phí xử lý tại cảng nhập khẩu
Chi phí vận chuyển container hai chiều
Chi phí tiêu hủy hàng hóa
Phí tái xuất hoặc đổi chứng từ

Đối với container lạnh, mức thiệt hại còn cao hơn do phải duy trì điện lạnh liên tục trong suốt thời gian chờ xử lý. Trong nhiều trường hợp, tổng chi phí phát sinh có thể vượt xa lợi nhuận ban đầu của lô hàng, thậm chí khiến doanh nghiệp lỗ nặng chỉ sau một đơn xuất khẩu.

Những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị trả về

Hiện nay, các thị trường nhập khẩu đang siết chặt tiêu chuẩn đối với hàng hóa nước ngoài, đặc biệt là nông sản và thực phẩm tươi sống. Một số nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị từ chối gồm:

Sai thông tin trên nhãn mác
Không đạt tiêu chuẩn kiểm dịch thực vật
Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật vượt mức cho phép
Không đạt yêu cầu truy xuất nguồn gốc

Khi một lô hàng bị trả về đối tác nhập khẩu sẽ mất niềm tin, doanh nghiệp dễ bị đánh giá rủi ro cao, các lô hàng sau có thể bị kiểm tra kỹ hơn, thời gian thông quan kéo dài hơn, khó cạnh tranh với đối thủ từ quốc gia khác.

6. Giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics

Để hạn chế các khoản phát sinh không cần thiết, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát quy trình logistics ngay từ đầu.

Trước hết, cần kiểm tra kỹ chứng từ trước khi xuất hàng nhằm tránh sai thông tin, chậm thông quan hoặc phát sinh phí sửa Bill, lưu container. Đồng thời, doanh nghiệp nên chủ động đặt booking sớm, theo dõi lịch tàu và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để hạn chế rủi ro rớt tàu hoặc chậm giao hàng. Đối với nông sản và thực phẩm, việc kiểm soát chất lượng hàng hóa, bảo quản lạnh và kiểm dịch cũng rất quan trọng để tránh nguy cơ bị kiểm tra bổ sung hoặc trả hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên phối hợp với đơn vị logistics có kinh nghiệm để được hỗ trợ về thủ tục, chứng từ và xử lý sự cố phát sinh. Điều này giúp tối ưu chi phí, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả xuất khẩu.

Kết luận

Trong xuất nhập khẩu hiện nay, nhiều khoản chi phí logistics phát sinh không đến từ cước vận chuyển mà đến từ việc quản lý quy trình chưa tốt như lưu container, sai chứng từ, kiểm hóa hoặc hàng bị trả về. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể làm tăng chi phí, chậm tiến độ giao hàng và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Vì vậy, việc chủ động kiểm soát logistics, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hiểu rõ quy trình xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tối ưu lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU