HÀNG BỊ GIỮ TẠI CẢNG: NGUYÊN NHÂN THỰC TẾ VÀ CÁCH XỬ LÝ

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, “hàng bị giữ tại cảng” là một trong những tình huống khiến doanh nghiệp lo lắng nhất. Không chỉ gây chậm trễ giao hàng, việc này còn kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh như lưu container, lưu bãi, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín với đối tác.

Tuy nhiên, điều đáng nói là phần lớn các trường hợp hàng bị giữ hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân và quy trình xử lý. Bài viết dưới đây sẽ phân tích một case thực tế, từ đó giúp bạn có góc nhìn rõ ràng và thực tế hơn về vấn đề này.

Case thực tế: Lô hàng bị giữ tại cảng do thiếu chứng từ kiểm dịch

Một doanh nghiệp xuất khẩu nông sản tại Việt Nam thực hiện lô hàng đi Trung Quốc theo đường biển. Hàng đã được đóng container và vận chuyển ra cảng đúng kế hoạch.

Tuy nhiên, khi làm thủ tục thông quan, lô hàng bị giữ lại do thiếu giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

Vấn đề phát sinh:

Bộ chứng từ đã chuẩn bị gần đầy đủ, nhưng thiếu giấy kiểm dịch
Doanh nghiệp chủ quan vì nghĩ có thể bổ sung sau
Hải quan không cho phép thông quan nếu thiếu chứng từ này

Kết quả: Hàng bị giữ tại cảng trong 5 ngày.

Những chi phí phát sinh khi hàng bị giữ tại cảng

Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ đơn giản là “chậm vài ngày”, nhưng thực tế chi phí đội lên rất nhanh:

Phí lưu container (demurrage)
Phí lưu bãi (storage)
Phí điện đối với hàng lạnh (nếu có)
Chi phí chỉnh sửa chứng từ (amendment)
Nguy cơ bị khách hàng phạt hợp đồng

Trong case trên, tổng chi phí phát sinh lên đến hàng chục triệu đồng — chỉ vì thiếu một loại giấy tờ.

Nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ tại cảng

Từ thực tế triển khai nhiều lô hàng, có thể tổng hợp một số nguyên nhân chính:

1. Thiếu hoặc sai chứng từ

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất:

Thiếu CO, Phyto, MSDS…
Sai thông tin trên Invoice, Packing List
Không khớp giữa chứng từ và thực tế hàng hóa

2. Không nắm rõ quy định của thị trường nhập khẩu

Mỗi quốc gia có quy định khác nhau:

Mỹ yêu cầu khai báo FDA
Trung Quốc siết chặt kiểm dịch nông sản
EU yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng và truy xuất nguồn gốc

Việc không cập nhật quy định mới rất dễ khiến hàng bị giữ.

3. Khai báo hải quan sai hoặc thiếu thông tin

Sai HS code, khai sai trị giá hoặc mô tả hàng hóa không rõ ràng đều có thể khiến lô hàng bị kiểm tra và giữ lại.

4. Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành

Một số loại hàng bắt buộc phải kiểm tra:

Thực phẩm
Nông sản
Hóa chất
Thiết bị y tế

Nếu chưa có giấy phép đầy đủ, hàng sẽ không được thông quan.

5. Vấn đề từ hãng tàu hoặc lịch trình vận chuyển

Trong một số trường hợp:

Hãng tàu thay đổi lịch
Sai thông tin trên vận đơn
Booking không khớp

Cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cảng.

Cách xử lý khi hàng bị giữ tại cảng (từ case thực tế)

Quay lại case trên, đội ngũ logistics đã xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Xác định chính xác nguyên nhân

Ngay khi nhận thông báo, cần làm việc với:

Hải quan
Forwarder
Hãng tàu

Để xác định rõ lý do hàng bị giữ.

Bước 2: Bổ sung chứng từ thiếu

Doanh nghiệp đã tiến hành:

Xin cấp giấy kiểm dịch thực vật khẩn cấp
Làm việc với cơ quan chức năng để đẩy nhanh tiến độ

Bước 3: Điều chỉnh kế hoạch vận chuyển

Trong thời gian chờ:

Chủ động thông báo với khách hàng
Dời lịch tàu nếu cần
Tối ưu lại chi phí phát sinh

Bước 4: Theo dõi sát tiến trình xử lý

Việc theo dõi liên tục giúp:

Rút ngắn thời gian xử lý
Tránh phát sinh lỗi mới

Kết quả: Lô hàng được thông quan sau 5 ngày và vẫn kịp giao cho khách, dù phát sinh chi phí.

Làm sao để tránh tình trạng hàng bị giữ tại cảng?

Từ case trên, có thể rút ra một số kinh nghiệm quan trọng:

Chuẩn bị chứng từ đầy đủ ngay từ đầu, không “để bổ sung sau”
Kiểm tra kỹ quy định nhập khẩu của từng thị trường
Làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm
Đối chiếu chứng từ nhiều lần trước khi xuất hàng
Chủ động kế hoạch dự phòng cho các rủi ro

Xem thêm:

Kết luận

Trường hợp hàng bị giữ tại cảng không phải là tình huống hiếm gặp trong ngành logistics, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Quan trọng nhất không phải là xử lý khi sự cố xảy ra, mà là ngăn chặn rủi ro ngay từ đầu thông qua quy trình chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực tế. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng tương tự hoặc muốn tối ưu quy trình xuất nhập khẩu, việc hợp tác với một đơn vị logistics uy tín sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các rủi ro không đáng có.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU