THƯ HỎI HÀNG LÀ GÌ? VIẾT THƯ HỎI HÀNG CHUYÊN NGHIỆP

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thư hỏi hàng (tiếng Anh: Inquiry Letter) là một trong những bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình giao dịch giữa người mua và người bán. Đây không chỉ là công cụ để thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm mà còn giúp hai bên bước đầu thiết lập mối quan hệ thương mại lâu dài và chuyên nghiệp.

1. Thư hỏi hàng là gì?

Thư hỏi hàng là văn bản do người mua hoặc doanh nghiệp gửi đến nhà cung cấp nhằm yêu cầu cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả hoặc các điều kiện liên quan đến giao dịch. Thư hỏi hàng thường được sử dụng để:

Tìm hiểu thông tin chi tiết về sản phẩm
Đề nghị báo giá
Hỏi về điều kiện giao hàng, thanh toán
Mở đầu cho một thương vụ mua bán

Thư hỏi hàng không mang tính ràng buộc pháp lý nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình thương lượng giữa hai bên.

2. Nội dung cần có trong một thư hỏi hàng

Để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng khả năng nhận được phản hồi từ nhà cung cấp, thư hỏi hàng cần được trình bày rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ các thông tin sau:

Giới thiệu về công ty người gửi

Cung cấp thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp bạn: tên công ty, lĩnh vực hoạt động, vị trí thị trường… Điều này giúp tăng độ tin cậy và tạo sự thiện cảm với đối tác.

Mô tả yêu cầu cụ thể

Nêu rõ loại sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), số lượng, quy cách kỹ thuật, chất liệu hoặc yêu cầu về chất lượng. Ví dụ: “Chúng tôi đang quan tâm đến sản phẩm mì ăn liền vị tôm chua cay, đóng gói 75g, số lượng dự kiến 50.000 gói/tháng.”

Yêu cầu báo giá

Yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng báo giá chi tiết cho từng loại sản phẩm, bao gồm giá FOB/CIF, thời hạn báo giá còn hiệu lực bao lâu, chiết khấu (nếu có).

Điều kiện giao hàng

Bạn có thể hỏi thêm về thời gian giao hàng dự kiến, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển và các loại chi phí phát sinh (nếu có).

Điều kiện thanh toán

Thư hỏi hàng cũng nên đề cập đến các phương thức thanh toán bạn mong muốn như T/T, L/C, DP, v.v.

Thông tin liên hệ

Đừng quên để lại thông tin người liên hệ cụ thể (tên, email, số điện thoại) để nhà cung cấp dễ dàng phản hồi.

3. Vai trò của thư hỏi hàng trong xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thư hỏi hàng là công cụ hữu hiệu giúp:

Doanh nghiệp khảo sát thị trường, so sánh nhiều nhà cung cấp
Thiết lập quan hệ với đối tác tiềm năng
Chuẩn bị cho các bước đàm phán và ký kết hợp đồng
Làm cơ sở để xây dựng báo giá và hồ sơ xuất nhập khẩu

Đặc biệt, với những doanh nghiệp mới tham gia vào thị trường quốc tế, việc chuẩn bị thư hỏi hàng một cách bài bản sẽ giúp tạo được ấn tượng tốt và tăng khả năng thành công trong đàm phán.

Viết thư hòi hàng một cách chuyên nghiệp

4. Một số lưu ý khi viết thư hỏi hàng

Trình bày ngắn gọn, rõ ràng
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp (đặc biệt khi viết bằng tiếng Anh)
Cá nhân hóa nội dung nếu biết rõ tên người nhận hoặc tên công ty

5. Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

Dưới đây là mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:

Subject: Inquiry for Instant Noodles

Dear [Supplier’s Name],

We are [Company Name], a trading company based in [Country], specializing in food products. We are currently interested in importing instant noodles and would like to request further information.

Please kindly provide us with the following details:

Product specifications (size, flavors, packaging)
Price quotation (CIF Ho Chi Minh City, Vietnam)
Minimum order quantity
Delivery time
Payment terms

We look forward to your prompt response. Should you require any further details, please do not hesitate to contact us.

Best regards,

[Your Name]

[Position]

[Company Name]

[Email] | [Phone Number]

6. Dịch vụ hỗ trợ soạn thảo thư hỏi hàng tại Smart Link Logistics

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo thư hỏi hàng hoặc cần tư vấn về quy trình xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, Smart Link Logistics sẵn sàng hỗ trợ. Với đội ngũ am hiểu thị trường và kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực logistics và ngoại thương, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp:

Soạn thảo thư hỏi hàng chuẩn chỉnh, đúng thông lệ quốc tế
Tư vấn lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Hỗ trợ trọn gói từ inquiry đến giao hàng

Kết luận

Thư hỏi hàng là bước khởi đầu quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế. Việc soạn thư rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn tiếp cận đúng đối tác mà còn tạo lợi thế lớn trong đàm phán. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để mỗi bức thư gửi đi là một cơ hội hợp tác giá trị cho doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU