SI LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU? TÌM HIỂU CHI TIẾT VỀ SHIPPING INSTRUCTION

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu (logistics) thì SI là loại chứng từ, tài liệu quan trọng giúp cung cấp các thông tin chi tiết về hàng hóa và các bên tham gia. Vậy thông tin chi tiết về SI là gì trong xuất nhập khẩu? Những lưu ý về SI trong xuất nhập khẩu. Smart Link Logistics sẽ giải đáp cho các bạn trong bài viết dưới đây. Mời các bạn cùng tìm hiểu nội dung.

1. Khái niệm SI là gì?

Shipping Instruction (viết tắt là SI) là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây là một chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, thông tin của các bên tham gia giao dịch xuất nhập khẩu và các yêu cầu cụ thể về vận chuyển. Chủ hàng (người xuất khẩu) cung cấp SI cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận để đảm bảo rằng thông tin trên các tài liệu vận chuyển, đặc biệt là vận đơn (Bill of Lading), được thống nhất và tạo ra trước thời hạn quy định (thường gọi là SI Cut-off Time). Điều này giúp tránh sai sót và đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hoá diễn ra một cách suôn sẻ.

2. Nội dung của Shipping Instruction (SI)

Dưới đây là nội dung cụ thể của SI

Số Booking (Booking number)

Đây là số đặt chỗ cho lô hàng trên tàu hoặc chuyến bay.

Tên nhà xuất khẩu (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và tên người nhận thông báo hàng đến (Notify party)

Xác định các bên liên quan đến giao dịch, người xuất khẩu, người nhận hàng và người được thông báo về tình trạng hàng hoá.

Tên tàu số chuyến (Ocean vessel and Voyage No.)

Thông tin về tàu và số chuyến vận chuyển hàng hoá.

Nơi nhận hàng (Place of receipt)

Địa điểm lấy hàng.

Nơi giao hàng (Place of delivery)

Địa điểm giao hàng.

Cảng xếp hàng (Port of loading)

Cảng nơi hàng hoá được đóng lên tàu hoặc chuyến bay.

Cảng dỡ hàng (Port of discharge)

Cảng nơi hàng hoá được dỡ ra khỏi tàu hoặc chuyến bay.

Số container – Seal (Container no – seal no)

Thông tin về số và niêm phong của container (nếu áp dụng).

Loại cont (Container type)

Loại container được sử dụng.

Nhãn hiệu hàng hóa (Shipping mark)

Những thông tin trên bao bì của hàng hoá, gắn liền với việc đóng gói và nhãn hiệu sản phẩm.

Số lượng và loại kiện hàng (Quantity and Kind of Packages)

Số lượng và loại đóng gói của hàng hoá (ví dụ: thùng, pallet, bao bì, vv).

Mô tả hàng hóa (Description of goods)

Thông tin chi tiết về hàng hoá, bao gồm tên, loại hình, trọng lượng, số lượng, giá trị và các đặc điểm khác của hàng hoá.

Trọng lượng và số khối (Gross weight and CBM)

Trọng lượng gộp và số mét khối của hàng hoá.

Loại BL sử dụng

Loại vận đơn sử dụng cho lô hàng, bao gồm MBL, HBL, Seaway Bill, Surrender Bill…

Điều khoản thanh toán cước phí (Freight and Charges)

Thông tin về việc trả cước phí trước (Prepaid) hoặc sau (Collect).

Các thông tin cần phải được điền chính xác, đầy đủ để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách suôn sẻ và đúng tiến độ.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm Shipping Instruction là gì, bạn có thể ví dụ thực tế xem trong hình dưới

SI (Shipping instruction) trong xuất nhập khẩu

3. Vai trò của Shipping Instruction

Shipping Instruction (SI) có vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hoá. Dưới đây là những công dụng quan trọng của SI:

Cung cấp thông tin chi tiết

SI chứa các thông tin quan trọng về lô hàng, bao gồm thông tin về bên gửi hàng, bên nhận hàng, loại hàng hoá, số lượng, mô tả, và các điểm liên quan đến vận chuyển.

Hướng dẫn vận chuyển

SI là tài liệu chính để hướng dẫn quá trình vận chuyển. Nó xác định cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, tên tàu/chuyến bay, và thông tin liên quan đến container (nếu áp dụng).

Tạo vận đơn (Bill of Lading)

Sau khi nhận SI, người vận chuyển dựa vào nó để tạo Bill of Lading (B/L). B/L là tài liệu quan trọng xác nhận việc vận chuyển hàng hoá. Bill of Lading gửi cho người gửi hàng sau khi lô hàng được đóng và cung cấp thông tin về việc lô hàng đã được vận chuyển.

Thời gian và thời hạn SI

SI cần được gửi tới người vận chuyển trước thời hạn quy định (SI Cut-off Time) để đảm bảo vận chuyển diễn ra đúng tiến độ. Nếu SI không được gửi đúng thời hạn, có thể gây trễ hạn hoặc phát sinh phí phạt cho người gửi hàng.

4. Cách thức khai báo Shipping Instruction

Khai báo trực tuyến qua website của hãng tàu

Đây là một hình thức phổ biến và hiện đại. Bạn có thể khai báo thông tin SI trực tuyến thông qua trang web của hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận chuyển. Hình thức này cho phép bạn cập nhật và chỉnh sửa thông tin dễ dàng. Tuy nhiên, nếu có sự cố về kết nối Internet hoặc trang web gặp vấn đề, việc gửi SI có thể bị trễ.

Khai báo Shipping Instruction qua email

Một số hãng tàu vẫn yêu cầu các bên gửi SI thông qua email. Đối với chủ hàng, họ có thể gửi thông tin SI trực tiếp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận qua email. Đối với công ty giao nhận, họ nhận thông tin từ người gửi hàng và sau đó gửi SI cho hãng tàu qua email. Việc này tiện lợi, nhưng bạn cần đảm bảo rằng thông tin SI đã được xác nhận và chính xác trước khi gửi qua email để tránh phát sinh phí phạt do thông tin sai lệch.

Lựa chọn cách nào phụ thuộc vào yêu cầu của hãng tàu hoặc công ty giao nhận bạn đang làm việc và theo sự thuận tiện của bạn. Tuy nhiên, luôn quan trọng để đảm bảo thông tin trên SI là chính xác và được gửi đúng thời hạn để tránh trễ hạn và phí phạt không cần thiết.

Rất cảm ơn bạn đã đọc bài viết này và hy vọng rằng nó đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Shipping Instruction, nội dung và các lưu ý liên quan. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào khác. Nếu bạn đang là doanh nghiệp sản xuất hàng hóa tại Việt Nam, đang tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm tại thị trường quốc tế, hãy lựa chọn Smart Link. Tại đây, chúng ta sẽ cung cấp cho bạn những dịch vụ, giải pháp giúp hàng hóa của bạn được xuất khẩu ra thế giới với cam kết tận tâm, đồng hành cùng khách hàng. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0903 354 157 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU