ĐÁM PHÁN QUỐC TẾ TRONG LOGISTICS – ĐIỀU QUAN TRỌNG NHẤT ĐỂ NẮM BẮT MỘT VẤN ĐỀ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO MỘT LÔ HÀNG

Để xử lý việc luân chuyển hàng hóa quốc tế thì việc đàm phán với các đối tác quốc tế như Đại lý, hãng tàu, người bán, người mua… để nắm bắt được ý tưởng, thông tin để giải quyết vấn đề cực kỳ quan trọng. Vấn đề được giải quyết càng nhanh thì hàng hóa có thể lưu thông càng nhanh và tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.

Dưới đây là 3 lời khuyên tuyệt vời nhất mà mình tổng hợp sau 13 năm chinh chiến trong ngành logistics, mong hỗ trợ mọi người có thể giải quyết được công việc của mình hiệu quả nhất:

Sử dụng ngôn từ trong email, chat hay gọi điện thoại:

• Ngôn từ trong mail: trước tiên chúng ta cần có 1 email chuyên nghiệp với phần mở đầu (Nêu vấn đề), nội dung chính (Đưa ra vấn đề xúc tích và đầy đủ), phần kết (Thông điệp mà mình mong muốn). Nội dung cần phải đầy đủ, thường viết email dưới dạng “tường trình” những vấn đề đang diễn ra và cung cấp chi tiết nguyên nhân – hệ quả để người xem có thể nắm được mọi vấn đề và mong muốn một cách thấu đáo từ đó đưa ra phương án hành động nhanh và hiệu quả. Bí quyết là hãy đặt mình là người xem email thì có thể cho ra một email thật hoàn chỉnh.

Thỉnh thoảng cần viết 1 tâm thư để có thể giúp cho đối tác có thể nắm bắt toàn bộ quá trình diễn biến của sự việc ngay từ lúc bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại: kêu gọi sự đồng cảm và hỗ trợ bạn trong việc đạt đến mục tiêu giải quyết vấn đề.

• Ngôn từ trong chat: cần có những từ ngữ theo phong cách riêng của mình, có thể chỉ mình mình có thể dùng. Chat cần linh hoạt vô cùng vừa là thể hiện giải quyết vấn để vừa là trung hòa cảm xúc của bạn và khách hàng để làm nền tảng xây dựng các mối quan hệ chất lượng.
• Ngôn từ trong điện thoại: lúc này “thần thái” rất quan trọng bên cạnh các câu hỏi hay nội dung tương tác cần được rõ ràng và chậm rãi để đôi bên có thể dễ dàng nắm bắt bên kia muốn gì. Khi quyết tâm giải quyết vấn đề đủ lớn thì cuộc gọi cũng sẽ dễ dàng đi đến kết quả mình mong muốn. Sau mội cuộc gọi bạn nên viết ngay 1 email cảm ơn và nêu lại vấn đề đã chốt trong điện thoại.

Đưa ra những lý do hợp lý và tự tạo ra tính khẩn cấp:

Để gây sự chú ý của đối phương thường chúng ta cần đưa ra nhiều lý do có tính khẩn cấp từ hiện thực thực tế để thể hiện sự trung thực của chính bạn. Kết hợp với yếu tố khẩn cấp để lôi kéo sự chú ý của đối tác vào vấn để của bạn vì thường những người làm việc trong ngành logistics thì khối lượng công việc rất nhiều và họ thường bận rộn, để vấn đề của bạn là một sự ưu tiên thì cần có “nghệ thuật” này nhé.

• Cần lưu ý về văn hóa làm việc vùng miền ví dụ như với Trung Quốc và các nước Đông Nam Á thì có thể tương đồng về cách giao tiếp như chúng ta, Nhật Bản thì giải quyết công việc chậm và chi tiết hơn, Châu Âu thì phải “yêu chiều” họ xíu thì họ mới giải quyết cho mình nhưng tốc độ xử lý vấn đề chậm hơn và cứng nhắc hơn…

Đàm phán thương lượng hiệu quả trên tình thần cùng thắng Win-Win:

Để giữ mối quan hệ lâu dài thì việc đàm phán trên tinh thần cùng thắng để chúng ta luôn có một phương cách làm việc hiệu quả và nhất quán. Khi đối tác hiểu rõ quan điểm làm việc và thiện chí hợp tác thì mọi việc sẽ trở nên suông sẻ hơn bao giờ hết.

• Trên đây là một số ý tưởng của mình, hy vọng mọi người có thể áp dụng trong công việc thực tế thất tốt nhé.
• Chúc một ngày mới nhiều năng lương.

Rocky Thạch Nguyễn – CEO Smart Link Logistics

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smart Link chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMARTLINK VISION: BEST SERVICE, BEST YOU