DEBIT NOTE LÀ GÌ? CHI TIẾT VỀ GIẤY BÁO NỢ

Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thuật ngữ Debit Note có lẽ không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Đây là một chứng từ quan trọng, thường được bên bán gửi cho bên mua nhằm thông báo về nghĩa vụ thanh toán đối với đơn hàng. Vậy Debit Note là gì và những thông tin cần biết về loại giấy tờ này ra sao? Hãy cùng Smart Link Logistics tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Debit Note Là Gì?

Debit Note, hay còn gọi là giấy báo nợ, là một tài liệu do bên bán phát hành để thông báo về khoản tiền cần thanh toán đối với đơn hàng còn thiếu.

Ngoài ra, chứng từ này còn được sử dụng để nhắc nhở bên mua về các khoản sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn sắp tới.

Trong một số trường hợp, Debit Note cũng có thể do bên mua lập để gửi cho nhà sản xuất khi muốn trả lại hàng hóa. Khi đó, nội dung trong giấy báo nợ cần nêu rõ lý do trả hàng và tổng số tiền cần hoàn trả (nếu có).

Bên cạnh đó, Debit Note đôi khi còn có vai trò như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo), được sử dụng khi có sai sót trong hóa đơn hoặc khi cần điều chỉnh giá trị đơn hàng. Nội dung của nó phải đảm bảo tính minh bạch và cung cấp lời giải thích rõ ràng giữa các bên liên quan.

Debit Note Của Hãng Tàu Là Gì?

Trong lĩnh vực vận tải và xuất nhập khẩu, Debit Note của hãng tàu là một chứng từ quan trọng, được bên mua phát hành cho bên bán nhằm xác nhận các khoản phí hoặc hoa hồng cần thanh toán.

Tài liệu này giúp kiểm chứng số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho đại lý, hoặc có thể đóng vai trò như một giấy báo nợ. Một bản sẽ do công ty hoặc đại lý giữ, bản còn lại được gửi cho khách hàng.

Hãng tàu cần Debit Note để làm căn cứ thanh toán với ngân hàng khi hàng cập cảng. Do đó, đây là một chứng từ không thể thiếu trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế.

2. Đặc Điểm Của Debit Note

Debit Note có một số đặc điểm chính như sau:

Được sử dụng phổ biến trong giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc gia hạn tín dụng.
Được coi như chứng từ xác nhận tỷ lệ hoa hồng mà công ty cần trả cho đại lý. Chứng từ này thường được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Ngân hàng căn cứ vào giá trị ghi trên Debit Note để nghiệm thu và xử lý thanh toán khi hàng cập bến.
Đôi khi, Debit Note có thể được gửi dưới dạng thư để nhắc nhở bên mua về khoản nợ sắp tới, yêu cầu thanh toán ngay khi đến hạn.

3. Các Hình Thức Của Debit Note

Hiện nay, có hai dạng phổ biến:

a) Debit Note Dưới Dạng Bưu Thiếp

Được sử dụng để thông báo cho bên mua về khoản nợ sắp đến hạn.
Thường áp dụng trong trường hợp bên bán chưa chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa.
Nội dung cần bao gồm thông tin về phương thức thanh toán, tài khoản nhận tiền, thông tin liên hệ và hướng dẫn cụ thể để thực hiện giao dịch.

b) Debit Note Dưới Dạng Biên Lai Vận Chuyển

Được phát hành khi bên mua đã nhận hàng nhưng mới thanh toán một phần tiền.
Trong một số trường hợp, biên lai này có thể thay thế hóa đơn và cho phép bên mua trả lại hàng nếu sản phẩm không đạt yêu cầu.

4. Điều Kiện Xuất Debit Note

Trong quy trình làm thủ tục hải quan, khi điền thông tin vào mục HBL details add, đại lý cần chọn Debit Note.

Bên cạnh đó, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng phải ghi nhận khoản này vào báo cáo tài chính, liệt kê trong các khoản thu khác.

Sau khi chuẩn bị chứng từ dưới dạng tệp tin (file doc), kế toán sẽ gửi cho đại lý để tiến hành các bước tiếp theo trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

5. Debit Note Có Phải Là Chứng Từ Bắt Buộc Không?

Trên thực tế, Debit Note không phải là chứng từ bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp không sử dụng giấy báo nợ trong giao dịch mà chỉ coi đây là một thông lệ kinh doanh để quản lý công nợ.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bên mua có thể yêu cầu Debit Note để phục vụ mục đích lưu trữ hồ sơ hoặc kiểm toán nội bộ.

6. Nội Dung Cần Có Trong Debit Note

Một Debit Note đầy đủ thường bao gồm các thông tin sau:

Người mua: Tên và thông tin liên hệ của bên mua.

Người bán: Tên và thông tin liên hệ của bên bán.

Tên hàng hóa: Chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan.

Số tiền cần thanh toán: Giá trị khoản nợ hoặc điều chỉnh hóa đơn.

Những thông tin này giúp xác định rõ ràng nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Kết Luận

Trên đây là những thông tin chi tiết về Debit Note là gì – giấy báo nợ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây là một chứng từ quan trọng giúp các doanh nghiệp quản lý công nợ và đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra thuận lợi.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, đặc điểm và ứng dụng của Debit Note trong thực tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU