MẤT VẬN ĐƠN GỐC PHẢI LÀM SAO? CÁCH XỬ LÝ CHI TIẾT

vVận đơn là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng, vì nó đóng vai trò như một cam kết hợp pháp giữa chủ hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Không chỉ vậy, vận đơn còn đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa qua các phương thức vận tải như đường bộ, đường sắt, đường hàng không,… Tuy nhiên, trong một số trường hợp, vận đơn gốc bị thất lạc, mất vận đơn gốc dẫn đến việc vận chuyển hàng bị đình trệ, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. 

Trong tình huống này, nhiều cá nhân, doanh nghiệp thường băn khoăn liệu việc mất vận đơn gốc có gây ra vấn đề gì không và cách xử lý ra sao. Smart Link Logistics sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết, nhằm chuẩn bị cho các tình huống phát sinh không mong muốn liên quan đến vận đơn và chứng từ hàng hóa.

Vận đơn gốc là gì?

Vận đơn gốc (Original Bill of Lading – OBL) là loại bill được hãng tàu hoặc đơn vị forwarder phát hành, trong đó có chữ ký tay (Manually Signed) để xác định tính gốc của vận đơn. Và ận đơn gốc được in hoặc đóng dấu “Original” trên mặt trước và mặt sau có các điều khoản vận chuyển. Một bộ vận đơn thường gồm 3 bản gốc giống nhau về hình thức và nội dung, với các tên gọi “First Original”, “Second Original”, “Third Original” hoặc “Original”, “Duplicate”, “Triplicate”, tùy quy định từng đơn vị.

Điều kiện nhận hàng với vận đơn gốc

Khi lấy hàng bằng vận đơn gốc, chủ hàng cần gửi đủ 3 bản cho người nhận (Consignee). Nếu thiếu bất kỳ bản nào, bộ vận đơn sẽ không còn giá trị pháp lý. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, các hãng tàu hiện nay cho phép dùng Telex Release hoặc Seaway Bill thay thế, giúp quy trình thông quan nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Ưu và nhược điểm của vận đơn gốc

• Ưu điểm: Vận đơn gốc đảm bảo sự an toàn và chắc chắn, giúp người mua hàng yên tâm khi chỉ thanh toán sau khi nhận được vận đơn gốc. Điều này rất hữu ích khi giao dịch với đối tác mới.
• Nhược điểm: Sử dụng vận đơn gốc có thể khiến việc nhận hàng bị chậm trễ, vì người xuất khẩu cần gửi bản gốc cho người nhập khẩu trước khi hàng đến cảng.

Rủi ro khi mất vận đơn gốc và cách xử lý

Vận đơn gốc bao gồm các thông tin quan trọng về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số container, và cảng xếp dỡ hàng. Khi bị mất vận đơn gốc, hãng tàu sẽ không giao hàng trừ khi chủ hàng cam kết và đặt cọc một khoản tiền bảo lãnh bằng 110% giá trị hàng hóa trong vòng 2 năm. Do đó, vận đơn gốc là giấy tờ vô cùng quan trọng và cần được bảo quản kỹ lưỡng. Để tránh mất vận đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng Surrendered Bill hoặc Seaway Bill.

Giải pháp khi mất vận đơn gốc

Trong trường hợp vận đơn gốc bị mất, có thể thực hiện các thủ tục nhận hàng mà không cần xuất trình vận đơn gốc tại cảng đến hoặc phát hành lại vận đơn gốc tại cảng đi. Hồ sơ bổ sung bao gồm:

• Giấy ủy quyền và công văn thông báo mất vận đơn của người gửi hàng.
• Thư bảo lãnh từ ngân hàng, hóa đơn thương mại, và phiếu đóng gói.
• Nếu mất do đơn vị chuyển phát nhanh, cần công văn xác nhận mất từ đơn vị đó.

Kết luận

Trên đây là thông tin giúp chủ hàng và các đơn vị liên quan chuẩn bị trước cho các tình huống rủi ro có thể xảy ra liên quan đến vận đơn gốc, từ đó đưa ra giải pháp xử lý hiệu quả, đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích trong quá trình thực hiện xuất nhập khẩu của bạn. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.