KHI NÀO HÀNG BỊ KIỂM HÓA? VÀ SẼ XỬ LÝ RA SAO KHI HÀNG BỊ KIỂM HÓA?

Kiểm hóa là gì? Khi nào hàng bị kiểm hóa? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi tờ khai được yêu cầu kiểm tra thực tế? Đây là những vấn đề được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm, đặc biệt khi lô hàng được phân vào diện phải kiểm tra thực tế.

Kiểm hóa không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có vi phạm. Đây là một biện pháp kiểm tra hải quan được thực hiện trên cơ sở quản lý rủi ro, nhằm đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin đã khai báo và hồ sơ hải quan. Tùy từng trường hợp, cơ quan Hải quan có thể kiểm tra một phần hoặc toàn bộ lô hàng.

Vậy kiểm hóa là gì, tại sao hàng hóa bị kiểm hóa và quy trình xử lý như thế nào? Cùng Smart Link Logistics tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Kiểm hóa là gì?

Kiểm hóa là cách gọi phổ biến trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu đối với hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan Hải quan.

Trong quá trình làm thủ tục, doanh nghiệp khai báo thông tin về hàng hóa trên tờ khai và cung cấp các chứng từ liên quan. Khi hệ thống hoặc cơ quan Hải quan xác định lô hàng thuộc trường hợp phải kiểm tra thực tế, hàng hóa sẽ được đưa vào khu vực kiểm tra để đối chiếu với nội dung khai báo.

Nội dung kiểm tra thực tế có thể bao gồm các yếu tố như:

Tên hàng.
Mã số hàng hóa.
Số lượng.
Trọng lượng.
Chủng loại.
Xuất xứ.
Nhãn hiệu, nhãn hàng hóa.
Các đặc điểm thực tế khác có liên quan đến việc xác định chính sách quản lý và nghĩa vụ thuế.

Mục đích là xác định sự phù hợp giữa hàng hóa thực tế và hồ sơ, thông tin khai báo hải quan.

Do đó, có thể hiểu đơn giản:

Khai báo hải quan là quá trình doanh nghiệp khai thông tin về hàng hóa; kiểm hóa là bước cơ quan Hải quan kiểm tra thực tế để xác minh những thông tin đó.

Kiểm hóa có phải là dấu hiệu doanh nghiệp vi phạm?

Không. Việc một tờ khai được yêu cầu kiểm tra thực tế không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã vi phạm pháp luật.

Cơ quan Hải quan áp dụng quản lý rủi ro để xác định hàng hóa hoặc doanh nghiệp cần được kiểm tra ở mức độ nào. Việc lựa chọn kiểm tra có thể xuất phát từ thông tin quản lý rủi ro, đặc điểm hàng hóa, tuyến đường, doanh nghiệp, dấu hiệu vi phạm hoặc các yêu cầu kiểm tra theo pháp luật chuyên ngành.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng:

Tờ khai bị kiểm hóa = doanh nghiệp có vấn đề.

Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần bảo đảm hàng hóa thực tế phù hợp với nội dung đã khai báo và có đầy đủ hồ sơ để giải trình khi cần thiết.

Các hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa

Pháp luật hải quan cho phép thực hiện kiểm tra thực tế với mức độ từ kiểm tra một phần đến kiểm tra toàn bộ lô hàng, tùy thuộc vào trường hợp cụ thể. Việc kiểm tra có thể được thực hiện trực tiếp hoặc bằng máy móc, thiết bị kỹ thuật và các biện pháp nghiệp vụ khác.

1. Kiểm tra một phần lô hàng

Cơ quan Hải quan có thể lựa chọn một phần hàng hóa để kiểm tra và đối chiếu với hồ sơ khai báo.

Mục đích là xác định tính phù hợp của hàng hóa được kiểm tra với thông tin trên tờ khai mà không nhất thiết phải kiểm tra toàn bộ lô hàng.

Do đó, không nên mặc định rằng mọi trường hợp kiểm hóa đều phải mở và kiểm tra 100% container.

2. Kiểm tra toàn bộ lô hàng

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan Hải quan có thể thực hiện kiểm tra toàn bộ lô hàng.

Hình thức này thường đòi hỏi doanh nghiệp phối hợp bố trí hàng hóa, nhân lực và điều kiện cần thiết để công chức Hải quan thực hiện kiểm tra theo quy định.

3. Kiểm tra bằng máy soi hoặc thiết bị kỹ thuật

Kiểm tra thực tế không nhất thiết luôn phải mở toàn bộ container để kiểm đếm thủ công.

Cơ quan Hải quan có thể sử dụng máy soi container hoặc các phương tiện kỹ thuật khác theo cơ chế quản lý rủi ro.

Vì vậy, cách gọi “kiểm hóa” trên thực tế có thể bao gồm nhiều phương thức kiểm tra khác nhau, tùy thuộc vào quyết định và điều kiện của từng lô hàng.

Khi nào hàng hóa có thể bị kiểm hóa?

Không có một lý do duy nhất khiến hàng hóa phải kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra được quyết định dựa trên hệ thống quản lý rủi ro và các trường hợp pháp luật quy định.

Một số tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm:

1. Lô hàng được lựa chọn kiểm tra trên cơ sở quản lý rủi ro

Hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan sử dụng nhiều thông tin và tiêu chí để xác định mức độ kiểm tra phù hợp.

Do đó, ngay cả khi doanh nghiệp không có vi phạm, tờ khai vẫn có thể được lựa chọn để kiểm tra theo cơ chế quản lý rủi ro.

2. Có dấu hiệu nghi vấn về khai báo

Nếu thông tin khai báo có những điểm chưa phù hợp hoặc có dấu hiệu cần xác minh, cơ quan Hải quan có thể thực hiện kiểm tra thực tế.

Ví dụ, doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng khi:

Tên hàng khai báo không thể hiện đầy đủ đặc tính.
Mã HS chưa phù hợp với bản chất hàng hóa.
Số lượng hoặc trọng lượng có dấu hiệu bất thường.
Thông tin trên invoice, packing list và tờ khai không thống nhất.
Xuất xứ hoặc nhãn hàng hóa cần được xác minh thêm.

3. Hàng hóa thuộc trường hợp phải kiểm tra theo pháp luật chuyên ngành

Một số mặt hàng chịu sự quản lý của pháp luật chuyên ngành và có thể phải thực hiện kiểm tra thực tế theo quy định tương ứng.

Doanh nghiệp cần xác định chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu để chủ động chuẩn bị hồ sơ và các điều kiện liên quan.

4. Có thông tin liên quan đến nguy cơ vi phạm

Khi cơ quan Hải quan có thông tin hoặc dấu hiệu liên quan đến vi phạm pháp luật hải quan, việc kiểm tra thực tế có thể được áp dụng để xác minh.

Trong trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật về hải quan, quy định về kiểm tra thực tế hàng hóa cho phép áp dụng biện pháp kiểm tra theo mức độ phù hợp với tình hình cụ thể.

Quy trình kiểm hóa hàng hóa thường diễn ra như thế nào?

Tùy từng cảng, kho, cửa khẩu và loại hình hàng hóa, quy trình thực tế có thể có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hình dung các bước cơ bản như sau.

Bước 1: Tờ khai được xác định phải kiểm tra thực tế

Sau khi khai báo, doanh nghiệp nhận được thông tin về kết quả phân luồng và yêu cầu kiểm tra theo quy định.

Nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các thủ tục liên quan để đưa hàng đến khu vực kiểm tra.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và hàng hóa

Doanh nghiệp chuẩn bị các chứng từ liên quan đến lô hàng, đồng thời phối hợp với đơn vị vận tải, kho bãi hoặc cảng để bố trí hàng hóa phục vụ kiểm tra.

Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị nhân sự và phương tiện hỗ trợ việc mở, di chuyển hoặc sắp xếp hàng hóa.

Bước 3: Cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra

Công chức Hải quan tiến hành kiểm tra theo phạm vi và phương thức được xác định.

Nội dung kiểm tra có thể tập trung vào tên hàng, mã số, số lượng, trọng lượng, chủng loại, xuất xứ và các đặc điểm khác cần thiết để đối chiếu với hồ sơ.

Bước 4: Ghi nhận kết quả kiểm tra

Kết quả kiểm tra thực tế được ghi nhận theo quy định.

Người khai hải quan cần kiểm tra thông tin được ghi nhận và thực hiện trách nhiệm xác nhận theo thủ tục tương ứng. Theo hướng dẫn nghiệp vụ, kết quả kiểm tra thực tế được ghi nhận trên phiếu kết quả kiểm tra và cập nhật vào hệ thống.

Bước 5: Tiếp tục xử lý thủ tục hải quan

Nếu kết quả kiểm tra phù hợp với khai báo và các điều kiện thông quan đã được đáp ứng, lô hàng có thể tiếp tục các bước để hoàn tất thủ tục.

Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp phải thực hiện các bước xử lý tương ứng theo tính chất và mức độ của vấn đề.

Hàng hóa bị kiểm hóa nhưng kết quả đúng khai báo thì sao?

Đây là trường hợp doanh nghiệp không nên quá lo lắng.

Nếu kết quả kiểm tra thực tế phù hợp với nội dung khai báo và doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hồ sơ, thuế và chính sách quản lý hàng hóa, thủ tục hải quan có thể được tiếp tục theo quy định.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải bảo đảm ngay từ đầu rằng:

Hàng thực tế – tờ khai – chứng từ thương mại – hồ sơ chuyên ngành phải có sự thống nhất.

Đây cũng là lý do việc kiểm tra chéo hồ sơ trước khi mở tờ khai có ý nghĩa rất lớn trong việc hạn chế phát sinh vấn đề khi kiểm tra thực tế.

Nếu phát hiện hàng hóa không đúng khai báo thì xử lý thế nào?

Không phải mọi sai lệch đều dẫn đến cùng một cách xử lý.

Cơ quan Hải quan sẽ căn cứ vào tính chất, mức độ sai lệch và quy định pháp luật áp dụng cho trường hợp cụ thể để xác định hướng xử lý.

Một số vấn đề doanh nghiệp có thể gặp gồm:

Khai sai tên hàng.
Khai sai mã HS.
Sai số lượng hoặc trọng lượng.
Sai xuất xứ.
Khai thiếu thông tin ảnh hưởng đến chính sách quản lý.
Sai thông tin liên quan đến thuế.

Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể phải thực hiện khai bổ sung, nộp bổ sung thuế, xử lý vi phạm hành chính hoặc thực hiện các thủ tục khác theo quy định.

Do đó, không nên áp dụng máy móc quan điểm rằng “sai một chút chỉ cần sửa tờ khai”. Trước khi thực hiện bất kỳ phương án xử lý nào, doanh nghiệp cần xác định chính xác bản chất của sai lệch và căn cứ pháp lý áp dụng.

Doanh nghiệp cần làm gì khi bị kiểm hóa?

Khi nhận thông tin lô hàng phải kiểm tra thực tế, doanh nghiệp nên thực hiện theo nguyên tắc chủ động, minh bạch và phối hợp đúng quy định.

1. Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ

Trước khi kiểm hóa, cần rà soát:

Tờ khai hải quan.
Commercial Invoice.
Packing List.
Hợp đồng ngoại thương.
Vận đơn.
C/O nếu có.
Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
Giấy phép và chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu có.

Việc này giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải thích khi có câu hỏi liên quan đến hàng hóa.

2. Cử người có nghiệp vụ tham gia

Doanh nghiệp nên bố trí nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm để theo dõi quá trình kiểm tra.

Người phụ trách cần nắm rõ hàng hóa, chứng từ và nội dung khai báo thay vì chỉ có mặt để thực hiện thủ tục hành chính.

3. Kiểm tra tình trạng hàng trước khi mở kiểm

Đối với container, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng niêm phong và các thông tin liên quan trước khi thực hiện kiểm tra theo yêu cầu.

4. Phối hợp với cơ quan Hải quan

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin và chứng từ theo yêu cầu, đồng thời phối hợp trong quá trình kiểm tra.

Nếu phát sinh vấn đề chưa rõ, doanh nghiệp nên đề nghị được hướng dẫn hoặc giải thích trên cơ sở quy định thay vì tự đưa ra kết luận.

5. Kiểm tra kết quả trước khi xác nhận

Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp cần đọc kỹ nội dung ghi nhận kết quả.

Nếu có thông tin chưa chính xác, cần trao đổi và thực hiện quyền giải trình, ý kiến theo quy định trước khi xác nhận.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro bị kiểm hóa?

Doanh nghiệp không thể tự quyết định việc có bị kiểm tra thực tế hay không, bởi việc lựa chọn kiểm tra thuộc cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan Hải quan.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể nguy cơ phát sinh sai lệch khi kiểm hóa bằng cách kiểm soát tốt chất lượng khai báo.

Khai đúng và đầy đủ thông tin hàng hóa

Không nên sử dụng mô tả hàng hóa quá chung chung. Đối với những mặt hàng có cấu tạo hoặc tính chất phức tạp, cần chuẩn bị đầy đủ catalogue, thông số kỹ thuật và tài liệu liên quan.

Xác định chính xác mã HS

Mã HS có thể ảnh hưởng đến thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa. Doanh nghiệp cần có cơ sở phù hợp khi phân loại.

Kiểm tra chéo chứng từ

Thông tin trên:

Invoice → Packing List → Bill of Lading → Tờ khai

cần được kiểm tra để hạn chế tình trạng mỗi chứng từ thể hiện một thông tin khác nhau.

Kiểm soát hàng hóa trước khi đóng container

Doanh nghiệp cần bảo đảm hàng thực tế đúng với hàng đã đặt mua và chứng từ được phát hành.

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Một hệ thống lưu trữ tốt giúp doanh nghiệp nhanh chóng truy xuất chứng từ khi Hải quan yêu cầu giải trình.

Kiểm hóa có ảnh hưởng đến thời gian và chi phí thông quan không?

Có thể có. Việc kiểm tra thực tế thường đòi hỏi doanh nghiệp phối hợp với cảng, kho, đơn vị vận tải và các bên liên quan để đưa hàng vào khu vực kiểm tra, mở hàng, kiểm đếm hoặc thực hiện các công việc cần thiết.

Tùy tình huống, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí liên quan đến:

Di chuyển container.
Nâng hạ.
Mở container hoặc đóng lại hàng.
Nhân công bốc xếp.
Lưu kho, lưu bãi nếu thời gian xử lý kéo dài.

Tuy nhiên, không nên mặc định rằng cứ bị kiểm hóa là chắc chắn phát sinh một mức chi phí cố định. Chi phí thực tế phụ thuộc vào cảng, kho, loại hàng, phương thức kiểm tra và các dịch vụ phát sinh.

Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cảng, kho hoặc đơn vị logistics để xác định chính xác các khoản phí áp dụng cho từng trường hợp.

Kiểm hóa và kiểm tra hồ sơ có gì khác nhau?

Đây là hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn.

Tiêu chí	Kiểm tra hồ sơ	Kiểm tra thực tế hàng hóa
Đối tượng kiểm tra	Hồ sơ, chứng từ, nội dung khai báo	Hàng hóa thực tế
Mục đích	Đánh giá tính phù hợp của hồ sơ và khai báo	Đối chiếu hàng thực tế với khai báo
Nội dung	Invoice, Packing List, C/O, tờ khai và chứng từ liên quan	Tên hàng, mã số, số lượng, trọng lượng, chủng loại, xuất xứ…
Phương thức	Kiểm tra chứng từ	Kiểm tra trực tiếp hoặc sử dụng thiết bị kỹ thuật
Kết quả	Xác định hồ sơ có phù hợp hay cần xử lý	Xác định hàng hóa thực tế có phù hợp với khai báo hay không

Trong thực tế, một lô hàng có thể phải thực hiện cả kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế tùy theo trường hợp.

Doanh nghiệp có thể tránh kiểm hóa bằng cách nào?

Đây là một hiểu lầm mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Không có cách hợp pháp nào để doanh nghiệp “né” kiểm hóa nếu lô hàng đã được cơ quan Hải quan lựa chọn kiểm tra.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên tập trung vào việc nâng cao mức độ tuân thủ:

Khai báo chính xác.
Phân loại hàng hóa đúng.
Chuẩn bị chứng từ đầy đủ.
Không che giấu thông tin về hàng hóa.
Tuân thủ chính sách mặt hàng.
Thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
Chủ động khắc phục sai sót khi phát hiện.

Đối với doanh nghiệp được công nhận là doanh nghiệp ưu tiên, pháp luật có cơ chế kiểm tra hải quan riêng. Tuy nhiên, việc được hưởng chế độ ưu tiên phải đáp ứng các điều kiện và tiêu chí theo quy định, không phải chỉ cần đăng ký là được miễn kiểm tra.

Kết luận

Kiểm hóa là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa của cơ quan Hải quan nhằm đối chiếu hàng hóa với thông tin khai báo và hồ sơ liên quan. Việc một lô hàng bị kiểm hóa không đồng nghĩa doanh nghiệp đang vi phạm mà có thể xuất phát từ cơ chế quản lý rủi ro, yêu cầu kiểm tra theo pháp luật chuyên ngành hoặc những thông tin cần được xác minh.

Điều doanh nghiệp cần quan tâm không phải là tìm cách tránh kiểm hóa, mà là chuẩn hóa quy trình khai báo và kiểm soát hàng hóa ngay từ trước khi mở tờ khai. Một bộ hồ sơ chính xác, hàng hóa đúng khai báo và nhân sự có nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi kiểm tra thực tế, hạn chế sai lệch và giảm nguy cơ phát sinh chi phí hoặc chậm tiến độ thông quan.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU