5 LOẠI CHỨNG TỪ DO HÃNG TÀU VÀ FORWARDER PHÁT HÀNH BẠN CẦN BIẾT

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ không chỉ bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hay giấy chứng nhận xuất xứ do người bán cung cấp. Song song với đó, doanh nghiệp còn phải làm việc với hãng tàu (Carrier) hoặc công ty giao nhận vận tải (Forwarder) để nhận các chứng từ phục vụ cho quá trình vận chuyển, thông quan và giao nhận hàng hóa.

Việc hiểu rõ các loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ lô hàng, hạn chế sai sót và xử lý nhanh các nghiệp vụ phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 5 loại chứng từ quan trọng do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu cũng cần nắm vững.

Vì sao cần hiểu các chứng từ do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành?

Trong một lô hàng quốc tế, hãng tàu hoặc Forwarder không chỉ thực hiện nhiệm vụ vận chuyển mà còn phát hành nhiều chứng từ có giá trị pháp lý và nghiệp vụ.

Những chứng từ này giúp:

Xác nhận việc đặt chỗ vận chuyển.
Chứng minh quan hệ vận chuyển giữa các bên.
Theo dõi tiến độ hàng hóa.
Hoàn tất thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.
Xác định các khoản chi phí cần thanh toán.

Việc sử dụng đúng và hiểu rõ từng loại chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa.

1. Booking Note (Booking Confirmation)

Booking Note là gì?

Booking Note hoặc Booking Confirmation là chứng từ xác nhận hãng tàu hoặc Forwarder đã chấp thuận yêu cầu đặt chỗ cho lô hàng trên một chuyến tàu hoặc chuyến bay cụ thể.

Đây là một trong những chứng từ đầu tiên xuất hiện trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Booking Note thường bao gồm những thông tin gì?

Một Booking Confirmation thường thể hiện các nội dung như:

Số booking
Tên hãng tàu hoặc hãng hàng không
Cảng đi và cảng đến
Tên tàu hoặc chuyến bay
Ngày dự kiến khởi hành (ETD)
Ngày dự kiến đến (ETA)
Loại container
Số lượng container
Thời gian cắt máng (Closing Time)

Đây là cơ sở để doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa và thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu.

2. Bill of Lading (B/L) hoặc Air Waybill (AWB)

Vận đơn là gì?

Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động vận tải quốc tế.

Đối với vận tải biển sử dụng Bill of Lading (B/L).

Đối với vận tải hàng không sử dụng Air Waybill (AWB).

Vai trò của vận đơn

Một vận đơn thường có ba chức năng chính:

Biên nhận hàng hóa: Xác nhận hãng vận chuyển đã tiếp nhận hàng từ người gửi.
Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển: Thể hiện các điều khoản giữa người gửi hàng và đơn vị vận chuyển.
Chứng từ sở hữu hàng hóa: Đối với vận đơn đường biển gốc (Original Bill of Lading), đây còn là chứng từ chứng minh quyền sở hữu đối với hàng hóa. Vì có giá trị pháp lý cao nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mọi thông tin trên vận đơn trước khi phát hành chính thức.

3. Arrival Notice (Giấy báo hàng đến)

Arrival Notice là gì?

Arrival Notice (AN) là thông báo được hãng tàu hoặc Forwarder gửi cho người nhận hàng khi lô hàng sắp cập cảng hoặc sân bay đích.

Thông thường, chứng từ này được gửi trước thời điểm hàng đến từ một đến vài ngày.

Nội dung của Arrival Notice

Giấy báo hàng đến thường bao gồm:

Thông tin lô hàng
Tên tàu hoặc chuyến bay
Thời gian dự kiến hàng đến
Địa điểm nhận hàng
Danh sách các khoản phí cần thanh toán
Hướng dẫn nhận hàng

Arrival Notice giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ thông quan và bố trí phương tiện nhận hàng.

4. Delivery Order (D/O)

Delivery Order là gì?

Delivery Order (D/O) hay còn gọi là Lệnh giao hàng, là chứng từ cho phép doanh nghiệp nhận hàng tại cảng hoặc kho.

Sau khi người nhận hoàn thành các nghĩa vụ theo quy định, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ phát hành D/O để cảng tiến hành giao hàng.

Vai trò của Delivery Order

D/O là căn cứ để:

Làm thủ tục nhận container
Đưa xe vào cảng lấy hàng
Hoàn tất quy trình giao nhận

Nếu chưa có Delivery Order hợp lệ, doanh nghiệp sẽ chưa thể lấy hàng khỏi cảng dù hàng đã cập bến.

5. Debit Note (Thông báo nợ)

Debit Note là gì?

Debit Note là bảng thông báo các khoản phí mà khách hàng phải thanh toán cho hãng tàu hoặc Forwarder.

Đây là chứng từ rất quen thuộc trong quá trình thanh toán chi phí logistics.

Debit Note thường bao gồm những khoản phí nào?

Tùy từng lô hàng và từng tuyến vận chuyển, Debit Note có thể bao gồm:

THC (Terminal Handling Charge)
Phí chứng từ
Phí Seal
CIC (Container Imbalance Charge)
Cleaning Fee
Phí lưu container
Phí lưu bãi
Các khoản Local Charges khác

Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ Debit Note với báo giá ban đầu để phát hiện kịp thời các khoản chi phí phát sinh nếu có.

Những lưu ý khi làm việc với hãng tàu và Forwarder

Để hạn chế sai sót trong quá trình vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp nên:

Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên Booking Confirmation.
Xác nhận chính xác nội dung vận đơn trước khi phát hành bản chính.
Theo dõi Arrival Notice để chủ động kế hoạch thông quan.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi nhận Delivery Order.
Đối chiếu Debit Note với báo giá và hợp đồng dịch vụ trước khi thanh toán.

Việc kiểm soát tốt các chứng từ không chỉ giúp giảm rủi ro mà còn hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết.

Kết luận

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ 5 loại chứng từ do hãng tàu và Forwarder phát hành là kiến thức nền tảng đối với doanh nghiệp cũng như nhân sự logistics. Từ Booking Note, Bill of Lading, Arrival Notice, Delivery Order đến Debit Note, mỗi chứng từ đều đảm nhận một vai trò riêng trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa quốc tế. Nắm vững chức năng, thời điểm phát hành và cách sử dụng từng loại chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý lô hàng hiệu quả hơn, hạn chế sai sót trong thông quan và tối ưu chi phí logistics.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU