CÁC TÀI KHOẢN DOANH NGHIỆP MỚI XUẤT KHẨU CẦN CÓ

Nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu xuất khẩu thường chỉ tập trung vào sản phẩm, khách hàng hoặc giá bán mà quên mất một bước rất quan trọng: chuẩn bị các tài khoản hệ thống phục vụ thủ tục xuất nhập khẩu. Trên thực tế, nếu chưa có đầy đủ tài khoản cần thiết, doanh nghiệp có thể gặp hàng loạt vấn đề như không mở được tờ khai, chậm kiểm dịch, không xin được chứng nhận xuất khẩu hàng hóa hoặc phát sinh chi phí lưu container tại cảng. Đây cũng là lý do các doanh nghiệp dù đã có đơn hàng nhưng vẫn mất khá nhiều thời gian để hoàn thiện hồ sơ và hệ thống ban đầu.

Vậy doanh nghiệp mới xuất khẩu cần chuẩn bị những tài khoản doanh nghiệp nào? Mỗi hệ thống dùng để làm gì ? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi bắt đầu hành trình xuất khẩu.

1. Vì sao doanh nghiệp mới cần chuẩn bị đầy đủ các tài khoản xuất khẩu?

Phần lớn thủ tục xuất nhập khẩu hiện nay đều được thực hiện online thông qua các hệ thống điện tử của hải quan hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục nhanh hơn, rút ngắn thời gian thông quan và thuận tiện trong việc kiểm tra tiến độ hồ sơ. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản phù hợp mới có thể sử dụng các hệ thống này.

Thiếu tài khoản có thể làm chậm cả lô hàng nhiều doanh nghiệp mới thường gặp tình trạng:

Có khách hàng nhưng chưa mở được tờ khai
Đã đóng hàng nhưng chưa đăng ký kiểm dịch
Không xin được C/O đúng thời gian
Không lấy được container tại cảng

Khi hàng bị chậm, doanh nghiệp không chỉ phát sinh thêm chi phí logistics mà còn ảnh hưởng uy tín với đối tác quốc tế.

2. Tài khoản hải quan điện tử (VNACCS) là gì?

VNACCS (Automated Cargo and Port Consolidated System) là hệ thống khai báo hải quan điện tử do cơ quan hải quan quản lý. Đây được xem là một trong những tài khoản quan trọng nhất đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể:

Khai báo tờ khai xuất nhập khẩu
Truyền dữ liệu hải quan
Theo dõi tình trạng thông quan
Làm thủ tục điện tử với cơ quan hải quan

Nếu chưa có tài khoản VNACCS, doanh nghiệp gần như không thể thực hiện thủ tục xuất khẩu chính ngạch. Thông thường cần chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế đã được cập nhật trên hệ thống hải quan và sẽ sử dụng kèm chữ ký số để thực hiện khai báo điện tử.

Đây là hệ thống liên quan trực tiếp đến quá trình thông quan, kiểm tra hồ sơ và quản lý dữ liệu xuất nhập khẩu. Nếu thông tin đăng ký bị sai hoặc chưa được cập nhật đầy đủ, quá trình khai báo có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ xuất hàng và thời gian thông quan.

3. Tài khoản C/O là gì?

C/O (Certificate of Origin) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, công cụ quan trọng để hưởng ưu đãi thuế quan. Đây là loại chứng từ rất quan trọng khi xuất khẩu sang các thị trường có hiệp định thương mại tự do (FTA). Nếu có C/O phù hợp, hàng hóa có thể được giảm thuế nhập khẩu, tăng lợi thế cạnh tranh, dễ tiếp cận thị trường quốc tế, đáp ứng yêu cầu của đối tác nước ngoài

Hồ sơ doanh nghiệp thường cần chuẩn bị khi đăng ký tài khoản C/O bao gồm: giấy đăng ký kinh doanh, danh mục cơ sở sản xuất, mẫu chữ ký người được ủy quyền. Tùy từng loại C/O hoặc từng đơn vị cấp mà yêu cầu hồ sơ có thể khác nhau.

4. Tài khoản Một Cửa Quốc Gia là gì?

Là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục quản lý chuyên ngành trên cùng một nền tảng điện tử. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể:

Nộp hồ sơ kiểm dịch
Xin giấy phép chuyên ngành
Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ
Kết nối với nhiều bộ ngành liên quan

Nhiều mặt hàng xuất khẩu hiện nay cần kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng, hồ sơ chuyên ngành. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian xử lý khi phát sinh đơn hàng gấp.

Danh sách các tài khoản doanh nghiệp mới xuất khẩu cần có

5. Tài khoản PQS là gì?

PQS (Plant Quarantine Services) là phần mềm hỗ trợ khách hàng thực hiện khai báo từ xa các thủ tục Kiểm dịch thực vật xuất nhập khẩu.

Đây là bước rất quan trọng đối với nhiều mặt hàng nông sản xuất khẩu như xoài, thanh long, nhãn, sầu riêng, chôm chôm. Hiện nay, các nước nhập khẩu kiểm soát rất nghiêm ngặt nguy cơ mang theo côn trùng, trứng sâu, sinh vật gây hại hoặc các vấn đề liên quan đến kiểm dịch thực vật. Chỉ cần phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra, lô hàng có thể bị giữ tại cảng, trả container hoặc thậm chí từ chối nhập khẩu.

Để đăng ký kiểm dịch thực vật, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị một số thông tin cơ bản như giấy đăng ký kinh doanh, thông tin doanh nghiệp và hồ sơ liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Việc chuẩn bị đầy đủ từ đầu sẽ giúp quá trình xử lý hồ sơ nhanh hơn và hạn chế phát sinh khi xuất hàng.

6. Tài khoản eWMS cảng Cát Lái là gì?

Là hệ thống được sử dụng nhiều tại khu vực cảng Cát Lái nhằm hỗ trợ quản lý container và giao nhận hàng hóa. Doanh nghiệp có thể dùng hệ thống này để theo dõi container, đăng ký giao nhận hàng, quản lý thông tin vận chuyển, theo dõi tình trạng container tại cảng

Nếu xuất hàng qua Cát Lái, việc sử dụng eWMS gần như rất phổ biến hệ thống này giúp giảm thời gian làm thủ tục, hạn chế sai sót chứng từ, theo dõi tình trạng hàng hóa.

7. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu xuất khẩu?

Nhiều doanh nghiệp mới thường có sản phẩm tốt, đã tìm được khách hàng hoặc có kế hoạch xuất khẩu rõ ràng nhưng lại chưa nắm kỹ các thủ tục liên quan đến hải quan, kiểm dịch, Logistics và hệ thống điện tử bắt buộc. Điều này khiến quá trình xuất hàng dễ phát sinh nhiều vấn đề ngoài dự tính như chậm hồ sơ, sai thông tin khai báo hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý như giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin doanh nghiệp và chữ ký số trước khi đăng ký các hệ thống liên quan. Bên cạnh đó, việc tìm hiểu sớm về quy trình hải quan, kiểm dịch thực vật, logistics lạnh và yêu cầu của từng thị trường nhập khẩu cũng rất quan trọng. Sự chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp xuất khẩu thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian và giảm đáng kể chi phí phát sinh.

Kết luận

Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng được quản lý bằng hệ thống điện tử, việc chuẩn bị đầy đủ các tài khoản cần thiết không còn là lựa chọn mà đã trở thành nền tảng quan trọng đối với doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu.

Các hệ thống như VNACCS, C/O, Một Cửa Quốc Gia, PQS hay eWMS không chỉ phục vụ thủ tục khai báo và kiểm dịch mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ thông quan, tiến độ giao hàng và khả năng kiểm soát chi phí logistics. Chỉ cần thiếu hoặc sai thông tin ở một khâu, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều rủi ro trong quá trình xuất hàng quốc tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU