LẦN ĐẦU XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CẦN LÀM GÌ? QUY TRÌNH CHI TIẾT TỪ A–Z CHO DOANH NGHIỆP

1. Tổng quan: Lần đầu xuất khẩu hàng hóa cần chuẩn bị gì?

Lần đầu xuất khẩu hàng hóa là một bước ngoặt quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, đi kèm với cơ hội mở rộng thị trường là hàng loạt thách thức về thủ tục, chứng từ, thanh toán quốc tế và vận hành logistics.

Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình khai báo hoặc chuẩn bị chứng từ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi hoặc thậm chí mất quyền nhận tiền hàng.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình xuất khẩu chuẩn gồm 7 bước cốt lõi, từ kiểm tra chính sách hàng hóa đến hoàn tất thanh toán và lưu trữ hồ sơ.

2. Doanh nghiệp có cần giấy phép để xuất khẩu không?

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất là: Doanh nghiệp có cần xin giấy phép xuất khẩu hay không?

Câu trả lời là: Phần lớn hàng hóa thông thường không cần giấy phép xuất khẩu riêng biệt. Doanh nghiệp chỉ cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là có thể thực hiện hoạt động xuất khẩu.

Tuy nhiên, cần kiểm tra kỹ hàng hóa thuộc nhóm nào:

Hàng hóa cấm xuất khẩu: như vũ khí, cổ vật, động vật quý hiếm
Hàng hóa xuất khẩu có điều kiện: cần giấy phép từ cơ quan chuyên ngành
Hàng hóa thông thường: được phép xuất khẩu tự do

Ngoài ra, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký chữ ký số và tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS để thực hiện khai báo hải quan điện tử.

Các bước làm thủ tục thông quan và xuất khẩu hàng hóa

3. Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết cho người mới (7 bước chuẩn)

Bước 1: Tra cứu mã HS và kiểm tra chính sách mặt hàng

Mã HS là yếu tố quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình xuất khẩu. Việc xác định đúng mã HS giúp doanh nghiệp:

Xác định thuế suất xuất khẩu
Kiểm tra yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành
Tránh rủi ro bị xử phạt do khai sai

Lưu ý: Không nên tự áp mã HS theo cảm tính. Doanh nghiệp cần dựa trên tài liệu kỹ thuật, quy tắc phân loại và có thể xin xác định trước mã HS nếu cần.

Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là cơ sở pháp lý quan trọng trong giao dịch quốc tế.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Điều kiện giao hàng (Incoterms): nên ưu tiên FOB, FCA, CIF
Phương thức thanh toán:
- T/T: yêu cầu đặt cọc trước
- L/C: an toàn nhưng yêu cầu chứng từ chính xác tuyệt đối

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và booking vận tải

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành:

Sản xuất và đóng gói hàng hóa
Booking tàu hoặc máy bay
Chuẩn bị bao bì đạt chuẩn xuất khẩu

Đặc biệt lưu ý:

Nếu sử dụng pallet gỗ hoặc bao bì gỗ, bắt buộc phải xử lý hun trùng và có chứng nhận theo tiêu chuẩn quốc tế. Nếu không, hàng có thể bị từ chối nhập khẩu tại nước đến.

Bước 4: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Một bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:

Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading
Certificate of Origin (C/O)
Các chứng từ chuyên ngành (nếu có)

Bộ chứng từ phải đảm bảo tính đồng nhất tuyệt đối về thông tin giữa các chứng từ.

Bước 5: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS.

Hệ thống sẽ phân luồng:

Luồng xanh: thông quan nhanh
Luồng vàng: kiểm tra chứng từ
Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa

Việc khai báo chính xác ngay từ đầu giúp giảm nguy cơ bị kiểm tra và tiết kiệm thời gian.

Bước 6: Giao hàng cho hãng vận tải

Sau khi thông quan, doanh nghiệp:

Đưa hàng ra cảng trước thời gian cut-off
Khai báo VGM
Gửi Shipping Instructions để phát hành vận đơn

Cần kiểm tra kỹ vận đơn trước khi xác nhận để tránh sai sót ảnh hưởng đến thanh toán.

Bước 7: Thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hàng lên tàu:

Gửi bộ chứng từ cho người mua
Hoàn tất thanh toán theo hợp đồng
Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm

Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho kiểm tra sau thông quan.

4. Những rủi ro cần tránh khi lần đầu xuất khẩu hàng hóa

Rủi ro lừa đảo thương mại

Doanh nghiệp cần cẩn trọng khi giao dịch với đối tác mới, đặc biệt là các yêu cầu thanh toán bất thường.

Sai sót trong chứng từ L/C

Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

Biến động tỷ giá

Tỷ giá thay đổi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận nếu hợp đồng kéo dài.

Sai mã HS và khai báo hải quan

Có thể dẫn đến bị phạt hoặc giữ hàng tại cảng.

5. Kinh nghiệm thực tế cho doanh nghiệp mới xuất khẩu

Luôn kiểm tra kỹ chính sách mặt hàng trước khi xuất khẩu
Chuẩn bị chứng từ theo nguyên tắc đúng – đủ – thống nhất
Theo dõi sát lịch trình tàu và deadline chứng từ
Làm việc với đơn vị logistics hoặc forwarder có kinh nghiệm
Không tự xử lý nếu chưa có kinh nghiệm thực tế

6. Câu hỏi thường gặp về quy trình xuất khẩu

Cá nhân có thể tự xuất khẩu không?

Có thể xuất khẩu phi mậu dịch. Tuy nhiên, với hàng thương mại, cần có pháp nhân doanh nghiệp.

Có nên tự làm thủ tục hải quan khi mới bắt đầu?

Không nên. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ đại lý hải quan để hạn chế rủi ro.

Khai sai mã HS bị phạt như thế nào?

Có thể bị truy thu thuế và xử phạt hành chính tùy mức độ sai phạm.

7. Kết luận

Lần đầu xuất khẩu hàng hóa là một hành trình nhiều thử thách nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu doanh nghiệp nắm vững quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng. Hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và lựa chọn đối tác logistics phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển thị trường quốc tế. Việc đầu tư kiến thức ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp xuất khẩu thành công lô hàng đầu tiên mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong dài hạn.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU