QUY TRÌNH TIẾP NHẬN BOOKING VÀ BÁO GIÁ TRONG LOGISTICS

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tốc độ và độ chính xác trong việc xử lý yêu cầu vận chuyển có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và tiến độ giao hàng. Do đó, các công ty logistics và freight forwarder luôn xây dựng quy trình tiếp nhận booking và báo giá chuẩn hóa nhằm đảm bảo khách hàng nhận được phương án vận chuyển tối ưu trong thời gian ngắn nhất.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình tiếp nhận yêu cầu và báo giá dịch vụ cho một lô hàng xuất nhập khẩu, từ bước đầu tiên là nhận thông tin đến khi xác nhận đặt chỗ và triển khai vận hành.

Booking Request Là Gì Trong Logistics?

Booking request là yêu cầu vận chuyển do khách hàng gửi đến công ty logistics hoặc forwarder, bao gồm các thông tin cơ bản về lô hàng và kế hoạch xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Đây là bước khởi đầu để đơn vị logistics đánh giá khả năng vận chuyển và xây dựng báo giá phù hợp.

Thông tin trong booking request càng chi tiết, việc báo giá và sắp xếp lịch vận chuyển càng chính xác, giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

Bước 1: Tiếp Nhận Yêu Cầu Vận Chuyển Từ Khách Hàng

Khách hàng có thể gửi yêu cầu vận chuyển thông qua nhiều kênh khác nhau như email, website, hệ thống CRM hoặc trực tiếp qua nhân viên kinh doanh. Bộ phận sales hoặc customer service sẽ là đầu mối tiếp nhận và tổng hợp thông tin.

Các dữ liệu quan trọng cần thu thập gồm:

Loại hàng hóa và đặc tính hàng
Cảng đi và cảng đến
Số lượng kiện, trọng lượng và thể tích
Loại container hoặc hình thức vận chuyển LCL
Thời gian dự kiến xuất hàng
Điều kiện thương mại theo Incoterms

Việc thu thập thiếu hoặc sai thông tin ở bước này có thể dẫn đến báo giá không chính xác hoặc không đặt được chỗ trên tàu.

Bước 2: Kiểm Tra Thông Tin Và Đánh Giá Khả Năng Vận Chuyển

Sau khi nhận booking request, bộ phận pricing hoặc operations sẽ tiến hành kiểm tra lại toàn bộ thông tin để xác định phương án vận chuyển khả thi.

Các nội dung cần đánh giá bao gồm:

Tuyến vận chuyển và lịch tàu hoặc lịch bay phù hợp
Khả năng tiếp nhận hàng tại cảng đi và cảng đến
Đặc tính hàng hóa như hàng nguy hiểm, hàng quá khổ hoặc hàng cần điều kiện bảo quản đặc biệt

Bước này giúp tránh tình trạng nhận đơn nhưng không thể triển khai vận chuyển do hạn chế về tuyến hoặc quy định hàng hóa.

Bước 3: Lấy Giá Cước Từ Hãng Vận Chuyển Và Đối Tác

Để có được mức giá cạnh tranh và lịch trình phù hợp, forwarder sẽ tiến hành lấy giá từ các hãng tàu hoặc hãng hàng không và so sánh giữa nhiều phương án.

Các yếu tố được cân nhắc khi lựa chọn gồm:

Thời gian vận chuyển
Tần suất chuyến
Mức độ ổn định của tuyến
Tổng chi phí và phụ phí đi kèm

Việc làm việc với nhiều hãng vận chuyển giúp forwarder chủ động đề xuất cho khách hàng các lựa chọn tối ưu giữa chi phí và thời gian.

Bước 4: Tính Toán Tổng Chi Phí Logistics

Sau khi có cước vận chuyển cơ bản, bộ phận pricing sẽ tính toán tổng chi phí logistics cho lô hàng. Đây là bước quan trọng để đảm bảo báo giá phản ánh đầy đủ chi phí thực tế, tránh phát sinh sau khi đã xác nhận vận chuyển.

Tổng chi phí thường bao gồm:

Cước vận chuyển quốc tế
Phí địa phương tại cảng đi và cảng đến
Phụ phí nhiên liệu, phụ phí mùa cao điểm và các phụ phí an ninh
Chi phí xử lý chứng từ và các dịch vụ liên quan

Một bảng chi phí chi tiết giúp khách hàng dễ dàng so sánh và dự trù ngân sách chính xác hơn.

Bước 5: Lập Và Gửi Bảng Báo Giá Cho Khách Hàng

Sau khi hoàn tất việc tính toán, forwarder sẽ lập bảng báo giá chính thức. Bảng báo giá cần thể hiện rõ:

Tuyến vận chuyển
Phân tách chi tiết từng loại phí
Điều kiện áp dụng và thời hạn hiệu lực của giá

Báo giá minh bạch và rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp sau này và thể hiện tính chuyên nghiệp của đơn vị logistics.

Bước 6: Theo Dõi Phản Hồi Và Tư Vấn Phương Án Phù Hợp

Sau khi gửi báo giá, bộ phận sales sẽ chủ động theo dõi phản hồi của khách hàng, đồng thời giải thích các điều khoản và tư vấn lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế.

Trong nhiều trường hợp, khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnh lịch tàu, thay đổi loại container hoặc so sánh giữa nhiều tuyến vận chuyển. Việc phản hồi nhanh và tư vấn chính xác giúp tăng khả năng chốt đơn và xây dựng sự tin tưởng.

Bước 7: Xác Nhận Booking Và Đặt Chỗ Với Hãng Vận Chuyển

Khi khách hàng đồng ý với báo giá, forwarder sẽ tiến hành xác nhận booking và đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không. Sau khi đặt chỗ thành công, đơn vị logistics sẽ nhận được booking confirmation và gửi lại cho khách hàng để đối chiếu.

Đây là mốc quan trọng vì sau bước này, lô hàng đã chính thức được lên kế hoạch vận chuyển và có lịch trình cụ thể.

Bước 8: Chuyển Hồ Sơ Sang Bộ Phận Vận Hành Để Triển Khai Lô Hàng

Sau khi booking được xác nhận, toàn bộ thông tin và hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận operations để tiếp tục xử lý các bước tiếp theo như:

Hướng dẫn khách hàng lập Shipping Instruction
Phát hành và kiểm tra vận đơn
Thực hiện khai báo hải quan
Theo dõi hành trình và cập nhật tình trạng lô hàng

Việc phối hợp chặt chẽ giữa sales, pricing và operations giúp đảm bảo lô hàng được xử lý thông suốt từ lúc báo giá đến khi giao hàng thành công.

Lợi Ích Khi Doanh Nghiệp Hiểu Rõ Quy Trình Báo Giá Logistics

Khi nắm rõ quy trình làm việc của công ty logistics, doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể:

Chuẩn bị thông tin chính xác ngay từ đầu
So sánh báo giá giữa các đơn vị một cách hiệu quả
Dự trù chi phí và thời gian vận chuyển sát với thực tế
Hạn chế rủi ro chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không mong muốn

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên xuất khẩu hoặc nhập khẩu, việc hợp tác với một forwarder có quy trình báo giá minh bạch và chuyên nghiệp sẽ mang lại lợi thế lớn về chi phí và tiến độ.

Kết Luận

Quy trình tiếp nhận booking và báo giá trong logistics không chỉ là hoạt động nội bộ của công ty vận chuyển mà còn là yếu tố quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng. Từ bước tiếp nhận thông tin, lấy giá, lập báo giá cho đến xác nhận booking và triển khai vận hành, mỗi giai đoạn đều cần được thực hiện chính xác và đồng bộ.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi hiểu rõ quy trình này sẽ chủ động hơn trong việc làm việc với đối tác logistics, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến chi phí và thời gian giao hàng trong thương mại quốc tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU