GIÁM ĐỊNH HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU LÀ GÌ? KHI NÀO DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI GIÁM ĐỊNH?

Trong hoạt động thương mại quốc tế, khoảng cách địa lý, khác biệt tiêu chuẩn và rủi ro vận chuyển luôn tiềm ẩn nhiều tranh chấp về chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng.

Đó là lý do giám định hàng hóa xuất nhập khẩu trở thành bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, bảo vệ quyền lợi pháp lý và đảm bảo quá trình thanh toán – thông quan diễn ra thuận lợi.

Vậy giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là gì? Khi nào bắt buộc phải giám định? Quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là hoạt động kiểm tra, xác định tình trạng thực tế của lô hàng về:

Số lượng
Chất lượng
Quy cách, chủng loại
Bao bì, đóng gói
Mức độ tổn thất, hư hỏng

so với hợp đồng mua bán, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc thỏa thuận giữa các bên.

Hoạt động này được thực hiện bởi đơn vị giám định độc lập có chức năng pháp lý. Sau khi kiểm tra, công ty giám định sẽ cấp Chứng thư giám định (Certificate of Inspection) – văn bản có giá trị pháp lý để:

Làm căn cứ thanh toán quốc tế (đặc biệt với L/C)
Giải quyết tranh chấp thương mại
Khiếu nại hãng tàu, bảo hiểm
Hoàn thiện hồ sơ hải quan

Theo Luật Thương mại 2005, giám định là hoạt động thương mại nhằm xác định tình trạng thực tế của hàng hóa theo yêu cầu khách hàng.

Nói đơn giản, nếu hợp đồng là cam kết trên giấy tờ, thì giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là bằng chứng xác nhận cam kết đó có được thực hiện đúng hay không.

Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu?

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước giám định để tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế đây lại là khoản chi giúp tránh rủi ro rất lớn.

Bảo vệ quyền lợi khi thanh toán quốc tế

Trong nhiều hợp đồng sử dụng L/C, ngân hàng chỉ chấp nhận thanh toán khi có chứng thư giám định xác nhận hàng hóa đúng chất lượng và số lượng.

Căn cứ pháp lý khi xảy ra tổn thất

Khi hàng bị ướt, móp méo, thiếu hụt hoặc hư hỏng, hình ảnh thông thường không đủ giá trị pháp lý. Chỉ biên bản và chứng thư giám định độc lập mới được hãng tàu và bảo hiểm chấp nhận bồi thường.

Yêu cầu bắt buộc từ cơ quan quản lý

Một số mặt hàng đặc thù chỉ được phép thông quan khi có kết quả giám định theo quy định pháp luật.

Khi Nào Cần Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu?

Không phải lô hàng nào cũng phải giám định, nhưng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các trường hợp sau.

Trường hợp giám định bắt buộc theo quy định nhà nước

Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng (theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg)
Phế liệu nhập khẩu làm nguyên liệu sản xuất
Một số mặt hàng cần giám định để xác định mã HS chính xác
Hàng hóa có nguy cơ ảnh hưởng môi trường, an toàn

Nếu không có kết quả giám định, lô hàng có thể bị từ chối thông quan.

Trường hợp giám định theo nhu cầu thương mại

Hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển
Tranh chấp về số lượng, chất lượng so với hợp đồng
Yêu cầu của ngân hàng trong thanh toán L/C
Hàng rời cần đo mớn nước xác định khối lượng

Các Loại Hình Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Phổ Biến

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức giám định khác nhau tùy mục đích:

Giám định chất lượng hàng hóa
Giám định số lượng, trọng lượng
Giám định bao bì, đóng gói
Giám định tổn thất, hư hỏng
Giám định xuất xứ hàng hóa
Giám định chằng buộc hàng hóa trên tàu/container
Giám định mớn nước đối với hàng rời

Mỗi loại hình đều phục vụ một mục tiêu pháp lý và thương mại riêng.

Quy Trình Giám Định Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Chuẩn Thực Tế

Bước 1: Đăng ký yêu cầu giám định

Doanh nghiệp gửi hồ sơ gồm:

Hợp đồng ngoại thương
Invoice, Packing List
Vận đơn
Mô tả nội dung cần giám định

Bước 2: Xác nhận địa điểm và thời gian

Đơn vị giám định lên kế hoạch kiểm tra tại cảng, kho hoặc trên tàu.

Bước 3: Tiến hành giám định hiện trường

Giám định viên:

Kiểm tra thực tế lô hàng
Chụp ảnh, ghi nhận hiện trạng
Lấy mẫu phân tích nếu cần

Doanh nghiệp nên cử đại diện chứng kiến và ký biên bản.

Bước 4: Thông báo kết quả sơ bộ (nếu gấp)

Phục vụ thông quan hoặc xử lý nhanh.

Bước 5: Cấp chứng thư giám định chính thức

Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất.

Ai Là Người Chịu Chi Phí Giám Định?

Nguyên tắc chung:

Bên yêu cầu giám định sẽ thanh toán chi phí.

Tuy nhiên:

Nếu phát hiện hàng sai hợp đồng, người bán có thể phải hoàn phí và bồi thường
Điều khoản thanh toán có thể được thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Giám Định Hàng Hóa

Chọn đơn vị giám định đủ chức năng pháp lý
Yêu cầu nội dung giám định càng cụ thể càng tốt
Giữ nguyên hiện trạng khi phát hiện tổn thất
Thực hiện giám định sớm để tránh mất chứng cứ
Với dây chuyền thiết bị, nên giám định đồng bộ để tối ưu thuế

Kết Luận

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ là một thủ tục kỹ thuật mà là công cụ bảo vệ tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp.

Thực hiện đúng thời điểm giúp:

Tránh tranh chấp kéo dài
Bảo vệ quyền lợi thanh toán
Đảm bảo thông quan thuận lợi
Hạn chế rủi ro tổn thất lớn

Doanh nghiệp nên chủ động đưa điều khoản giám định vào hợp đồng ngay từ đầu để kiểm soát chất lượng và an toàn thương mại quốc tế. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU