CÁC BƯỚC BOOKING HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

Trong bối cảnh nhu cầu xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không ngày càng tăng, đặc biệt với các mặt hàng có giá trị cao, thời gian giao gấp hoặc yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt, việc nắm rõ quy trình đặt booking hàng không xuất khẩu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch vận chuyển và kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít shipper vẫn gặp tình trạng chậm chuyến, phát sinh phí hoặc rủi ro chứng từ do chưa hiểu rõ các bước booking hàng air. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm trọn quy trình booking lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không một cách đầy đủ và dễ áp dụng.

1. Gửi yêu cầu báo giá booking hàng không

Bước đầu tiên trong quy trình đặt booking hàng không xuất khẩu là shipper gửi yêu cầu báo giá cho đơn vị dịch vụ logistics hoặc forwarder. Thông tin cung cấp càng đầy đủ thì báo giá và phương án vận chuyển càng chính xác.

Các thông tin cần thiết bao gồm:

Tên hàng hóa (Commodity)
Trọng lượng tổng (Gross weight)
Số khối hoặc kích thước kiện hàng (CBM/Dimensions)
Quy cách đóng gói (thùng carton, pallet, kiện gỗ…)
Thời gian yêu cầu vận chuyển, ngày dự kiến bay (ETD mong muốn)
Địa điểm lấy hàng và giao hàng
Các yêu cầu đặc biệt như pin lithium, chất lỏng, hàng nguy hiểm, hàng dễ hỏng, hàng cần kiểm dịch…

Việc khai báo chính xác ngay từ đầu giúp tránh sai cước, tránh bị từ chối vận chuyển hoặc phát sinh thủ tục bổ sung về sau.

2. Nhận báo giá và lịch bay từ đơn vị dịch vụ

Sau khi tiếp nhận thông tin, đơn vị logistics sẽ phản hồi phương án vận chuyển phù hợp, bao gồm:

Lịch bay dự kiến (Flight schedule)
Thời gian cut-off hàng và cut-off chứng từ
Giá cước vận chuyển hàng không
Các khoản phụ phí liên quan như phụ phí nhiên liệu, phí an ninh, phí handling, phí phát hành AWB…

Ở bước này, shipper cần so sánh giữa các phương án về thời gian bay, tổng chi phí và mức độ phù hợp với yêu cầu lô hàng để lựa chọn phương án tối ưu nhất.

3. Xác nhận booking hàng không

Khi đã thống nhất phương án vận chuyển, shipper tiến hành xác nhận booking với đơn vị dịch vụ. Forwarder sẽ thực hiện đặt chỗ với hãng hàng không và gửi lại Booking Confirmation.

Thông tin trong booking confirmation thường bao gồm:

Số booking
Chuyến bay và ngày bay
Kho hàng tại sân bay tiếp nhận
Thời gian cut-off hàng và cut-off chứng từ
Các lưu ý đặc biệt đối với lô hàng (nếu có)

Shipper cần kiểm tra kỹ các thông tin này để đảm bảo trùng khớp với kế hoạch xuất hàng, tránh sai sót dẫn đến trễ chuyến hoặc phát sinh chi phí lưu kho.

4. Giao hàng và thực hiện thủ tục xuất khẩu

Sau khi booking được xác nhận, shipper tiến hành giao hàng đến kho hàng tại sân bay theo đúng thông tin đã được cung cấp.

Quy trình tại kho bao gồm:

Vận chuyển hàng đến kho hàng không
Cân đo thực tế và kiểm tra kích thước
Soi chiếu an ninh theo quy định hàng không
Hoàn thiện và phát hành vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)

Song song đó, bộ hồ sơ xuất khẩu cần được chuẩn bị đầy đủ, bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Tờ khai hải quan xuất khẩu
Các chứng từ chuyên ngành khác nếu có

Sau khi hoàn tất các bước trên, lô hàng sẽ chính thức được xếp lên chuyến bay theo lịch trình đã đặt.

5. Lưu ý quan trọng khi đặt booking hàng air xuất khẩu

Để hạn chế rủi ro trong quá trình booking hàng không, doanh nghiệp cần lưu ý:

Cung cấp thông tin lô hàng chính xác ngay từ đầu
Đặt booking sớm đối với các mùa cao điểm
Tuân thủ nghiêm ngặt thời gian cut-off
Kiểm tra kỹ các điều kiện vận chuyển đối với hàng đặc biệt
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics trong suốt quá trình xử lý lô hàng

Kết luận

Quy trình đặt booking lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và phối hợp chặt chẽ giữa shipper và đơn vị logistics. Việc nắm rõ từng bước trong quy trình booking hàng air giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch xuất khẩu, tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ. Lựa chọn đơn vị logistics uy tín, giàu kinh nghiệm sẽ là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận chuyển hàng không diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU