ĐÁP ỨNG CUT-OFF NHƯNG VẪN RỚT HÀNG – NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP CHI TIẾT

Trong vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường biển, rất nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đưa container vào cảng trước thời gian cut-off là chắc chắn lô hàng sẽ được xếp lên tàu. Tuy nhiên trên thực tế, có không ít trường hợp dù đã đáp ứng đầy đủ cut-off, hàng vẫn bị rớt và phải dời sang chuyến sau.

Vậy tại sao tình trạng này lại xảy ra? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của cut-off trong xuất khẩu FCL, các nguyên nhân phổ biến khiến container bị rớt hàng, và cách hạn chế rủi ro hiệu quả.

Cut-Off không đồng nghĩa với việc chắc chắn đi tàu

Trước hết cần hiểu đúng về khái niệm cut-off.

Cut-off là thời hạn cuối cùng mà hãng tàu hoặc cảng chấp nhận chứng từ và container để chuẩn bị cho chuyến tàu dự kiến. Tuy nhiên, đây chỉ là mốc thời gian tiếp nhận, không phải cam kết chắc chắn rằng container sẽ được xếp lên tàu.

Quyền quyết định cuối cùng phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

Hãng tàu
Terminal hoặc cảng xếp hàng
Sức chứa thực tế của tàu
Tình hình khai thác tại cảng

Vì vậy, việc tuân thủ cut-off chỉ là điều kiện cần, không phải điều kiện đủ để đảm bảo lô hàng được xuất đi đúng kế hoạch.

1. Overbooking – Nguyên nhân hàng đầu khiến hàng bị rớt

Overbooking là tình trạng hãng tàu nhận số lượng booking vượt quá sức chứa thực tế của tàu. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc container bị rớt dù đã vào cảng đúng hạn.

Hãng tàu thường áp dụng overbooking để phòng trường hợp có một số khách hủy hoặc hoãn booking vào phút cuối. Tuy nhiên khi tất cả khách đều giao hàng đúng kế hoạch, tàu sẽ rơi vào tình trạng quá tải.

Lúc này, hãng tàu buộc phải lọc và ưu tiên một số container nhất định. Những lô hàng dễ bị rớt thường là:

Hàng có mức giá cước thấp
Không thuộc hợp đồng dài hạn với hãng tàu
Booking thông qua các forwarder nhỏ
Hàng không có ưu tiên đặc biệt

Do đó, ngay cả khi bạn đáp ứng đúng cut-off, rủi ro bị rớt hàng vẫn hoàn toàn có thể xảy ra.

2. Container vào cảng muộn dù vẫn trong Cut-Off

Nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng chỉ cần vào cảng trước thời gian cut-off là đủ. Nhưng trên thực tế, cut-off là giờ giới hạn cuối cùng, không phải giờ khuyến nghị để giao hàng.

Khi container được đưa vào cảng sát giờ cut-off, cảng có thể không đủ thời gian để:

Thực hiện soi chiếu an ninh
Sắp xếp vị trí container trong bãi
Điều động phương tiện kéo container ra cầu tàu

Vì vậy, những container vào cảng muộn thường bị xếp vào danh sách chờ và có nguy cơ cao bị roll sang chuyến kế tiếp. Terminal luôn ưu tiên các container được hạ bãi sớm và đầy đủ chứng từ.

3. Nộp VGM, SI hoặc chứng từ muộn

Ngoài cut-off về container, còn có các mốc cut-off rất quan trọng khác như:

Cut-off VGM (Verified Gross Mass)
Cut-off SI (Shipping Instruction)
Cut-off chứng từ hải quan

Nếu các thông tin này bị nộp muộn hoặc có sai sót, container có thể bị giữ lại dù đã nằm trong cảng.

Một số lỗi thường gặp:

VGM khai sát giờ hoặc sai số cân
Shipping Instruction gửi muộn
Phải sửa SI nhiều lần
Thông tin chứng từ không khớp với booking

Khi hệ thống của hãng tàu ghi nhận chứng từ chưa hoàn tất, container sẽ bị hold và không được đưa vào danh sách xếp tàu.

4. Thay đổi lịch tàu ngoài dự kiến

Trong quá trình khai thác, hãng tàu có thể phát sinh các thay đổi đột xuất như:

Đổi sang tàu nhỏ hơn
Bỏ cảng xếp hàng (skip port)
Điều chỉnh lịch trình do thời tiết xấu
Thực hiện cắt giảm container để kịp tiến độ

Khi xảy ra các tình huống này, dù container đã vào cảng từ sớm vẫn có thể bị loại khỏi kế hoạch xếp tàu. Đây là yếu tố khách quan mà cả shipper lẫn forwarder đều khó kiểm soát.

5. Ưu tiên xếp chỗ cho các loại hàng đặc biệt

Không phải mọi loại hàng đều được đối xử như nhau. Trong trường hợp thiếu chỗ, hãng tàu sẽ ưu tiên các nhóm hàng có lợi nhuận cao hoặc yêu cầu đặc thù, ví dụ:

Hàng lạnh (reefer container)
Hàng nguy hiểm (DG cargo)
Hàng của khách hàng lớn, hợp đồng dài hạn
Hàng chấp nhận trả phụ phí cao

Những lô hàng thông thường, không có ưu tiên đặc biệt, rất dễ bị đẩy sang chuyến sau ngay cả khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục.

6. Booking chỉ mang tính chất giữ chỗ tạm thời

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng có booking confirmation là chắc chắn có chỗ trên tàu. Thực tế, booking chỉ là cam kết mềm giữa hãng tàu và khách hàng.

Số lượng booking mà hãng tàu nhận thường lớn hơn số slot thực tế. Khi tàu quá tải, hãng sẽ sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và một số booking sẽ bị loại.

Điều này lý giải vì sao đôi khi doanh nghiệp nhận được booking nhưng đến sát ngày vẫn bị thông báo hết chỗ.

7. Các sự cố phát sinh tại Terminal

Ngoài các yếu tố từ hãng tàu, bản thân terminal hoặc cảng cũng có thể gây ảnh hưởng đến việc xếp hàng:

Cảng quá tải, kẹt bãi
Thiếu thiết bị cẩu nâng
Hệ thống quản lý gặp lỗi
Container bị xếp sai block, không kịp kéo ra cầu tàu

Những sự cố này khiến container dù đã vào cảng đúng thời gian vẫn không thể đưa lên tàu như kế hoạch.

Giair pháp giảm thiểu rủi ro rớt hàng

Để hạn chế tối đa việc rớt hàng dù đã đáp ứng cut-off, doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau:

Đưa container vào cảng càng sớm càng tốt, không chờ sát giờ cut-off
Hoàn thiện VGM và SI trước thời hạn quy định
Lựa chọn hãng tàu uy tín và ổn định
Làm việc với forwarder có năng lực và quan hệ tốt với hãng tàu
Sử dụng dịch vụ cam kết slot trong mùa cao điểm
Chuẩn bị sẵn phương án backup với chuyến tàu kế tiếp

Chủ động trong khâu chuẩn bị sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể rủi ro bị roll hàng ngoài ý muốn.

Kết luận

Hiểu đúng về cut-off trong xuất khẩu FCL là yếu tố quan trọng để quản lý kế hoạch vận chuyển hiệu quả. Cut-off chỉ là điều kiện cần, còn việc container có được xếp lên tàu hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như overbooking, ưu tiên của hãng tàu, tình hình khai thác tại cảng và mức độ hoàn thiện chứng từ.

Doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm rõ các nguyên nhân này để chủ động hơn trong quá trình làm hàng, tránh bị động và phát sinh chi phí không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU