CHECKLIST CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU – HƯỚNG DẪN KIỂM TRA BỘ HỒ SƠ CHUẨN TỪ A ĐẾN Z

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ đóng vai trò như “xương sống” của toàn bộ lô hàng. Chỉ cần một sai sót nhỏ trên Invoice, Packing List hay vận đơn cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí hoặc thậm chí không thể thông quan. Chính vì vậy, việc kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu một cách cẩn thận và có hệ thống là bước quan trọng không thể bỏ qua. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn checklist chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết nhất, áp dụng được cho mọi loại hình lô hàng.

1. Checklist kiểm tra chung – Áp dụng cho mọi lô hàng

Trước khi đi vào kiểm tra từng loại chứng từ cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu tổng thể các thông tin cơ bản giữa các tài liệu.

Thông tin doanh nghiệp

Các mục cần kiểm tra bao gồm:

Tên Shipper và Consignee phải đúng theo giấy phép kinh doanh
Địa chỉ công ty phải khớp hoàn toàn trên tất cả chứng từ: Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB
Mã số thuế chính xác
Người nhận hàng đúng theo hợp đồng hoặc L/C

Bất kỳ sai lệch nào trong thông tin doanh nghiệp đều có thể dẫn đến việc không khai báo hải quan được hoặc phải chỉnh sửa chứng từ rất phức tạp.

Thông tin hàng hóa

Đây là phần thường xảy ra sai sót nhất:

Tên hàng phải thống nhất trên mọi chứng từ
Không được sử dụng tên hàng chung chung như machine, goods, spare parts
Mô tả hàng hóa phải phù hợp với mã HS code và các quy định kiểm tra chuyên ngành
Không có sự mâu thuẫn về quy cách, chủng loại giữa các chứng từ

Hải quan sẽ căn cứ vào mô tả hàng hóa để xác định thuế suất và chính sách quản lý, vì vậy thông tin này cần chính xác tuyệt đối.

Số lượng và trọng lượng

Các yếu tố bắt buộc phải đồng nhất:

Số kiện phải giống nhau trên Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB
Trọng lượng Gross Weight phải lớn hơn hoặc bằng Net Weight
Thể tích CBM phải phù hợp thực tế đóng hàng
Không được lệch số kiện giữa các chứng từ

Lệch số lượng hoặc trọng lượng là lỗi rất dễ khiến lô hàng bị phân vào luồng kiểm hóa.

2. Checklist kiểm tra Commercial Invoice

Commercial Invoice là chứng từ quan trọng nhất để xác định trị giá hải quan. Do đó cần kiểm tra kỹ các mục sau:

Số Invoice và ngày phát hành hợp lý
Điều kiện Incoterms đúng theo hợp đồng mua bán (EXW, FOB, CIF…)
Đơn giá nhân số lượng phải bằng tổng tiền
Đồng tiền thanh toán đúng theo thỏa thuận
Điều khoản thanh toán rõ ràng
Không sử dụng Proforma Invoice để khai hải quan

Một số lỗi thường gặp trên Invoice

Sai Incoterms dẫn đến khai sai trị giá hải quan
Trị giá Invoice quá thấp so với thị trường dễ bị hải quan tham vấn giá
Mô tả hàng không đầy đủ, không rõ model hoặc xuất xứ

Những lỗi này có thể làm chậm quá trình thông quan và phát sinh nhiều chi phí không mong muốn.

3. Checklist kiểm tra Packing List

Packing List giúp hải quan xác định cách thức đóng gói và số lượng thực tế của lô hàng. Khi kiểm tra cần lưu ý:

Số kiện phải trùng khớp với Invoice và vận đơn
Hình thức đóng gói phải ghi rõ: carton, pallet, crate…
Có đầy đủ ký mã hiệu (Shipping mark)
Trọng lượng từng kiện hợp lý
Không thiếu dòng hàng nào so với Invoice

Trong trường hợp lô hàng bị kiểm hóa thực tế, Packing List là tài liệu được hải quan xem xét rất kỹ. Vì vậy tính chính xác của chứng từ này đặc biệt quan trọng.

4. Checklist kiểm tra vận đơn – B/L hoặc AWB

Tùy theo phương thức vận chuyển mà doanh nghiệp cần kiểm tra loại vận đơn tương ứng.

Đối với Air Waybill (hàng không)

Cần đối chiếu các thông tin:

Số AWB chính xác
Thông tin Shipper, Consignee, Notify Party đúng
Sân bay đi và sân bay đến chính xác
Số kiện và trọng lượng khớp Packing List
Tên hàng ghi đúng và đầy đủ

Mặc dù AWB không yêu cầu bản gốc để nhận hàng, nhưng nếu sai thông tin, lô hàng vẫn có thể bị giữ lại để chỉnh sửa.

Đối với Bill of Lading (hàng biển)

Các mục cần kiểm tra:

Loại vận đơn: Original, Telex Release hoặc Surrendered
Số container và số seal đúng thực tế
Cảng đi, cảng đến chính xác
Ngày On Board hợp lý
Điều khoản Freight Prepaid hoặc Collect đúng theo hợp đồng
Không sai chính tả tên công ty

Sai sót trên B/L có thể dẫn đến việc không nhận được hàng tại cảng đích hoặc phải làm amendment rất tốn thời gian và chi phí.

5. Checklist kiểm tra C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ

Nếu lô hàng sử dụng C/O để hưởng ưu đãi thuế, cần kiểm tra kỹ:

Form C/O đúng loại (E, D, AK, AJ, EUR.1…)
Thông tin người xuất và người nhập trùng với Invoice
Mô tả hàng hóa phù hợp
Số Invoice và ngày Invoice khớp
C/O còn trong thời hạn hiệu lực
Có đầy đủ chữ ký và con dấu hợp lệ

Lưu ý quan trọng: nếu C/O bị sai, doanh nghiệp có thể mất hoàn toàn ưu đãi thuế và rất khó để điều chỉnh sau khi đã thông quan.

6. Checklist giấy phép và kiểm tra chuyên ngành

Không phải mặt hàng nào cũng được tự do xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra:

Hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành không
Giấy phép còn hiệu lực
Tên hàng và model trên giấy phép trùng khớp 100% với chứng từ
Số lượng và mục đích nhập khẩu đúng quy định
Đính kèm đầy đủ khi khai hải quan

Thiếu giấy phép hoặc giấy tờ chuyên ngành là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị ách tắc tại cửa khẩu.

7. Checklist cuối cùng trước khi khai hải quan

Trước thời điểm truyền tờ khai, hãy đảm bảo các tiêu chí sau đã được đáp ứng:

Đã đối chiếu toàn bộ chứng từ với nhau
Không có thông tin mâu thuẫn giữa các tài liệu
Mã HS code phù hợp với mô tả hàng hóa
Trị giá khai báo hợp lý
Đã chuẩn bị đầy đủ file scan và bản gốc khi cần thiết

Chỉ khi hoàn tất bước kiểm tra tổng thể này, bộ chứng từ mới sẵn sàng để tiến hành khai báo hải quan.

Kết luận

Việc chuẩn hóa và kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt quyết định tốc độ thông quan của mỗi lô hàng. Một checklist chứng từ xuất nhập khẩu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp:

Hạn chế tối đa rủi ro sai sót
Tránh phát sinh chi phí chỉnh sửa
Rút ngắn thời gian làm thủ tục
Đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi

Hy vọng rằng bài viết trên đã mang đến cho bạn một quy trình kiểm tra chứng từ đầy đủ và dễ áp dụng trong thực tế. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU