TÌM HIỂU CHI TIẾT MÃ VẠCH TỜ KHAI HẢI QUAN VÀ CÁCH LẤY ĐÚNG QUY ĐỊNH

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, tờ khai hải quan điện tử đóng vai trò trung tâm trong toàn bộ quá trình thông quan hàng hóa. Đi kèm với tờ khai là mã vạch hải quan – một yếu tố quan trọng giúp cơ quan hải quan, doanh nghiệp và các đơn vị liên quan kiểm tra, đối chiếu và xử lý lô hàng nhanh chóng, chính xác.

Việc hiểu rõ mã vạch tờ khai hải quan là gì, chứa những thông tin nào và cách lấy mã vạch đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh rủi ro trong quá trình làm thủ tục.

Mã vạch tờ khai hải quan là gì?

Mã vạch tờ khai hải quan, hay còn gọi là Declaration Barcode, là loại mã vạch được in trực tiếp trên tờ khai hải quan điện tử sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc khai báo. Khi quét mã vạch này, toàn bộ dữ liệu liên quan đến lô hàng sẽ được hiển thị trên hệ thống hải quan.

Mã vạch đóng vai trò như một “chìa khóa dữ liệu”, giúp các bên liên quan nhanh chóng truy xuất thông tin tờ khai, phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát, thông quan và vận chuyển hàng hóa.

Thông tin thể hiện trong mã vạch tờ khai hải quan

Một mã vạch tờ khai hải quan hợp lệ thường chứa đầy đủ các thông tin quan trọng của lô hàng, bao gồm:

Thông tin doanh nghiệp đứng tên tờ khai
Mã số thuế của doanh nghiệp
Số tờ khai hải quan và trạng thái xử lý
Ngày đăng ký tờ khai
Loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu
Kết quả phân luồng tờ khai
Số lượng hàng hóa
Trọng lượng hàng hóa

Nhờ những thông tin này, cơ quan hải quan và đơn vị khai thác cảng, kho bãi có thể nhanh chóng xác minh tình trạng lô hàng mà không cần kiểm tra thủ công nhiều chứng từ.

Các bước in mã vạch hải quan nhanh chóng – Smart Link Logistics

Vai trò của mã vạch tờ khai trong quá trình thông quan

Mã vạch hải quan không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan hàng hóa. Trong thực tế, mã vạch được sử dụng để:

Hỗ trợ cơ quan hải quan kiểm tra và đối chiếu thông tin tờ khai
Giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi trạng thái lô hàng
Phục vụ việc làm thủ tục tại cảng, kho CFS, ICD
Giảm thời gian xử lý giấy tờ và hạn chế sai sót thủ công

Nếu mã vạch không chính xác hoặc không thể truy xuất, lô hàng có thể bị chậm thông quan hoặc phải thực hiện lại một số thủ tục cần thiết.

Cách lấy mã vạch tờ khai hải quan chi tiết

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch tờ khai hải quan bằng hai cách phổ biến là lấy trực tuyến trên hệ thống hải quan hoặc thông qua phần mềm khai báo ECUS.

Lấy mã vạch tờ khai hải quan online

Đây là cách thực hiện trực tiếp trên hệ thống điện tử của cơ quan hải quan. Các bước cơ bản bao gồm:

Truy cập website của Tổng cục Hải quan để thực hiện khai báo điện tử
Chọn mục in bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng
Nhập đầy đủ thông tin yêu cầu như mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày đăng ký tờ khai
Thực hiện lấy thông tin từ hệ thống
In mã vạch để sử dụng trong quá trình làm thủ tục

Cách này phù hợp với các doanh nghiệp muốn tra cứu nhanh thông tin tờ khai đã đăng ký.

Lấy mã vạch tờ khai qua phần mềm ECUS

Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu ưu tiên sử dụng phần mềm ECUS5VNACCS vì thao tác nhanh, dữ liệu đồng bộ và độ chính xác cao. Quy trình thực hiện như sau:

Đăng nhập vào phần mềm ECUS5VNACCS
Mở tờ khai cần lấy mã vạch
Truy cập tab “Kết quả xử lý tờ khai” và chọn “Danh sách container”
Xác thực bằng chữ ký số của doanh nghiệp
Nhận phản hồi từ hệ thống hải quan
Xuất file dữ liệu và in mã vạch để sử dụng

Phương pháp này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và lưu trữ thông tin mã vạch phục vụ cho nhiều khâu trong chuỗi logistics.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mã vạch tờ khai hải quan

Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên mã vạch trùng khớp với dữ liệu tờ khai đã đăng ký

Mã vạch phải rõ nét, không bị mờ hoặc lỗi khi in

Luôn kiểm tra trạng thái tờ khai trước khi sử dụng mã vạch để làm thủ tục tại cảng hoặc kho

Trường hợp tờ khai bị sửa đổi hoặc hủy, cần lấy lại mã vạch mới để tránh sai sót

Việc chủ quan sử dụng mã vạch cũ hoặc sai thông tin có thể khiến lô hàng bị chậm xử lý hoặc phát sinh thêm thủ tục không cần thiết.

Kết luận

Mã vạch tờ khai hải quan là công cụ quan trọng giúp quản lý, theo dõi và thông quan hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ khái niệm, thông tin hiển thị cũng như cách lấy mã vạch đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của cơ quan hải quan.

Trong bối cảnh thủ tục hải quan ngày càng được số hóa, hiểu và sử dụng thành thạo mã vạch tờ khai chính là một lợi thế lớn đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU