SHIPPING MARKS LÀ GÌ? QUY ĐỊNH, CÁCH GHI & MẪU SHIPPING MARKS CHUẨN NHẤT

Trong hoạt động Logistics và vận tải quốc tế, Shipping Marks là một trong những thông tin quan trọng nhất gắn trên từng đơn vị bao bì hàng hóa. Đây là cơ sở để người vận chuyển, nhân viên kho, cảng, hải quan và người nhận nhận diện lô hàng, xử lý đúng cách và giảm thiểu tối đa tình trạng nhầm lẫn, thất lạc hay hư hỏng.

Mặc dù Shipping Marks xuất hiện trên hầu hết các chứng từ vận chuyển, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ Shipping Marks là gì, vai trò của nó và cách ghi cho đúng tiêu chuẩn. Bài viết này của Smart Link Logistics sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ thông tin cần biết.

1. Shipping Marks là gì?

Shipping Marks là các ký hiệu, từ viết, mã số hoặc dấu hiệu được in/ghi/dán lên bao bì hàng hóa như carton, bao, pallet hoặc container nhằm mục đích nhận diện trong suốt quá trình vận chuyển.

Shipping Marks đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong xuất nhập khẩu, thể hiện ở hai mục đích chính:

1.1. Nhận diện và phân loại hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Tất cả những người tham gia chuỗi logistics – từ nhân viên kho, công nhân bốc xếp đến hãng tàu – đều dựa vào Shipping Marks để biết được:

Hàng thuộc lô nào
Điểm đến và người nhận là ai
Cách xử lý an toàn (dễ vỡ, để thẳng đứng, tránh nắng…)

Điều này giúp tối ưu quá trình vận chuyển và hạn chế rủi ro như thất lạc, giao sai, chất xếp sai quy cách.

1.2. Giúp người nhận xác định đúng đơn hàng

Người nhận hàng dựa vào Shipping Marks để:

Kiểm tra đúng lô hàng của mình
Đối chiếu với chứng từ
Thực hiện các thủ tục nhập khẩu, kiểm đếm, lưu kho

Nếu Shipping Marks không rõ ràng hoặc sai lệch, doanh nghiệp rất dễ bị:

Giao nhầm hàng
Bị giữ hàng kiểm tra
Xử phạt hải quan
Mất mát hoặc hư hỏng do xử lý sai cách

Do đó, mỗi đơn vị đóng gói đều bắt buộc phải có Shipping Marks chính xác, đầy đủ và rõ ràng.

2. Quy định về Shipping Marks trong xuất nhập khẩu

Trên thực tế, Shipping Marks không có một bộ quy chuẩn thống nhất. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung cần tuân thủ:

2.1. Shipping Marks có thể là bất kỳ ký hiệu nào

Chỉ cần ký hiệu đó giúp nhận diện hàng hóa, nó được coi là Shipping Marks. Vì vậy, Shipping Marks có thể là:

Từ viết (Made in Vietnam, Fragile, Keep Dry…)
Số hiệu lô hàng
Mã sản phẩm
Biểu tượng cảnh báo
Logo đơn vị xuất khẩu

2.2. Mỗi loại bao bì có Shipping Marks khác nhau

Không nhất thiết phải đồng nhất giữa:

Hộp carton
Túi nilon
Pallet
Container

Ví dụ: Shipping Marks trên hộp carton có thể nhiều thông tin hơn Shipping Marks dán trên pallet.

2.3. Shipping Marks xuất hiện trên hầu hết các chứng từ

Các chứng từ có thể chứa Shipping Marks:

Packing List
Bill of Lading
Commercial Invoice

2.4. Những tài liệu không được phép hiển thị Shipping Marks

Hối phiếu (Bill of Exchange) tuyệt đối không được ghi Shipping Marks, ngoại trừ số thư tín dụng.

Lý do: Hối phiếu là chứng từ mang tính pháp lý và các ký hiệu không đúng quy định có thể khiến hối phiếu vô hiệu.

2.5. Shipping Marks trong thư tín dụng (L/C)

Shipping Marks có thể được yêu cầu trong:

Trường 46-A (Documents Required)
Trường 47-A (Additional Conditions)

Các hướng dẫn chi tiết được trình bày trong bộ quy tắc ISBP 745, điều từ A32 đến A34.

3. Ví dụ và mẫu Shipping Marks trong thực tế

Dưới đây là hai tình huống thực tế giúp bạn hình dung rõ hơn cách áp dụng Shipping Marks trong xuất nhập khẩu.

Ví dụ 1: Gửi mẫu thực phẩm từ Ý sang Mỹ

Một công ty thực phẩm Ý gửi mẫu Sốt Pizza Tươi 5kg sang New York.

Shipping Marks áp dụng:

Trên lon thiếc 5kg:
- Mô tả hàng hóa
- Số lô
- Hạn sử dụng
- Khối lượng tịnh
Trên thùng carton:
- Product Description
- Country of Origin
- Handling Instructions
- Net Weight / Gross Weight
- Consignee Details

Tất cả Shipping Marks phải rõ ràng, dễ đọc và chống thấm để đảm bảo hàng hóa không bị nhầm lẫn.

Ví dụ 2: Gửi container hàng dệt may từ Maroc đến Pháp

Một công ty may mặc Maroc xuất khẩu đồ lót nam đi Pháp.

Shipping Marks sẽ được gắn tại nhiều cấp độ:

Trên túi nylon:
- Mô tả hàng
- Số lô
- Ngày sản xuất
- Chất liệu
- Hướng dẫn giặt
Trên thùng carton:
- Mô tả hàng hóa
- Xuất xứ
- Số lượng bên trong
- Net Weight / Gross Weight
- Thông tin người nhận
Trên pallet gỗ:
- Dấu ISPM15
- Ký hiệu pallet
Trên container:
- Số container
- Số seal
- Loại container

Mỗi cấp độ bao bì đều cần Shipping Marks tương ứng, phục vụ công tác truy xuất và kiểm tra.

4. Shipping Marks trên chứng từ xuất nhập khẩu – cần lưu ý gì?

4.1. Packing List nên hiển thị đầy đủ nhất

Đây là chứng từ thể hiện gần như toàn bộ Shipping Marks quan trọng:

Mã lô hàng
Số kiện
Trọng lượng
Kích thước
Xuất xứ
Hướng dẫn xử lý

4.2. Bill of Lading và Invoice phải có Shipping Marks liên quan

Các hãng tàu thường đối chiếu Shipping Marks trên:

Thùng hàng
Packing List
Booking
HAWB/MAWB (đối với hàng air)

Bất kỳ sai lệch nào cũng có thể khiến hàng:

Bị giữ lại kiểm tra
Bị yêu cầu sửa Manifest
Phát sinh chi phí tại cảng

4.3. Không ghi Shipping Marks trên Hối phiếu

Ngoại trừ số L/C, mọi Shipping Marks đều bị xem là thông tin không hợp lệ.

5. Kết luận

Shipping Marks là một phần trọng yếu của quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Việc ghi nhận chính xác, đầy đủ và thống nhất Shipping Marks sẽ giúp doanh nghiệp:

Giảm thiểu rủi ro logistics
Tránh nhầm lẫn, thất lạc và phạt hải quan
Tối ưu quy trình vận chuyển
Đảm bảo giao hàng đúng và nhanh

Smart Link Logistics hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích và dễ hiểu về Shipping Marks trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU