THÔNG TIN CẦN CHUẨN BỊ KHI ĐẶT BOOKING QUA HÃNG TÀU/FORWARDER

Việc đặt booking là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Đây là thao tác xác nhận chỗ trên tàu hoặc máy bay để đảm bảo lô hàng của doanh nghiệp được vận chuyển đúng thời gian dự kiến. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc bị yêu cầu bổ sung liên tục vì chưa chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thông tin cần chuẩn bị khi đặt booking, từ đó tối ưu quy trình và tránh chậm trễ không đáng có.

 

1. Thông Tin Chung Của Doanh Nghiệp Xuất Khẩu hoặc Nhập Khẩu

Đây là phần thông tin cơ bản mà hãng tàu hoặc forwarder cần để tạo booking và mở hồ sơ vận chuyển cho lô hàng.

Shipper và Consignee

Cung cấp đầy đủ tên công ty xuất khẩu (Shipper) và công ty nhập khẩu (Consignee).

Thông tin phải trùng khớp với chứng từ thương mại để tránh sai lệch khi phát hành vận đơn.

 

Người phụ trách liên hệ

Bao gồm:

• Tên người liên hệ trực tiếp

• Số điện thoại

• Email
  
  Thông tin này rất quan trọng để hãng tàu hoặc forwarder cập nhật việc lấy vỏ, thời gian cut-off, lịch tàu thay đổi, hoặc yêu cầu chỉnh sửa booking.

2. Thông Tin Chi Tiết Của Lô Hàng Cần Vận Chuyển

Đây là nhóm thông tin quyết định chính xác loại tàu, chuyến tàu, container và chi phí vận chuyển.

Cảng đi (POL) và cảng đến (POD)

Doanh nghiệp cần xác định rõ hành trình mong muốn.

Ví dụ:

• POL: Cát Lái, Hải Phòng, Quy Nhơn

• POD: Los Angeles, Rotterdam, Tokyo, Sydney

 

Ngày khởi hành dự kiến (ETD)

Giúp forwarder hoặc hãng tàu sắp xếp chuyến phù hợp.

Nếu thời gian gấp, họ sẽ lựa chọn chuyến tàu hoặc tuyến nhanh hơn.

 

Loại hàng hóa (Commodity)

Mô tả đúng bản chất hàng hóa, kèm theo mã HS nếu có.

Ví dụ:

• Frozen shrimp

• Electronics

• Garments

• Coffee beans

 

Số lượng kiện – trọng lượng – thể tích

Gồm tổng số carton/bao/kiện và số liệu:

• Gross weight

• Net weight

• CBM

Thông tin này ảnh hưởng trực tiếp tới giá cước biển và phí local charges.

 

Loại container và số lượng container

Doanh nghiệp phải xác định đúng loại container phù hợp với loại hàng:

• 20DC

• 40HC

• 40RF

• Open Top

• Flat Rack

Việc xác định sai container có thể làm phát sinh chi phí hoặc gây từ chối vận chuyển.

 

Yêu cầu đặc biệt của hàng hóa

Một số hàng hóa cần cung cấp thông tin bổ sung:

Hàng nguy hiểm (Dangerous Cargo)

Cần gửi MSDS để hãng tàu kiểm tra mức độ nguy hiểm và có chấp nhận vận chuyển hay không.

 

Hàng lạnh (Reefer Cargo)

Cần chỉ định nhiệt độ, độ ẩm và chế độ thông gió.

 

Hàng quá khổ – oversize (OOG)

Phải cung cấp thông số chiều dài, rộng, cao và trọng lượng để lên phương án vận chuyển.

 

3. Thông Tin Liên Quan Đến Chứng Từ Vận Tải

Thông tin chứng từ quyết định cách hãng tàu phát hành vận đơn và tiến hành các thủ tục vận chuyển.

Loại vận đơn mong muốn

• Master B/L

• House B/L

Doanh nghiệp cần xác định từ đầu để forwarder xử lý chính xác.

 

Hình thức thanh toán cước

Hai hình thức phổ biến:

• Freight Prepaid: thanh toán tại cảng đi

• Freight Collect: thanh toán tại cảng đến

Mỗi hình thức phù hợp với từng điều kiện Incoterms khác nhau.

 

Hãng tàu hoặc tuyến vận chuyển mong muốn

Nếu khách hàng có yêu cầu cụ thể về hãng tàu hoặc tuyến ngắn nhất, cần thông báo ngay từ đầu.

 

4. Cách Thức Đặt Booking Qua Hãng Tàu Hoặc Forwarder

Ngày nay, hầu hết các hãng tàu đều có website để khách hàng tự tạo booking trực tuyến, chẳng hạn như Maersk, CMA CGM, Evergreen, ONE hoặc Hapag-Lloyd.

Forwarder cũng thường sử dụng email hoặc hệ thống nội bộ để tiếp nhận yêu cầu booking.

Quy trình nhìn chung sẽ gồm:

• Doanh nghiệp gửi đầy đủ thông tin

• Hãng tàu/forwarder kiểm tra tính khả thi

• Xác nhận booking số

• Cập nhật cut-off và kế hoạch lấy container

Việc chuẩn bị thông tin rõ ràng, chính xác từ đầu giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và rút ngắn quy trình.

 

Kết Luận

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ thông tin cần chuẩn bị khi đặt booking là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chủ động trong lịch tàu, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro trong vận tải quốc tế. Việc thiếu thông tin hoặc bổ sung trễ có thể dẫn đến tình trạng lỡ chuyến, phát sinh phí lưu bãi hoặc kéo dài thời gian giao hàng.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.