10 BƯỚC KIỂM TRA TRƯỚC KHI HÀNG RA CẢNG CẦN BIẾT

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chỉ cần một sai sót nhỏ trước khi hàng ra cảng cũng có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại lớn: trễ chuyến tàu, phát sinh chi phí lưu bãi, thậm chí bị khách hàng từ chối nhận hàng. Vì vậy, việc kiểm tra hàng trước khi ra cảng là bước cực kỳ quan trọng, đặc biệt đối với bộ phận chứng từ và hiện trường.

Dưới đây là 10 bước kiểm tra chi tiết mà dân xuất nhập khẩu chuyên nghiệp luôn thực hiện để đảm bảo lô hàng được thông suốt, tránh mọi rủi ro trước khi tàu chạy.

 

1. Kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu

Trước tiên, cần rà soát kỹ toàn bộ chứng từ như Invoice, Packing List, Hợp đồng và C/O (nếu có).

Các thông tin quan trọng như người mua, người bán, điều kiện giao hàng (Incoterms) phải khớp hoàn toàn.

Doanh nghiệp nên sử dụng checklist nội bộ để kiểm từng dòng trước khi mở tờ khai, tránh sai sót khiến hải quan hoặc hãng tàu từ chối xử lý.

 

2. Đối chiếu thông tin Booking với chứng từ

Thông tin trên Booking cần được đối chiếu với chứng từ để đảm bảo chính xác tuyệt đối: số booking, tên tàu, chuyến tàu (Voyage No), ETD, Cut-off Time, loại container, POL – POD, Free Time.

Bất kỳ sai lệch nhỏ nào cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn container, chậm chuyến hoặc phát sinh phí lưu bãi.

 

3. Kiểm tra lịch đóng hàng và Cut-off của hãng tàu hoặc Forwarder

Ba mốc thời gian quan trọng cần chú ý là: Cut-off SI (Shipping Instruction), Cut-off CY và Cut-off VGM.

Xe hàng nên được sắp xếp đi ít nhất 1 ngày trước cut-off để tránh tình huống chậm giờ, lỡ tàu.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã phải “ngồi chờ 7 ngày” chỉ vì chậm một giờ so với cut-off time.

 

4. Kiểm tra container rỗng trước khi đóng hàng

Trước khi đóng hàng, cần kiểm tra kỹ tình trạng container rỗng: phải sạch, không có mùi, không rỉ sét hay thủng lỗ.

Đồng thời, đối chiếu số container và số seal rỗng với thông tin trên booking.

Nên chụp hình container trước khi đóng để lưu bằng chứng, tránh rủi ro khi có tranh chấp về hư hỏng hoặc nhiễm bẩn.

 

5. Đảm bảo hàng được đóng đúng sơ đồ (Container Loading Plan)

Hàng hóa cần được sắp xếp đúng theo sơ đồ tải trọng container, có chèn lót chắc chắn để hạn chế xô lệch khi vận chuyển.

Đối với hàng dễ vỡ hoặc dễ hư hại, cần dán nhãn cảnh báo như Fragile, Keep Dry, hoặc Up Arrow.

Bước này không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn giúp quá trình kiểm tra tại cảng diễn ra thuận lợi.

 

6. Ghi nhận hình ảnh và niêm phong container (Seal)

Sau khi đóng hàng, phải chụp hình container ở 4 góc và ghi rõ số seal.

Hình ảnh này được lưu lại trong hồ sơ lô hàng để làm bằng chứng nếu có tranh chấp.

Một số hãng tàu sẽ từ chối nhận container nếu số seal không khớp, vì vậy đây là bước không thể bỏ qua.

 

7. Khai báo VGM (Verified Gross Mass)

VGM là tổng trọng lượng container bao gồm hàng hóa và vỏ container.

Việc khai báo VGM đúng hạn, đúng định dạng theo yêu cầu của hãng tàu là bắt buộc.

Nếu quên hoặc khai sai VGM, container có thể không được xếp lên tàu, gây chậm trễ toàn bộ lịch xuất hàng.

8. Chuẩn bị thông tin mở tờ khai và thông quan hàng hóa

Doanh nghiệp cần xác định rõ: chi cục hải quan tiếp nhận tờ khai, mã địa điểm lưu kho, nơi tập kết hàng, cùng thời gian thông quan tối thiểu để đảm bảo lô hàng không bị rớt chuyến.

Cần cập nhật sớm dữ liệu vào hệ thống để tránh nghẽn mạng hoặc lỗi tờ khai vào giờ cao điểm.

 

9. Xác nhận SI Final và nhận bản nháp vận đơn (Draft B/L)

Bản nháp vận đơn (Draft B/L) phải được kiểm tra kỹ các thông tin: tên tàu, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số container và số seal.

Chỉ xác nhận khi mọi thông tin chính xác tuyệt đối, vì bất kỳ sai sót nào trên vận đơn cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình thanh toán quốc tế hoặc giao hàng cho người mua.

 

10. Kiểm tra các khoản phí và deadline thanh toán Local Charges

Trước khi hàng rời cảng, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ các khoản phí địa phương (Local Charges) như THC, DOC, Seal, Handling, VGM Fee…

So sánh lại với báo giá ban đầu để đảm bảo không bị tính sai.

Sau khi thanh toán, phải lưu hóa đơn điện tử để tránh phát sinh công nợ hoặc tranh cãi về sau.

 

Kết luận

10 bước kiểm tra trên không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình xuất hàng trơn tru, mà còn giảm thiểu rủi ro chậm tàu, sai chứng từ hay phát sinh chi phí không đáng có. Đối với những người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, việc kiểm tra hàng trước khi ra cảng không chỉ là quy trình nghiệp vụ, mà còn là thói quen chuyên nghiệp thể hiện năng lực và uy tín của doanh nghiệp.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.