THAM DỰ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM HIỆU QUẢ ĐỂ TÌM NHÀ CUNG CẤP

1. Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Tham Dự Hội Chợ Triển Lãm Để Tìm Nhà Cung Cấp?

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày nay, hội chợ triển lãm không chỉ là nơi trưng bày sản phẩm mà còn là cầu nối trực tiếp giữa nhà mua hàng và nhà cung cấp.

Tại các hội chợ quốc tế, doanh nghiệp có cơ hội:

• Tiếp cận hàng trăm nhà cung cấp trong cùng một ngành hàng.

• Trực tiếp đánh giá sản phẩm về mẫu mã, chất lượng, công nghệ.

• Đàm phán và thiết lập mối quan hệ hợp tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với quá trình tìm kiếm online.

Tuy nhiên, để tối ưu kết quả, doanh nghiệp cần có chiến lược tham dự hội chợ triển lãm bài bản – từ khâu chuẩn bị, làm việc tại hiện trường cho đến giai đoạn tổng hợp và theo dõi sau hội chợ.

 

2. Chuẩn Bị Trước Khi Tham Dự – Bước Quyết Định 70% Thành Công

2.1. Xác Định Chân Dung Nhà Cung Cấp Mục Tiêu

Trước khi đến hội chợ, doanh nghiệp cần làm rõ ba câu hỏi chính:

• Sản phẩm cần tìm là gì? (Ví dụ: linh kiện điện tử, nguyên phụ liệu may mặc, bao bì nhựa…)

• Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp gồm những gì? (năng lực sản xuất, chứng chỉ ISO, kinh nghiệm xuất khẩu, mức giá…)

• Mục tiêu cụ thể của chuyến đi – ví dụ: “Tìm ít nhất 5 nhà cung cấp tiềm năng, trong đó có 2 đối tác để yêu cầu báo giá ngay.”

Sự rõ ràng trong mục tiêu giúp bạn tập trung nguồn lực và không bị lạc hướng giữa hàng trăm gian hàng tại hội chợ.

 

2.2. Nghiên Cứu Danh Sách Nhà Triển Lãm Trước

Hầu hết các hội chợ quốc tế đều công bố danh sách nhà triển lãm (Exhibitor List) trên website.

Hãy tải về, lọc theo nhóm ngành và tạo một short-list 10–20 nhà cung cấp tiềm năng, ghi lại:

• Tên công ty

• Số gian hàng

• Loại sản phẩm

• Website hoặc thông tin liên hệ

Tiếp đó, xem sơ đồ hội chợ (Floor Plan) để lên lộ trình di chuyển, tránh mất thời gian đi lòng vòng.

 

2.3. Chuẩn Bị Bộ Dụng Cụ Làm Việc Chuyên Nghiệp

Đừng xuất hiện tại hội chợ với đôi tay trống rỗng. Một người mua hàng chuyên nghiệp luôn chuẩn bị:

• Danh thiếp với đầy đủ thông tin.

• Trang phục lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối tác.

• Sổ ghi chép và bút, để ghi lại thông tin quan trọng ngay tại chỗ.

• Bài giới thiệu 30 giây về công ty – giúp bạn dễ dàng mở đầu cuộc trò chuyện.

 

2.4. Đặt Lịch Hẹn Trước Với Nhà Cung Cấp Quan Trọng

Nếu bạn đã xác định được một số nhà cung cấp tiềm năng, hãy gửi email hẹn gặp trước 3–5 ngày. Việc chủ động này giúp bạn được ưu tiên tiếp đón và có thời gian trao đổi sâu hơn.

3. Kinh Nghiệm Làm Việc Tại Hội Chợ – Tối Ưu Cơ Hội Gặp Gỡ

3.1. Di Chuyển Theo Kế Hoạch

Khi đến hội chợ, hãy đi theo danh sách đã lập trước, hoàn thành các cuộc gặp quan trọng đầu tiên, sau đó mới khám phá thêm các khu vực khác. Điều này đảm bảo bạn không bỏ lỡ những nhà cung cấp phù hợp nhất.

 

3.2. Cách Tiếp Cận Và Tạo Ấn Tượng Ban Đầu

• Quan sát gian hàng trước khi bước vào để xác định người phụ trách chính.

• Chào hỏi, trao danh thiếp và giới thiệu ngắn gọn về công ty bạn.

• Trình bày rõ nhu cầu, ví dụ: “Bên tôi đang tìm nhà cung cấp nguyên liệu nhựa đạt chứng chỉ ISO cho sản phẩm đóng gói xuất khẩu.”

Một thái độ chuyên nghiệp, thân thiện sẽ giúp bạn được đánh giá cao và dễ dàng tạo niềm tin với đối tác.

 

3.3. Đặt Câu Hỏi Chuyên Sâu

Đừng dừng lại ở câu hỏi “Giá bao nhiêu?”. Hãy tập trung vào những vấn đề thể hiện năng lực của họ:

• Năng lực sản xuất hàng tháng là bao nhiêu?

• Có kinh nghiệm xuất khẩu sang thị trường [Mỹ, EU, Nhật…] chưa?

• Chứng chỉ chất lượng (ISO, CE, FDA…) có đầy đủ không?

• Thời gian sản xuất trung bình và MOQ là bao nhiêu?

• Có nhận OEM/ODM theo yêu cầu không?

Những câu hỏi này giúp bạn đánh giá thực tế năng lực nhà cung cấp và tránh bị thu hút chỉ bởi giá rẻ.

 

3.4. Ghi Chép Và Phân Loại Thông Tin

Ngay sau khi kết thúc mỗi cuộc trao đổi, hãy ghi lại ấn tượng và điểm mạnh – yếu của từng nhà cung cấp. Kẹp danh thiếp vào trang ghi chú tương ứng và phân loại nhanh:

• A: Rất tiềm năng

• B: Có thể xem xét

• C: Tham khảo

Cách làm này giúp bạn xử lý thông tin dễ dàng sau hội chợ.

 

4. Sau Hội Chợ – Biến Cơ Hội Thành Hợp Tác Thực Tế

4.1. Tổng Hợp Dữ Liệu Ngay Trong 24 Giờ

Ngay khi trở về, hãy tổng hợp toàn bộ thông tin thu thập được vào một bảng Excel:

Tên công ty, người liên hệ, email, sản phẩm, đánh giá (A/B/C), ghi chú.

Đừng để “núi danh thiếp” nằm yên trong túi – vì cơ hội sẽ mất đi rất nhanh nếu bạn không xử lý kịp thời.

 

4.2. Gửi Email Follow-Up Trong 48 Giờ

Một email ngắn gọn, chuyên nghiệp giúp bạn giữ mối liên hệ và tạo ấn tượng tốt:

• Nhắc lại buổi gặp tại hội chợ.

• Bày tỏ mong muốn nhận báo giá, catalog hoặc mẫu thử.

• Đề nghị lịch hẹn trao đổi chi tiết hơn qua online meeting.

Tốc độ phản hồi thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc trong hợp tác.

 

4.3. Tiếp Tục Thẩm Định Và So Sánh

Sau khi nhận được phản hồi, bạn nên tiến hành:

• Yêu cầu báo giá chính thức (Quotation).

• Đặt hàng mẫu để kiểm tra chất lượng.

• So sánh giá, năng lực, thời gian giao hàng giữa các nhà cung cấp.

Chỉ khi hoàn tất bước này, bạn mới có thể chọn ra đối tác phù hợp nhất để ký kết hợp đồng.

 

4.4. Duy Trì Mối Quan Hệ Lâu Dài

Ngay cả khi chưa hợp tác, bạn vẫn nên giữ liên lạc định kỳ với những nhà cung cấp tiềm năng. Việc này giúp bạn mở rộng mạng lưới và sẵn sàng cho các cơ hội trong tương lai.

 

5. Kết Luận

Kinh nghiệm tham dự hội chợ triển lãm để tìm nhà cung cấp không nằm ở việc bạn đi được bao nhiêu gian hàng, mà ở cách bạn chuẩn bị kỹ – làm việc thông minh – theo dõi hiệu quả. Mỗi hội chợ là một cơ hội vàng để tìm kiếm đối tác đáng tin cậy, nếu bạn biết cách biến những cuộc gặp gỡ ngắn ngủi thành mối quan hệ hợp tác bền vững.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.