LẬP KẾ HOẠCH KHAI BÁO HẢI QUAN TỐI ƯU THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc lập kế hoạch khai báo hải quan là khâu quan trọng nhưng thường bị nhiều doanh nghiệp xem nhẹ. Không ít trường hợp chỉ bắt đầu chuẩn bị chứng từ khi hàng đã cập cảng hoặc sắp đến ngày xuất, khiến quy trình bị động, tốn kém và dễ phát sinh sai sót.

Thực tế, nếu doanh nghiệp chủ động xây dựng kế hoạch khai báo hải quan ngay từ giai đoạn đầu, toàn bộ quy trình thông quan sẽ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và chuyên nghiệp hơn.

Bài viết dưới đây do Smart Link Logistics biên soạn sẽ giúp bạn hiểu rõ cách lập kế hoạch khai báo hải quan chi tiết, từ khâu chuẩn bị đến khi hoàn tất, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tại sao cần lập kế hoạch khai báo hải quan?

Việc chủ động lập kế hoạch khai báo hải quan mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tối ưu thời gian thông quan: Khi chứng từ đã chuẩn bị đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể truyền tờ khai ngay khi có giấy báo hàng đến (Arrival Notice), tránh tình trạng chậm trễ tại cảng.
Kiểm soát chi phí hiệu quả: Việc dự trù trước các khoản thuế, phí lưu container (DEM), lưu bãi (DET) hay chi phí kiểm tra chuyên ngành giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, hạn chế phát sinh không cần thiết.
Tăng uy tín với đối tác và cơ quan hải quan: Một quy trình khai báo chuyên nghiệp thể hiện sự tuân thủ pháp luật, nâng cao khả năng được phân luồng thuận lợi trong những lô hàng tiếp theo.

Ba giai đoạn trong kế hoạch khai báo hải quan

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi mở tờ khai

Đây là giai đoạn then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan.

a. Chuẩn bị bộ chứng từ gốc:

Bộ chứng từ phải đồng bộ và chính xác giữa các giấy tờ gồm: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (B/L hoặc AWB), C/O (nếu có), cùng các giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành.

b. Xác định mã HS và chính sách mặt hàng:

Doanh nghiệp cần tra cứu biểu thuế mới nhất, áp dụng đúng quy tắc phân loại của WCO, đồng thời kiểm tra chính sách quản lý (hàng cấm, có điều kiện, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng…). Sai mã HS không chỉ gây truy thu thuế mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

c. Phối hợp với các bên liên quan:

Nhà cung cấp cần gửi bản nháp chứng từ để kiểm tra trước; forwarder phải cập nhật lịch trình vận chuyển và giấy báo hàng đến; đội ngũ logistics nội bộ cần phối hợp chặt chẽ để đồng bộ dữ liệu trước khi khai báo.

Giai đoạn 2: Tiến hành khai báo chính xác và hiệu quả

Sau khi có đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS/VCIS.

a. Soạn tờ khai nháp và kiểm tra chéo:

Áp dụng nguyên tắc “bốn mắt” để kiểm tra thông tin quan trọng như mã HS, trị giá tính thuế, số container, số seal, mã loại hình, phương tiện vận tải và xuất xứ hàng hóa.

b. Theo dõi kết quả phân luồng:

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết, chỉ cần nộp thuế là thông quan.
Luồng vàng: Cần kiểm tra hồ sơ, đối chiếu chứng từ.
Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế – cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để tránh kéo dài thời gian.

c. Hoàn tất nghĩa vụ thuế và phí:

Doanh nghiệp cần nộp thuế đúng hạn, có thể sử dụng hệ thống nộp thuế điện tử 24/7 để thuận tiện và nhanh chóng.

Giai đoạn 3: Sau khi thông quan

Sau khi lô hàng được thông quan, doanh nghiệp cần hoàn thiện các bước còn lại để đảm bảo tuân thủ pháp lý.

a. Hoàn thiện thủ tục nhận hàng:

Sử dụng mã vạch phương tiện chứa hàng, xuất trình lệnh giao hàng (D/O) và hoàn tất thủ tục tại cảng hoặc kho CFS.

b. Lưu trữ hồ sơ hải quan:

Toàn bộ chứng từ phải được lưu tối thiểu 5 năm để phục vụ hậu kiểm. Doanh nghiệp nên lưu song song bản giấy và bản điện tử, phân loại theo từng lô hàng để dễ tra cứu.

c. Đánh giá và cải thiện quy trình:

Sau mỗi lô hàng, rà soát lại toàn bộ quy trình khai báo, xác định nguyên nhân nếu có chậm trễ hoặc sai sót, từ đó điều chỉnh để các lô hàng sau được thông quan nhanh hơn.

Sai lầm thường gặp khi khai báo hải quan và cách phòng tránh

Áp sai mã HS: Do không hiểu rõ sản phẩm hoặc chưa tra cứu đầy đủ. Giải pháp là xác định trước mã số, tham khảo biểu thuế chính thức của hải quan.
Khai sai trị giá hải quan: Dẫn đến bị tham vấn, truy thu và xử phạt. Cần khai đúng trị giá giao dịch thực tế, kèm chứng từ chứng minh.
C/O sai hoặc bị bác: Thường do lỗi hình thức hoặc sai thông tin nhỏ. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ bản nháp C/O trước khi phát hành.
Chậm cung cấp chứng từ: Dễ phát sinh phí lưu container và lưu bãi. Giải pháp là quy định rõ thời hạn gửi chứng từ trong hợp đồng, ưu tiên vận đơn điện tử (Telex Release) để chủ động xử lý hàng hóa.

Kết luận

Việc lập kế hoạch khai báo hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong vận hành. Một kế hoạch tốt sẽ biến thủ tục hải quan – vốn được xem là khâu “rườm rà” – trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ lưỡng, càng chủ động kiểm soát được tiến độ giao hàng, hạn chế rủi ro, và củng cố niềm tin từ đối tác cũng như cơ quan quản lý.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU