SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI LẬP BỘ HỒ SƠ XIN C/O

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin) đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là cơ sở để hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập bộ hồ sơ xin C/O, dẫn đến bị từ chối, kéo dài thời gian thông quan và thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện những sai lầm phổ biến khi lập hồ sơ xin C/O và hướng dẫn cách xử lý hiệu quả, tránh rủi ro trong thực tế.

 

1. Sai Lầm Về Hồ Sơ Thương Nhân Và Năng Lực Sản Xuất

Những lỗi thường gặp:

• Doanh nghiệp chưa đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống EcoSys hoặc VCCI nhưng đã nộp bộ C/O đầu tiên.

• Không cập nhật thay đổi về địa chỉ, người đại diện pháp luật, con dấu hoặc cơ sở sản xuất.

• Hồ sơ năng lực sản xuất thiếu chi tiết, không thể hiện quy trình, máy móc và nguồn cung ứng nguyên liệu rõ ràng.

 

Hậu quả: Bộ hồ sơ có thể bị từ chối ngay ở vòng tiền kiểm, dẫn đến trễ chuyến, phát sinh chi phí và mất uy tín với khách hàng.

 

Cách khắc phục:

• Đăng ký và duy trì hồ sơ thương nhân tại ecosys.gov.vn hoặc VCCI.

• Lập quy trình nội bộ cập nhật thông tin ngay khi có thay đổi pháp lý hoặc sản xuất.

• Chuẩn bị bộ tài liệu năng lực sản xuất gồm: thuyết minh quy trình, danh mục máy móc, nguồn cung cấp nguyên liệu, sơ đồ kho và bảng mã nguyên vật liệu (BOM) hỗ trợ tính tiêu chí xuất xứ.

 

2. Lỗi Khi Khai Báo Trên Form C/O

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả về. Một số ô trên form C/O dễ sai và cần đặc biệt lưu ý:

• Ô 1 (Exporter) – Ô 2 (Consignee): phải trùng khớp tuyệt đối với Sales Contract, Invoice và B/L, kể cả dấu câu hoặc viết tắt.

• Ô 7 (Description): mô tả hàng hóa phải thống nhất với Invoice và Tờ khai. Với Form E (xuất sang Trung Quốc), cần ghi rõ nhà sản xuất và nước sản xuất.

• Ô 8 (Origin Criteria): không được khai “WO” nếu có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu; cần chọn đúng tiêu chí CTC hoặc RVC theo quy định FTA.

• Ô 9 (Quantity/Weight): đảm bảo số liệu khớp với Packing List và Tờ khai.

• Ô 12 (Declaration): người ký phải là người đã đăng ký mẫu chữ ký; ngày ký không được sau ngày cấp C/O.

• Ô 13 (Options): nếu cấp C/O sau 3 ngày làm việc kể từ ngày “on board”, cần tích chọn “Issued retroactively”.

 

Giải pháp:

Áp dụng nguyên tắc “4 mắt” – mỗi hồ sơ phải được kiểm tra chéo bởi ít nhất 2 người. Sử dụng checklist nội bộ đối chiếu từng ô C/O với dữ liệu gốc để đảm bảo tính chính xác.

3. Sai Sót Khi Tính Tiêu Chí Xuất Xứ Và Hồ Sơ Chứng Minh

Rủi ro phổ biến:

• Tính sai tỷ lệ giá trị khu vực (RVC) do nhầm lẫn công thức trực tiếp – gián tiếp.

• Hiểu sai quy tắc chuyển đổi mã HS (CTC) khiến hàng hóa không đạt tiêu chí xuất xứ.

• Thiếu chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu như tờ khai nhập khẩu, hóa đơn, lệnh sản xuất hoặc BOM.

 

Cách làm đúng:

• Thiết lập BOM gốc cho từng mã hàng, quản lý theo lô, gắn HS code và xuất xứ từng nguyên liệu.

• Đối chiếu quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR) theo từng hiệp định FTA.

• Với EVFTA, áp dụng form EUR.1 hoặc cơ chế tự chứng nhận xuất xứ theo Thông tư 11/2020/TT-BCT.

• Các doanh nghiệp xuất sang EU, Thụy Sĩ, Na Uy, Thổ Nhĩ Kỳ cần chuyển sang cơ chế REX từ 30/6/2020.

 

4. Lỗi Về Chứng Từ Trong Bộ Hồ Sơ Xin C/O

Các lỗi phổ biến gồm:

• Nộp tờ khai chưa thông quan, hoặc giá trị FOB không khớp với Invoice.

• B/L không hợp lệ (bản draft, thiếu chữ ký, hoặc quá hạn 3 ngày).

• Invoice phát hành sau ngày tàu chạy.

• Hồ sơ nguyên vật liệu không đầy đủ hoặc sai chứng từ nhập khẩu.

 

Cách kiểm soát:

• Chỉ nộp hồ sơ khi tờ khai đã thông quan và có bản chính thức của Invoice, B/L.

• Kiểm tra kỹ B/L draft trước khi phát hành bản gốc.

• Nếu nộp hồ sơ sau 3 ngày làm việc, cần đánh dấu “Issued retroactively” và ghi rõ lý do.

 

5. Lỗi Khi Vận Hành Trên Hệ Thống EcoSys/COMIS

Những lỗi hay gặp:

• Nộp hồ sơ trễ, chọn sai form FTA (ví dụ CPTPP nhưng chọn AJCEP).

• File đính kèm lỗi, thiếu trang hoặc mờ.

• Không đọc kỹ lý do từ chối trên hệ thống, dẫn đến việc nộp lại vẫn sai.

 

Cách xử lý:

• Thiết lập KPI nội bộ: nộp hồ sơ trong vòng 24 giờ sau thông quan.

• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm nội dung, forwarder chỉ thực hiện thao tác kỹ thuật.

• Tận dụng chức năng “áp dụng hồ sơ cũ” cho các lô hàng lặp lại.

 

6. Cách Xử Lý Khi Hồ Sơ Xin C/O Bị Từ Chối Nhiều Lần

Quy trình xử lý hiệu quả:

1. Tạm dừng nộp lại để xác định nguyên nhân gốc.

2. Phân tích kỹ toàn bộ lý do từ chối và phân loại lỗi hành chính hay bản chất.

3. Nếu là lỗi chứng từ: chuẩn hóa hồ sơ gốc, lập bộ mới.

4. Nếu là lỗi bản chất: tính lại RVC, kiểm tra tiêu chí CTC, chuẩn bị bảng giải trình.

5. Làm công văn giải trình nêu rõ sai sót và biện pháp khắc phục.

6. Khi cần, cử đại diện có chuyên môn làm việc trực tiếp với đơn vị cấp C/O để đẩy nhanh quá trình phê duyệt.

 

7. Căn Cứ Pháp Lý Và Hướng Dẫn Thực Tế

• Thông tư 05/2018/TT-BCT – quy định chung về xác định xuất xứ hàng hóa.

• Nghị định 31/2018/NĐ-CP – quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương.

• Thông tư 11/2020/TT-BCT (EVFTA) – hướng dẫn cấp C/O Form EUR.1.

• Hệ thống EcoSys (ecosys.gov.vn) là cổng điện tử chính thức để quản lý và cấp C/O trực tuyến.

 

Kết Luận

Lập bộ hồ sơ xin C/O tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ trong chứng từ hoặc tiêu chí xuất xứ có thể khiến lô hàng bị trì hoãn, mất cơ hội hưởng ưu đãi thuế quan.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, cập nhật quy định FTA thường xuyên và chủ động phối hợp với đơn vị logistics hoặc forwarder uy tín để đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng, đúng chuẩn.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.