TÌM HIỂU VỀ THÔNG BÁO HÀNG ĐẾN TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, có nhiều chứng từ quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra thuận lợi. Một trong số đó là Thông báo hàng đến (Arrival Notice) – chứng từ quen thuộc trong khâu nhận hàng nhập khẩu đường biển và đường hàng không.

Vậy Thông báo hàng đến là gì? Nội dung chính của chứng từ này gồm những gì và nó đóng vai trò như thế nào trong quy trình nhập khẩu? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

 

Thông báo hàng đến là gì?

Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là chứng từ do hãng tàu, hãng hàng không hoặc đại lý/forwarder phát hành để thông báo cho người nhận hàng (Consignee) hoặc Notify Party rằng lô hàng sắp cập cảng đích. Thông thường, chứng từ này sẽ được gửi cho bên nhập khẩu trước khi tàu hoặc chuyến bay dự kiến cập cảng 2–3 ngày. Đây là khoảng thời gian để người nhập khẩu chủ động chuẩn bị thủ tục, thanh toán các khoản phí cần thiết và sắp xếp việc lấy hàng.

 

Vai trò của Thông báo hàng đến trong xuất nhập khẩu

Thông báo hàng đến đóng vai trò quan trọng vì:

• Là căn cứ để người nhập khẩu nắm rõ lịch trình lô hàng, thời gian tàu cập cảng (ETA – Estimated Time of Arrival).

• Giúp bên nhập khẩu chủ động chuẩn bị hồ sơ hải quan và thanh toán phí địa phương (local charges) để lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).

• Là chứng từ để doanh nghiệp phối hợp với forwarder, hãng tàu và đơn vị vận tải nội địa trong việc kế hoạch nhận hàng, vận chuyển về kho.

Lưu ý: Arrival Notice không thay thế cho vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L). Đây chỉ là giấy thông báo, mang tính chất nhắc nhở và cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng.

 

Nội dung chính trên Thông báo hàng đến

Một Arrival Notice thông thường sẽ bao gồm những thông tin quan trọng sau:

1. Số vận đơn (B/L Number): Mã vận đơn giúp đối chiếu và tra cứu thông tin lô hàng.

2. Thông tin tàu và chuyến: Tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

3. Ngày dự kiến tàu đến (ETA): Thời gian tàu hoặc máy bay dự kiến cập cảng đích.

4. Thông tin người gửi và người nhận: Bao gồm Shipper, Consignee và Notify Party.

5. Thông tin container: Số container, số seal, loại container (20DC, 40HC…).

6. Mô tả hàng hóa: Tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích.

7. Các khoản phí địa phương (Local Charges): Bao gồm THC, D/O, Handling, CIC, Cleaning Fee… mà người nhập khẩu cần thanh toán để được cấp Lệnh giao hàng (D/O).

 

Quy trình xử lý Thông báo hàng đến trong nhập khẩu

Khi nhận được Arrival Notice, doanh nghiệp nhập khẩu cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra thông tin: Đối chiếu với vận đơn để chắc chắn rằng lô hàng, lịch trình và số container chính xác.

2. Thanh toán local charges: Bao gồm các khoản phí bắt buộc theo thông báo.

3. Nhận Lệnh giao hàng (D/O): Sau khi hoàn tất thanh toán, hãng tàu hoặc đại lý sẽ cấp D/O cho doanh nghiệp.

4. Làm thủ tục hải quan: Doanh nghiệp nộp bộ chứng từ (Invoice, Packing List, B/L, Arrival Notice, D/O…) để mở tờ khai hải quan.

5. Nhận hàng tại cảng/kho: Sau khi thông quan, doanh nghiệp mang D/O cùng giấy tờ liên quan đến cảng/bãi để lấy container hàng hóa.

 

Kết luận

Có thể thấy, Thông báo hàng đến trong xuất nhập khẩu là chứng từ mang tính nhắc nhở nhưng lại vô cùng quan trọng trong khâu nhận hàng. Nó giúp người nhập khẩu nắm rõ lịch trình, chủ động chuẩn bị thủ tục hải quan và thanh toán phí để nhận D/O.

Để tránh rủi ro chậm trễ hoặc phát sinh chi phí lưu bãi, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên Arrival Notice, phối hợp chặt chẽ với forwarder/đại lý hãng tàu và chuẩn bị chứng từ hải quan ngay khi nhận được thông báo.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.