KIỂM TRA CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU TRƯỚC KHI TRUYỀN TỜ KHAI HẢI QUAN

Trong hoạt động xuất khẩu, việc kiểm tra chứng từ xuất khẩu trước khi truyền tờ khai hải quan là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí. Một bộ chứng từ được rà soát kỹ lưỡng không chỉ đảm bảo tính hợp lệ khi làm thủ tục mà còn giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn.

Vậy cần kiểm tra những loại chứng từ nào và đối chiếu thông tin ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hợp Đồng Mua Bán Hàng Hóa (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là nền tảng pháp lý cho giao dịch xuất khẩu, vì vậy cần được kiểm tra cẩn thận. Doanh nghiệp nên rà soát các thông tin:

Số hợp đồng và ngày phát hành.
Tên, địa chỉ đầy đủ của người bán và người mua.
Mô tả chi tiết về hàng hóa.
Số lượng, đơn giá, tổng trị giá và đơn vị tiền tệ.
Phương thức thanh toán.
Điều kiện giao hàng theo Incoterms.
Danh mục chứng từ mà hai bên thỏa thuận.
Các điều khoản đặc biệt có thể ảnh hưởng đến quá trình giao hàng.

Việc đối chiếu ngay từ hợp đồng sẽ giúp hạn chế sai lệch khi lập hóa đơn và chứng từ khác.

2. Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ xuất khẩu, là căn cứ để khai báo hải quan và xác định trị giá tính thuế. Khi kiểm tra, cần lưu ý:

Số hóa đơn và ngày phát hành (phải bằng hoặc sau ngày hợp đồng).
Tên và địa chỉ của người bán, người mua.
Mô tả hàng hóa đầy đủ, chính xác.
Số lượng, đơn giá, tổng trị giá và đơn vị tiền tệ.
Phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng.
Xuất xứ hàng hóa.

Hóa đơn cần được đối chiếu chặt chẽ với hợp đồng để đảm bảo tính nhất quán.

3. Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa (Packing List)

Packing List giúp mô tả chi tiết cách đóng gói, là cơ sở để hải quan và hãng tàu kiểm tra hàng hóa. Những thông tin cần kiểm tra bao gồm:

Số phiếu và ngày phát hành.
Mô tả hàng hóa, mã số kiện hàng.
Số lượng kiện, loại kiện, thứ tự xếp hàng.
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì.
Xuất xứ hàng hóa.

Tài liệu này cần được đối chiếu với hóa đơn thương mại và hợp đồng để thống nhất số liệu.

4. Phiếu Đặt Chỗ Vận Chuyển (Booking Confirmation)

Đây là chứng từ xác nhận đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không. Một số chi tiết cần kiểm tra kỹ:

Tên phương tiện vận tải, số chuyến, ngày khởi hành.
Thời gian cắt máng (closing time), thời gian cut off SI và VGM.
Địa điểm lấy container rỗng và đóng hàng.
Cảng xếp hàng, bãi chờ xuất, cảng hoặc sân bay đến.

Nếu sai sót ở bước này, doanh nghiệp có thể bị lỡ chuyến tàu hoặc phát sinh chi phí lưu bãi.

5. Tóm Lại – Vì Sao Kiểm Tra Chứng Từ Xuất Khẩu Là Bước Bắt Buộc?

Việc kiểm tra chứng từ xuất khẩu chính là khâu “rà soát an toàn” để đảm bảo toàn bộ thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, packing list và booking confirmation đều khớp nhau.

Một bộ chứng từ chính xác giúp:

Tránh sai sót khi truyền tờ khai hải quan.
Giảm rủi ro bị trả hồ sơ, giữ hàng tại cảng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí lưu bãi, lưu container.
Tạo sự chuyên nghiệp và uy tín với đối tác cũng như cơ quan hải quan.

Kết Luận

Kiểm tra chứng từ trước khi truyền tờ khai xuất khẩu không chỉ là một bước thủ tục mà còn là chiến lược quản trị rủi ro thông minh của doanh nghiệp. Bằng việc rà soát kỹ từng chi tiết trong hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list và booking confirmation, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong xuất khẩu, đảm bảo hàng hóa thông quan suôn sẻ và tối ưu chi phí.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU