KHAI MÃ HS CODE: QUY ĐỊNH, KHÁC BIỆT VÀ CÁCH XỬ LÝ

Khai mã HS code là một bước quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Đây là mã số phân loại hàng hóa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS – Harmonized System) do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) ban hành. Tại Việt Nam, việc khai mã HS code ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, các thủ tục quản lý chuyên ngành và thời gian thông quan.

Một câu hỏi phổ biến trong thực tế là: HS code trên vận đơn (Bill of Lading) và trên tờ khai hải quan nhập khẩu có thể khác nhau hay không? Câu trả lời là có, và đây là hiện tượng thường xuyên xảy ra, nhưng doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân, rủi ro và cách xử lý để tránh bị chậm thông quan hoặc gặp vấn đề pháp lý.

1. Nguyên nhân HS Code trên vận đơn và tờ khai hải quan khác nhau

Trước hết, cần hiểu rõ sự khác biệt về chức năng của hai loại chứng từ:

Vận đơn là chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder) phát hành, mục đích chính là xác nhận việc vận chuyển hàng hóa. Nếu trên vận đơn có ghi HS code, thông tin này chỉ mang tính tham khảo, phục vụ logistics như phân loại hàng để xếp dỡ hoặc khai manifest cho hải quan.
Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý dùng để khai báo với cơ quan hải quan nhằm tính thuế và thực hiện các thủ tục quản lý chuyên ngành. HS code trên tờ khai phải tuân thủ đúng quy định của Biểu thuế Việt Nam và được phân loại chính xác dựa trên bản chất hàng hóa.

Vì vậy, HS code trên vận đơn không bắt buộc phải trùng hoàn toàn với HS code trên tờ khai hải quan. Thực tế, nhiều vận đơn không hề ghi mã HS hoặc chỉ ghi mã ước lượng theo chuẩn quốc tế chứ không theo chi tiết quy định của Việt Nam.

2. Các tình huống thường dẫn đến sự khác nhau

Một số nguyên nhân phổ biến khiến HS code trên hai chứng từ khác nhau gồm:

Nhà xuất khẩu hoặc forwarder nước ngoài ghi HS code dựa trên quy định hoặc kinh nghiệm tại nước họ, không áp dụng theo chuẩn Việt Nam.
Doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam sau khi nhận chứng từ sẽ tự phân loại lại HS code để đảm bảo đúng quy định trước khi khai báo hải quan.
Nhiều sản phẩm có mã HS 6 số giống nhau trên toàn cầu, nhưng khi nhập khẩu vào Việt Nam phải khai đến 8 hoặc 10 số, dẫn đến sự khác biệt ở các số cuối.

3. Rủi ro khi HS Code khác nhau quá nhiều

Nếu sự khác biệt về HS code chỉ ở mức chi tiết 2–4 số cuối, thường sẽ không gây vấn đề lớn. Tuy nhiên, nếu khác biệt hoàn toàn ở nhóm hàng (4 số đầu) thì rủi ro sẽ tăng cao:

Cơ quan hải quan có thể nghi ngờ doanh nghiệp khai báo sai, yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nếu manifest của hãng tàu khai một mã HS hoàn toàn khác so với tờ khai hải quan, hệ thống có thể tự động cảnh báo và khiến hàng bị chậm thông quan.
Trong trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị xem là cố tình khai sai để trốn thuế, dẫn đến bị xử phạt hoặc truy thu thuế.

4. Kinh nghiệm xử lý để đảm bảo thông quan suôn sẻ

Để tránh rủi ro liên quan đến sự khác biệt mã HS, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

Thống nhất trước với nhà xuất khẩu hoặc forwarder về việc ghi mã HS gần đúng hoặc để trống trên vận đơn nếu không cần thiết, nhằm hạn chế sai lệch.
Luôn khai HS code trên tờ khai hải quan đúng theo quy định pháp luật Việt Nam, kèm theo đầy đủ hồ sơ kỹ thuật, catalogue, hình ảnh sản phẩm để chứng minh.
Theo dõi manifest của hãng tàu và yêu cầu điều chỉnh kịp thời nếu phát hiện mã HS khác biệt quá nhiều so với dự kiến.

Kết luận

Việc khai mã HS code chính xác trên tờ khai hải quan là yếu tố then chốt để hàng hóa được thông quan nhanh chóng và tránh rủi ro pháp lý. Mặc dù HS code trên vận đơn và tờ khai hải quan có thể khác nhau, nhưng doanh nghiệp nên kiểm soát và xử lý sự khác biệt một cách hợp lý, đảm bảo tuân thủ quy định hải quan Việt Nam.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU