TOP 10 SAI SÓT KHI LÀM XUẤT KHẨU HÀNG HÓA

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối ở mỗi khâu, từ chuẩn bị chứng từ cho đến khai báo hải quan. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những sai lầm lặp đi lặp lại, gây tổn thất về thời gian, chi phí và uy tín. Dưới đây là 10 sai sót khi làm xuất khẩu thường gặp nhất và cách khắc phục.

1. Chuẩn bị chứng từ không đầy đủ hoặc sai thông tin

Một trong những sai sót phổ biến là thiếu hiểu biết về các loại chứng từ cần thiết hoặc điền sai thông tin. Việc này dễ dẫn đến việc hải quan từ chối thông quan hoặc khách hàng từ chối nhận hàng. Doanh nghiệp cần lập danh mục chứng từ chuẩn và kiểm tra chéo trước khi gửi.

2. Khai báo sai mã HS

Mã HS (Harmonized System) quyết định mức thuế và chính sách áp dụng cho hàng hóa. Khai báo sai mã HS có thể dẫn đến bị truy thu thuế hoặc xử phạt. Cách phòng tránh là nghiên cứu kỹ biểu thuế và tham khảo ý kiến chuyên gia logistics.

3. Mô tả hàng hóa không chính xác

Mô tả quá chung chung hoặc không khớp với thực tế dễ gây nghi ngờ cho hải quan và đối tác. Nên mô tả chi tiết về tên hàng, chất liệu, công dụng, xuất xứ và các đặc điểm nhận dạng.

4. Khai báo sai nước xuất xứ

Việc khai sai nước xuất xứ, dù vô tình hay cố ý, đều vi phạm quy định thương mại quốc tế. Doanh nghiệp cần nắm rõ tiêu chí xác định xuất xứ và chuẩn bị giấy chứng nhận hợp lệ.

5. Sai sót trong khâu thanh toán

Nhiều doanh nghiệp gửi bộ chứng từ thanh toán sai thời điểm hoặc sai thông tin, dẫn đến bị ngân hàng hoặc đối tác từ chối. Hãy lập kế hoạch thanh toán rõ ràng và kiểm tra kỹ bộ chứng từ trước khi gửi.

6. Thiếu hoặc sai lệch chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng yêu cầu chứng nhận kiểm định chất lượng, kiểm dịch hoặc các giấy tờ chuyên ngành khác. Nếu chứng từ này thiếu hoặc không hợp lệ, hàng sẽ không được xuất khẩu. Cần nắm rõ quy định của từng loại hàng để chuẩn bị trước.

7. Vi phạm quy định về bao bì đóng gói

Mỗi thị trường nhập khẩu có tiêu chuẩn bao bì riêng. Không tuân thủ có thể khiến hàng bị trả lại hoặc xử phạt. Doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ yêu cầu bao bì của từng quốc gia.

8. Không có giấy phép xuất khẩu khi cần thiết

Một số mặt hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt cần giấy phép xuất khẩu. Bỏ qua bước này sẽ khiến lô hàng bị giữ lại. Trước khi xuất khẩu, cần tra cứu danh mục hàng hóa để xin giấy phép nếu cần.

9. Nội dung chứng từ không khớp nhau

Sử dụng lại file chứng từ cũ hoặc thiếu kiểm tra đối chiếu thông tin có thể gây sai lệch giữa các giấy tờ. Để tránh rủi ro, hãy xây dựng quy trình rà soát chứng từ trước khi phát hành.

10. Trễ deadline trong khai báo và nộp chứng từ

Không theo dõi sát thời hạn nộp chứng từ, khai báo hải quan hoặc nộp tờ khai có thể gây phát sinh phí lưu bãi, phí trễ tàu và thậm chí mất cơ hội giao hàng. Nên sử dụng phần mềm quản lý thời gian hoặc lập lịch nhắc nhở.

Kết luận

Những sai sót khi làm xuất khẩu tuy phổ biến nhưng hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân viên và cập nhật quy định thường xuyên. Sự cẩn trọng ở mỗi bước sẽ giúp đảm bảo tiến độ giao hàng, duy trì uy tín với đối tác và tối ưu chi phí.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU