TỔNG HỢP CÁC LOẠI CHỨNG TỪ VẬN TẢI PHỔ BIẾN NHẤT

Chứng từ vận tải đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết đối với lĩnh vực, ngành nghề liên quan đến vận tải. Một lô hàng nếu không đầy đủ các loại chứng từ vận tải thì sẽ không thể xuất hay nhập khẩu. Vậy chứng từ vận tải là gì? Những chứng từ nào hiện đang được sử dụng phổ biến? Hãy để Smartlink Logistics giải đáp giúp bạn các chứng từ vận tải thông dụng và phổ biến nhất hiện nay.

1. Định nghĩa chứng từ vận tải là gì ?

Chứng từ vận tải là các tài liệu và văn bản quan trọng được sử dụng trong quy trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Chúng có vai trò là bằng chứng và ghi chép về việc vận chuyển hàng hóa, cung cấp thông tin quan trọng về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, điều khoản vận chuyển và các thông tin liên quan khác.

2. Lợi ích của việc sử dụng chứng từ vận tải

Việc sử dụng các chứng từ vận tải sẽ mang lại lợi ích quan trọng như: bảo vệ quyền lợi giao dịch, tối ưu hóa quá trình vận chuyển, giao tiếp, liên lạc hiệu quả giữa các bên và bảo đảm tuân thủ về các quy định pháp luật.

3. Các loại chứng từ vận tải phổ biến và thông dụng nhất

Chứng từ vận tải có thể bao gồm nhiều loại tài liệu và văn bản khác nhau, tùy thuộc vào loại hình vận chuyển và phương thức vận tải được sử dụng. Dưới đây là một số chứng từ vận tải thông dụng hiện nay:

3.1. Chứng từ vận tải đường biển

Vận đơn đường biển: là chứng từ vận tải đường biển quan trọng nhất và phổ biến nhất. Vận đơn xác nhận việc nhận hàng và chứng thực quyền sở hữu hoặc quyền vận chuyển hàng hóa. Nó cũng chứa thông tin về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa và điều khoản vận chuyển.

Biên lai thuyền phó: được sử dụng để xác nhận tàu thuyền đã nhận hàng hóa từ người gửi (người phụ trách là thuyền phó). Nó chứa thông tin về tên tàu, ngày nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, điểm xuất phát và điểm đích. Biên lai thuyền phó giúp quản lý quy trình vận chuyển hàng hóa đường biển, cung cấp thông tin tạm thời và tạo điều kiện cho việc theo dõi và kiểm soát hàng hoá trên tàu trong quá trình vận chuyển.

Bảng kê khai hàng hóa: là chứng từ được lập bởi đại lý tại cảng xếp hàng và liệt kê danh sách các lô hàng.

Phiếu kiểm kê: là tài liệu chi tiết của từng lô hàng hoá bao gồm: thông tin về số lượng, mô tả, kích thước, trọng lượng và các chi tiết khác về từng mục hàng hóa trong lô. Phiếu kiểm kê thường được tạo ra bởi người gửi hàng và được sử dụng để kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hàng hóa.

Sơ đồ xếp hàng: là bản vẽ hoặc tài liệu mô tả cách hàng hóa được sắp xếp và phân bố trên tàu, giúp tăng tính hiệu quả và an toàn trong việc vận chuyển hàng hóa.

Chỉ thị xếp hàng: cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xếp hàng hóa trên tàu bao gồm: hướng dẫn về cách xếp hàng, các quy định về khối lượng, cân bằng tải trọng, an toàn và tuân thủ quy định của từng loại hàng hóa. Đây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng.

Ngoài ra, còn có các chứng từ khác như: phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ bảo hiểm…

3.2. Chứng từ vận tải đường hàng không

Việc phân loại chứng từ vận đơn hàng không sẽ dựa vào người phát hành vận đơn và các hoạt động gom hàng:

Chứng từ vận đơn người phát hành:
- Chứng từ vận đơn do hãng hàng không phát hành để chứng thực việc nhận hàng và cam kết vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích, chứa biểu tượng và mã nhận dạng người chuyên chở.
- Chứng từ vận đơn trung lập do đại lý của người chuyên chở hay người giao nhận phát hành, trên vận đơn không có biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở.

Chứng từ vận đơn dùng trong gom hàng:
- Chứng từ vận đơn do người chuyên chở hàng không phát hành. Vận đơn này sẽ được cấp cho người gom hàng có nhận hàng ở sân bay. Nó chứa thông tin về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị và điều khoản vận chuyển. Người ta dùng vận đơn này xác nhận việc hàng hóa đã được giao.
- Vận đơn do người gom hàng phát hành để cấp cho các chủ hàng lẻ có hàng cần nhận ở sân bay đến. Chứng từ này sẽ được cấp trước cho chủ hàng lẻ tại sân bay ngay khi họ giao hàng hóa cho người gom hàng. Nó đóng vai trò như một bằng chứng cho quá trình giao nhận hàng giữa hai bên.

via GIPHY

3.3. Chứng từ vận tải đường bộ

Vận đơn đường bộ: là tài liệu chứng từ quan trọng nhất trong vận tải đường bộ. Nó chứa thông tin chi tiết về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, điều kiện vận chuyển và các điều khoản hợp đồng. Vận đơn đường bộ có tính chuyển nhượng, có thể được trao đổi và chuyển nhượng cho các bên tham gia trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Hợp đồng vận chuyển: đây cũng là những chứng từ quan trọng mà vận tải đường bộ cần có. Nó tính cam kết và thỏa thuận giữa hai bên vận tải và bên thuê vận tải, mang tính chất pháp lý.

Phiếu thu cước: là một tài liệu chứng từ được sử dụng để xác nhận việc thu cước phí vận chuyển hàng hóa trong quá trình vận tải đường bộ. Phiếu thu cước được lập và ký xác nhận bởi bên vận tải và bên thuê vận tải để chứng minh việc thanh toán cước phí đã được thực hiện.
Giấy đi đường: được cấp theo từng lô hàng, chuyến hàng và được sử dụng làm chứng từ trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Giấy gửi hàng: được sử dụng để định rõ và ghi nhận việc gửi hàng từ người gửi đến người nhận, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho việc kiểm tra, theo dõi và xác định trạng thái của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Ngoài ra, còn một số chứng từ cần có cho vận chuyển đường bộ bao gồm:

Giấy phép đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, chứng nhận kiểm định…
Giấy tờ của người điều khiển phương tiện vận chuyển gồm: giấy phép lái xe/bằng lái xe, giấy chứng nhận huấn luyện để vận chuyển hàng hóa, giấy đăng ký kinh doanh theo ngành nghề cụ thể.

Bên trên là tổng hợp các chứng từ vận tải phổ biến nhất hiện nay với ba hình thức vận chuyển: đường biển, đường hàng không và đường bộ. Hy vọng những thông tin mà Smartlink Logistics cung cấp sẽ giúp cho người đọc, quý khách hàng có thể hiểu rõ hơn về các loại tài liệu, chứng từ cần thiết này để thực hiện đúng và tránh những sai sót không đáng có trong quá trình vận chuyển hàng hóa của mình.

Gọi vào hotline: 0903 354 157 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU