TẠI SAO TRA CỨU MÃ HS LÀ KỸ NĂNG QUAN TRỌNG?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mã HS (HS Code) đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là căn cứ để xác định mức thuế suất, yêu cầu giấy phép và thủ tục thông quan của hàng hóa. Chính vì vậy, tra cứu mã HS trong xuất nhập khẩu là kỹ năng mà bất kỳ nhân sự logistics nào cũng cần thành thạo nếu muốn làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

1. Mã HS là gì?

Mã HS (HS Code – Harmonized System Code) là hệ thống mã số quốc tế dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại toàn cầu, được quản lý bởi Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO). Hiện nay, hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ áp dụng mã HS, giúp tạo sự thống nhất trong mô tả và nhận diện hàng hóa.

Cấu trúc mã HS:

6 số đầu tiên: Thống nhất trên toàn thế giới.
8 hoặc 10 số: Mỗi quốc gia có thể quy định thêm để chi tiết hóa. Ở Việt Nam sử dụng 8 số.

Ý nghĩa của mã HS:

Là “ngôn ngữ chung” để các quốc gia nhận diện hàng hóa.
Là cơ sở xác định thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thuế VAT và các giấy phép kèm theo.
Giúp doanh nghiệp, hải quan và đối tác thống nhất mô tả hàng hóa trong hợp đồng và chứng từ.

2. Vai trò của mã HS trong xuất nhập khẩu

2.1. Xác định thuế suất

Mã HS là căn cứ để tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu và các loại thuế liên quan khác. Sai mã HS có thể khiến doanh nghiệp phải nộp thừa thuế hoặc bị truy thu, phạt hành chính.

2.2. Xác định giấy phép và kiểm tra chuyên ngành

Từ mã HS, cơ quan hải quan sẽ quyết định hàng hóa có cần giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, hay kiểm tra chất lượng hay không. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ tránh hàng bị giữ tại cảng.

2.3. Thống nhất trong giao dịch quốc tế

Mã HS giúp các bên liên quan hiểu đúng về hàng hóa, tránh tranh chấp hay sai lệch trong hợp đồng, chứng từ vận tải và khai báo hải quan.

2.4. Hỗ trợ đàm phán và dự toán chi phí

Xác định đúng mã HS cho phép doanh nghiệp tính toán chi phí nhập khẩu chính xác, đồng thời có lợi thế hơn khi thương lượng giá với đối tác.

3. Vì sao kỹ năng tra cứu mã HS lại quan trọng?

Tra cứu mã HS chính xác không chỉ là yêu cầu cơ bản mà còn là yếu tố quyết định sự thành công trong hoạt động logistics và ngoại thương.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Mỗi mã HS gắn liền với mức thuế và quy định riêng.
Tiết kiệm thời gian, chi phí: Tra cứu nhanh, đúng giúp giảm thiểu thời gian thông quan và chi phí lưu kho.
Nâng cao tính chuyên nghiệp: Thể hiện sự am hiểu, tạo niềm tin với đối tác và cơ quan hải quan.
Tạo lợi thế cạnh tranh: Giúp doanh nghiệp tận dụng ưu đãi thuế quan từ các FTA để giảm chi phí nhập khẩu.

Mã HS code mặt hàng bánh kẹo – Smart Link Logistics

4. Hậu quả khi tra cứu sai mã HS

Một sai sót nhỏ trong việc áp mã HS có thể gây ra nhiều hậu quả lớn:

Bị truy thu thuế và phạt hành chính từ 10–20% số thuế thiếu.
Hàng bị giữ lại tại cảng, phát sinh phí lưu kho và chậm tiến độ giao hàng.
Mất cơ hội hưởng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại.
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp và mối quan hệ với đối tác.
Trong trường hợp gian lận, có thể bị điều tra và xử lý theo quy định pháp luật.

5. Những khó khăn khi tra cứu mã HS

Ngay cả những nhân sự dày dặn kinh nghiệm trong ngành logistics cũng thừa nhận rằng việc tra cứu mã HS không hề dễ dàng. Một số khó khăn phổ biến gồm:

Mô tả hàng hóa không đầy đủ hoặc không rõ ràng.
Một mặt hàng có thể rơi vào nhiều mã HS tương tự nhau.
Quy định về biểu thuế thay đổi liên tục.
Thiếu kỹ năng sử dụng các công cụ tra cứu chính thức.
Thiếu kinh nghiệm thực tế trong xử lý các tình huống đặc thù.

6. Cách nâng cao kỹ năng tra cứu mã HS

Để thành thạo kỹ năng này, người làm xuất nhập khẩu cần kết hợp kiến thức lý thuyết với kinh nghiệm thực tế:

Nắm vững nguyên tắc phân loại của WCO và 6 nguyên tắc giải thích chung (GIRs).
Thành thạo các công cụ tra cứu chính thức như hệ thống VNACCS/VCIS, cơ sở dữ liệu WCO và biểu thuế XNK.
Cập nhật thường xuyên quy định mới về thuế và kiểm tra chuyên ngành.
Học hỏi từ thực tế qua các bộ hồ sơ đã thông quan, trao đổi với đồng nghiệp nhiều kinh nghiệm.
Tham gia khóa đào tạo chuyên sâu, đặc biệt là các khóa học từ giảng viên thực chiến để rút ngắn thời gian và tránh lỗi cơ bản.

Kết luận

Có thể thấy, tra cứu mã HS trong xuất nhập khẩu không chỉ là bước thủ tục mà còn là yếu tố quyết định đến chi phí, thời gian, tính pháp lý và uy tín của doanh nghiệp. Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp nhân sự logistics làm việc chuyên nghiệp hơn và tạo lợi thế cạnh tranh rõ rệt trên thương trường quốc tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU