SHIPPING INSTRUCTION TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Shipping Instructions (SI) là một trong những chứng từ quan trọng hàng đầu mà người xuất khẩu cần cung cấp cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder).

Việc chuẩn bị Shipping Instructions chính xác và đầy đủ không chỉ đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng địa điểm, đúng đối tượng nhận mà còn giúp hạn chế tối đa rủi ro sai sót trong quá trình phát hành vận đơn (Bill of Lading – B/L).

Nếu người xuất khẩu cung cấp sai thông tin trong SI, hãng tàu sẽ lập sai vận đơn, dẫn đến việc hàng bị giao nhầm, trễ thời gian thông quan, hoặc phát sinh chi phí chỉnh sửa chứng từ quốc tế.

 

Shipping Instructions là gì?

Shipping Instructions (SI) là bản hướng dẫn chi tiết về lô hàng do người xuất khẩu lập và gửi cho hãng tàu hoặc forwarder, nhằm cung cấp thông tin chính xác để họ phát hành vận đơn (Bill of Lading) và thực hiện việc vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu.

Nói cách khác, đây là tài liệu trung gian quan trọng giữa bên xuất khẩu và hãng tàu, đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đến lô hàng, người nhận, cảng xếp dỡ và điều kiện vận chuyển đều được thể hiện chính xác trên vận đơn.

 

Mục đích của Shipping Instructions

Shipping Instructions đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận chuyển quốc tế. Một bản SI được chuẩn bị cẩn thận giúp:

• Cung cấp thông tin chính xác để lập vận đơn (Bill of Lading): Mọi dữ liệu trên vận đơn đều được lấy từ Shipping Instruction, bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, cảng đi – cảng đến, người gửi, người nhận và điều kiện thanh toán cước.

• Hướng dẫn hãng tàu về hành trình vận chuyển: Xác định rõ cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, nơi giao hàng cuối cùng và các yêu cầu đặc biệt (nếu có).

• Đảm bảo hàng hóa được giao đúng người – đúng nơi – đúng điều kiện: Thông tin trong SI giúp đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra chính xác theo hợp đồng ngoại thương.

• Giảm thiểu rủi ro sai sót và chậm trễ: Một SI rõ ràng giúp hãng tàu phát hành vận đơn nhanh chóng, giảm nguy cơ chỉnh sửa hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

Nội dung cơ bản trong Shipping Instructions

Một mẫu Shipping Instructions tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

1. Shipper: Tên và địa chỉ người gửi hàng (người xuất khẩu).

2. Consignee: Tên và địa chỉ người nhận hàng (người nhập khẩu).

3. Notify Party: Bên thứ ba được thông báo khi hàng đến, thường là đại lý hoặc khách hàng liên quan.

4. Vessel / Voyage: Tên tàu và số chuyến mà hàng được xếp lên.

5. Port of Loading: Cảng xếp hàng.

6. Port of Discharge: Cảng dỡ hàng.

7. Place of Delivery: Địa điểm giao hàng cuối cùng (có thể khác với cảng dỡ hàng).

8. Description of Goods: Mô tả chi tiết hàng hóa, gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích và bao bì.

9. Marks and Numbers: Ký mã hiệu, số kiện hoặc số lô hàng dùng để nhận diện hàng hóa.

10. Container / Seal No.: Số container và số niêm phong (seal number).

11. Freight Terms: Điều kiện cước – Prepaid (trả trước) hoặc Collect (trả sau).

12. Special Instructions: Các hướng dẫn đặc biệt cho hãng tàu hoặc đại lý, ví dụ: “Không xếp chồng”, “Hàng dễ vỡ”, “Cần nhiệt độ bảo quản đặc biệt”, v.v.

13. Type of Bill of Lading: Loại vận đơn mà người xuất khẩu yêu cầu phát hành – Original, Surrendered hoặc Telex Release.

 

Quy trình liên quan đến Shipping Instructions

Quy trình chuẩn để lập và gửi Shipping Instructions thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Người xuất khẩu chuẩn bị Shipping Instructions

Người xuất khẩu tổng hợp thông tin chi tiết về lô hàng, đối chiếu với hợp đồng ngoại thương, packing list và invoice để điền đầy đủ vào mẫu SI.

Bước 2: Gửi Shipping Instructions cho hãng tàu hoặc forwarder

SI cần được gửi trước thời hạn cut-off SI mà hãng tàu quy định (thường từ 1–2 ngày trước khi tàu chạy). Nếu gửi trễ, hàng có thể không kịp phát hành vận đơn cho chuyến tàu đã đặt.

Bước 3: Hãng tàu lập Draft Bill of Lading

Dựa trên nội dung SI, hãng tàu hoặc forwarder sẽ soạn vận đơn nháp (Draft B/L) và gửi lại cho người xuất khẩu kiểm tra.

Bước 4: Xác nhận Draft B/L và phát hành vận đơn chính thức

Sau khi người xuất khẩu xác nhận bản nháp chính xác, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn chính thức (Original B/L hoặc Surrendered B/L).

 

Lưu ý khi chuẩn bị Shipping Instructions

• Kiểm tra chính tả và số liệu kỹ lưỡng: Các lỗi nhỏ trong SI (như sai số container, sai tên tàu hoặc cảng) có thể dẫn đến sai sót trên vận đơn và phát sinh chi phí chỉnh sửa.

• Gửi SI đúng hạn cut-off: Nếu trễ cut-off SI, hàng có thể bị dời sang chuyến tàu sau, ảnh hưởng tiến độ giao hàng.

• Thống nhất nội dung với hợp đồng ngoại thương: Thông tin trên SI cần khớp với Invoice, Packing List và Letter of Credit (nếu có).

• Trao đổi rõ loại vận đơn mong muốn: Hãy chỉ rõ loại vận đơn cần phát hành (Original, Telex release hay Surrendered) để hãng tàu thực hiện đúng yêu cầu.

 

Kết luận

Shipping Instructions là chứng từ không thể thiếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Một bản SI được lập chính xác sẽ giúp hãng tàu phát hành vận đơn đúng, giảm thiểu sai sót và đảm bảo lô hàng được vận chuyển thuận lợi.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên chủ động chuẩn bị SI sớm, kiểm tra kỹ thông tin và nắm rõ thời hạn cut-off của từng hãng tàu để tránh ảnh hưởng đến lịch trình và chi phí vận chuyển.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.