NHỮNG SAI SÓT KHI XUẤT KHẨU HÀNG HÓA DOANH NGHIỆP

Xuất khẩu hàng hóa là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chính xác cao trong từng khâu từ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến vận chuyển và thanh toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải sai sót khi xuất khẩu, dẫn đến việc chậm trễ giao hàng, mất thêm chi phí hoặc thậm chí bị từ chối thông quan. Dưới đây là 10 lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục xuất khẩu mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Sai sót trong việc chuẩn bị chứng từ

Chứng từ xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan và thanh toán. Một số lỗi thường gặp bao gồm:

Thiếu chứng từ cần thiết theo quy định.
Điền sai thông tin trên bộ chứng từ.
Không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đi kèm theo yêu cầu của đối tác hoặc cơ quan hải quan.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ danh sách chứng từ cần thiết theo từng lô hàng và quy định của nước nhập khẩu để tránh sai sót.

2. Khai báo sai mã HS

Mã HS (Harmonized System Code) là yếu tố quyết định thuế suất và chính sách nhập khẩu của từng mặt hàng. Sai sót phổ biến gồm:

Chọn sai mã HS dẫn đến tính thuế sai.
Không tra cứu kỹ khiến hàng hóa bị phân loại sai, gây khó khăn trong thông quan.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần tham khảo danh mục mã HS chính xác từ hải quan hoặc chuyên gia tư vấn xuất nhập khẩu.

3. Mô tả hàng hóa không chính xác

Một lỗi nghiêm trọng khi làm thủ tục xuất khẩu là mô tả hàng hóa không đầy đủ hoặc không đúng với thực tế, dẫn đến:

Hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra thực tế.
Đối tác nhập khẩu từ chối nhận hàng vì thông tin không khớp.

Giải pháp: Cung cấp mô tả hàng hóa chi tiết, đúng thực tế, bao gồm tên sản phẩm, thành phần, công dụng và các đặc tính quan trọng.

4. Khai báo sai nước xuất xứ

Một số doanh nghiệp cố tình khai sai xuất xứ hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế, tuy nhiên điều này có thể dẫn đến:

Bị hải quan kiểm tra và áp mức thuế cao hơn.
Mất uy tín với đối tác và có thể bị phạt hành chính.

Giải pháp: Đảm bảo chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp với quy định của nước nhập khẩu để hưởng đúng ưu đãi thuế quan.

5. Sai sót trong khâu thanh toán

Quá trình thanh toán quốc tế yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về thời gian và chứng từ. Những lỗi thường gặp gồm:

Chậm trễ gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng.
Gửi sai thông tin trên L/C (Thư tín dụng), khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

Giải pháp: Theo dõi chặt chẽ tiến độ thanh toán, kiểm tra kỹ bộ chứng từ trước khi gửi đi.

6. Thiếu hoặc sai lệch chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng xuất khẩu yêu cầu giấy phép kiểm định chuyên ngành như kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… Sai sót trong bước này có thể dẫn đến việc lô hàng bị từ chối xuất khẩu.

Giải pháp: Tra cứu kỹ quy định của nước nhập khẩu để đảm bảo đầy đủ chứng từ theo yêu cầu.

7. Vi phạm quy định về bao bì đóng gói

Nhiều quốc gia có quy định nghiêm ngặt về bao bì, nhãn mác và vật liệu đóng gói. Nếu vi phạm, hàng hóa có thể bị từ chối nhập khẩu.

Giải pháp: Đảm bảo bao bì đáp ứng đúng quy định về nhãn mác, chất liệu và kích thước theo yêu cầu của đối tác và nước nhập khẩu.

8. Không có giấy phép xuất khẩu

Một số mặt hàng thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt, yêu cầu giấy phép xuất khẩu nhưng doanh nghiệp lại không thực hiện đúng thủ tục.

Giải pháp: Kiểm tra danh mục hàng hóa cần giấy phép và thực hiện xin cấp phép trước khi xuất khẩu.

9. Nội dung trên chứng từ không khớp nhau

Lỗi này xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng chứng từ cũ để sửa lại thông tin nhưng không kiểm tra kỹ, dẫn đến sai lệch giữa các tài liệu như:

Invoice, Packing List không khớp với tờ khai hải quan.
Thông tin trên L/C khác với bộ chứng từ thanh toán.

Giải pháp: Kiểm tra và đối chiếu tất cả chứng từ trước khi nộp lên hải quan hoặc ngân hàng.

10. Trễ deadline trong quá trình khai báo và nộp chứng từ

Việc không theo dõi thời hạn nộp chứng từ có thể dẫn đến:

Phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.
Hàng hóa bị rớt chuyến, gây chậm trễ trong giao hàng.

Giải pháp: Thiết lập lịch trình theo dõi deadline cho từng lô hàng để đảm bảo nộp hồ sơ đúng thời hạn.

Kết Luận

Những sai sót khi xuất khẩu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ giao hàng, chi phí phát sinh và uy tín của doanh nghiệp. Do đó, việc nắm rõ các bước quan trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố tiên quyết giúp quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU