QUY TRÌNH XUẤT TRẢ HÀNG NHẬP KHẨU ĐÃ THÔNG QUAN

Xuất trả hàng là thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa đã nhập khẩu ra khỏi Việt Nam do không đạt chất lượng, sai chủng loại, hư hỏng, hoặc theo yêu cầu từ đối tác. Tuy nhiên, thủ tục này yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ theo quy định để tránh phát sinh các rắc rối pháp lý hoặc kéo dài thời gian xử lý tại cơ quan hải quan.

Vậy cụ thể để xuất trả hàng nhập khẩu đã thông quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết bạn không nên bỏ qua.

1. Văn bản giải trình lý do xuất trả hàng

Đây là tài liệu bắt buộc đầu tiên trong bộ hồ sơ. Doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng lý do vì sao muốn xuất trả hàng, có thể là:

Hàng hóa không đúng với hợp đồng đã ký
Hàng bị lỗi kỹ thuật, hư hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng
Doanh nghiệp thay đổi nhu cầu kinh doanh
Đối tác yêu cầu trả lại hàng hoặc đổi hàng mới

Nội dung giải trình càng cụ thể, minh bạch thì quá trình xét duyệt từ phía cơ quan hải quan sẽ diễn ra càng nhanh chóng.

2. Chứng từ và tờ khai xuất khẩu

Doanh nghiệp cần cung cấp các chứng từ liên quan đến đợt xuất trả hàng này. Tờ khai xuất khẩu phải được khai báo theo đúng loại hình phù hợp như: tái xuất trả hàng nhập khẩu, xuất trả theo yêu cầu của cơ quan chức năng, hoặc xuất khẩu sang nước thứ ba nếu có sự thay đổi trong giao dịch thương mại.

Các chứng từ có thể bao gồm:

Commercial Invoice
Packing List
Hợp đồng (nếu có)
Tờ khai hải quan xuất khẩu

3. Tờ khai nhập khẩu của lô hàng trước đó

Bản chụp tờ khai nhập khẩu trước đó là cơ sở để cơ quan hải quan xác minh lô hàng bạn đang muốn xuất trả có liên quan đến lô hàng đã nhập về Việt Nam. Tài liệu này giúp đối chiếu thông tin và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

4. Văn bản đồng ý nhận lại hàng từ bên đối tác nước ngoài

Trường hợp doanh nghiệp xuất trả hàng về cho nhà cung cấp ban đầu, cần có văn bản xác nhận đồng ý nhận lại hàng từ đối tác nước ngoài. Văn bản này có thể là bản chính hoặc bản chụp, và nên ghi rõ nội dung như:

Thông tin về lô hàng được nhận lại
Mục đích tiếp nhận (đổi hàng, kiểm tra lại, tiêu hủy, v.v.)
Thời gian và địa điểm nhận hàng

Trong trường hợp đối tác yêu cầu chuyển hàng sang một nước thứ ba hoặc vào kho ngoại quan, nội dung này cũng cần được thể hiện rõ ràng trong văn bản.

5. Hợp đồng bán hàng cho nước thứ ba hoặc khu phi thuế quan (nếu có)

Nếu doanh nghiệp không xuất trả về cho đối tác cũ mà bán lại hàng hóa cho một bên thứ ba ở nước khác hoặc khu phi thuế quan, cần chuẩn bị hợp đồng mua bán thương mại với đơn vị mới. Đây là căn cứ pháp lý để chứng minh hoạt động xuất khẩu hợp lệ, đúng mục đích.

6. Quyết định buộc tái xuất từ cơ quan có thẩm quyền (nếu có)

Một số trường hợp, hàng nhập khẩu buộc phải xuất trả theo yêu cầu từ cơ quan nhà nước, ví dụ: hàng bị từ chối kiểm dịch, hàng không đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, thiết bị không phù hợp quy định chuyên ngành. Lúc này, doanh nghiệp cần bổ sung bản chụp quyết định buộc tái xuất để hoàn thiện hồ sơ.

Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi xuất trả hàng?

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp:

Rút ngắn thời gian thông quan cho lô hàng xuất trả
Tránh các rắc rối pháp lý, bị xử phạt do thiếu chứng từ
Chủ động hơn trong việc xử lý hàng hóa không phù hợp
Duy trì uy tín và mối quan hệ với đối tác quốc tế

Mặt khác, quá trình xử lý thủ tục xuất trả hàng thường khá phức tạp, liên quan đến nhiều bên như hải quan, kiểm dịch, hãng tàu, đối tác nước ngoài… Do đó, hồ sơ càng đầy đủ và chính xác thì càng thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc phối hợp và xử lý.

Kết luận

Thủ tục xuất trả hàng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ đúng quy trình pháp lý. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn để đảm bảo quá trình xuất trả diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và đúng quy định. Trong trường hợp có vướng mắc về chứng từ hoặc cần hỗ trợ thực hiện, nên tìm đến các đơn vị logistics và tư vấn hải quan uy tín để được hướng dẫn cụ thể.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU