QUY TRÌNH XỬ LÝ LÔ HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CÔNG TY LOGISTICS

Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, việc xử lý một lô hàng xuất khẩu đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận: sale, chứng từ, hiện trường, hãng tàu và hệ thống đại lý quốc tế. Một quy trình chuẩn, rõ ràng và chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro mà còn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng lịch trình, đúng tuyến và đúng yêu cầu của khách hàng.

Bài viết này trình bày 8 bước quan trọng trong quy trình xử lý lô hàng xuất khẩu của bộ phận chứng từ (Docs) hoặc Customer Service (CUS) tại các công ty logistics/forwarder. Đây là kiến thức nền tảng mà bất kỳ nhân sự logistics nào cũng cần nắm vững.

8 Bước Chính Trong Quy Trình Xử Lý Lô Hàng Xuất Khẩu

1. Tiếp Nhận Thông Tin Lô Hàng

Bộ phận chứng từ hoặc sale tiếp nhận ORDER từ khách hàng về nhu cầu xuất hàng. Thông tin thường bao gồm:

Loại hàng (commodity)
Số lượng và quy cách
Cảng đi và cảng đến
Thời gian dự kiến xuất
Yêu cầu đặc biệt nếu có

Đây là bước đầu tiên và quan trọng để xác định điều kiện vận chuyển phù hợp, từ đó xử lý các bước tiếp theo.

2. Làm Việc Với Hãng Tàu

Nhân viên phụ trách tiến hành trao đổi với hãng tàu để:

Kiểm tra chỗ (space)
Báo giá cước (freight rate)
Kiểm tra lịch tàu (vessel schedule)

Sau khi thống nhất, nhân viên xác nhận booking với hãng tàu. Booking này là “chỗ” dành riêng cho lô hàng của khách.

3. Gửi Booking Cho Khách Hàng

Booking sau khi được hãng tàu cấp sẽ được gửi lại cho real shipper. Đây là thông tin quan trọng để khách hàng:

Sắp xếp đóng hàng
Điều phối vận chuyển
Chuẩn bị chứng từ và kế hoạch xuất khẩu

Shipper cần kiểm tra để đảm bảo lịch trình phù hợp.

4. Nhận Shipping Instruction (SI)

Real shipper gửi SI cho forwarder hoặc hãng tàu. SI là tập hợp các thông tin để lên vận đơn, bao gồm tên shipper, consignee, notify, mô tả hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Có hai trường hợp đối với vận đơn:

Shipper muốn lấy MBL trực tiếp từ hãng tàu
Shipper muốn lấy HBL do forwarder phát hành

Việc xác định loại vận đơn từ đầu giúp quy trình diễn ra chính xác.

SI (Shipping instruction) trong xuất nhập khẩu

5. Kiểm Tra Và Phát Hành Vận Đơn

Bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra SI và đối chiếu với booking, container, seal và các thông tin thực tế.

Sau đó:

Lấy MBL (Master Bill of Lading) từ hãng tàu
Hoặc phát hành HBL (House Bill of Lading) nếu shipper lấy vận đơn từ forwarder

Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất của một lô hàng.

6. Gửi Full Pre-alert Cho Agent Tại Cảng Đích

FULL PRE-ALERT thường bao gồm:

HBL
MBL
Commercial Invoice
Packing List
Các chứng từ liên quan (nếu có)

Agent ở cảng đến sẽ dựa vào bộ chứng từ này để kiểm tra thông tin và chuẩn bị thủ tục giao hàng cho người nhận.

7. Phát Hành Debit Note

Forwarder phát hành debit note gửi khách hàng để thu phí dịch vụ liên quan đến lô hàng: phí chứng từ, phí vận chuyển nội địa, phí handling, phí nâng hạ…

Debit note giúp hai bên kiểm soát chi phí rõ ràng, minh bạch.

8. Thông Báo Cho Agent Giao Hàng Cho Consignee

Agent tại cảng đến sẽ liên hệ với consignee để hướng dẫn quy trình nhận hàng: thanh toán local charges, trình chứng từ, kiểm tra tình trạng container và hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu.

Đây là bước hoàn tất toàn bộ quy trình xuất khẩu của một lô hàng.

Tầm Quan Trọng Của Quy Trình Xử Lý Lô Hàng Xuất Khẩu

Một quy trình chuyên nghiệp giúp:

Giảm thiểu sai sót trong chứng từ
Tránh rớt tàu hoặc sai lịch trình
Tăng mức độ hài lòng của khách hàng
Nâng cao uy tín của doanh nghiệp logistics
Kiểm soát chi phí và thời gian hiệu quả

Với khối lượng hàng hóa xuất khẩu ngày càng tăng, sự chuẩn chỉnh trong quy trình càng trở nên cần thiết.

Kết Luận

Quy trình xử lý lô hàng xuất khẩu gồm 8 bước cơ bản nhưng đòi hỏi sự chính xác trong từng chi tiết. Việc nắm vững và thực hiện đúng từng bước giúp doanh nghiệp logistics vận hành trơn tru, đảm bảo tiến độ và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU