QUY TRÌNH ĐẶT BOOKING HÀNG AIR – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỪ A ĐẾN Z

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Freight) ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhờ ưu điểm về tốc độ, độ an toàn và tính ổn định. Tuy nhiên, để lô hàng được vận chuyển thuận lợi, đúng tiến độ và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình đặt booking hàng air.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ các bước đặt booking hàng xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chi tiết và thực tế nhất.

1. Yêu cầu báo giá vận chuyển hàng không

Bước đầu tiên trong quy trình đặt booking hàng air là doanh nghiệp (shipper) gửi yêu cầu báo giá đến đơn vị cung cấp dịch vụ logistics như forwarder hoặc đại lý hàng không.

Các thông tin cần cung cấp bao gồm:

Tên hàng hóa (Commodity)
Trọng lượng tổng (Gross weight)
Thể tích hàng hóa (CBM) hoặc kích thước từng kiện
Quy cách đóng gói
Thời gian mong muốn xuất hàng (ETD)
Địa điểm lấy hàng và giao hàng
Các yêu cầu đặc biệt: hàng có pin, chất lỏng, hàng nguy hiểm, hàng dễ hỏng…

Đây là bước rất quan trọng, bởi thông tin càng chính xác thì báo giá nhận được sẽ càng sát thực tế. Việc cung cấp thiếu dữ liệu có thể dẫn đến sai lệch chi phí hoặc phát sinh phụ phí ngoài dự kiến.

2. Nhận báo giá và lịch bay

Sau khi nhận thông tin từ shipper, đơn vị logistics sẽ tiến hành kiểm tra và gửi lại báo giá kèm lịch trình vận chuyển.

Nội dung báo giá thường bao gồm:

Lịch bay dự kiến và hãng hàng không khai thác
Thời gian cut-off hàng và cut-off chứng từ
Giá cước vận chuyển chính
Các loại phụ phí như: phụ phí xăng dầu, phụ phí an ninh, phí xử lý hàng hóa, phí phát hành AWB…

Ở bước này, doanh nghiệp cần xem xét kỹ giữa các phương án về giá và lịch trình để lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho nhu cầu của mình.

Đối với những lô hàng gấp, việc chọn chuyến bay phù hợp và nắm rõ thời gian cut-off là yếu tố quyết định giúp hàng hóa xuất đi đúng kế hoạch.

3. Xác nhận booking với đơn vị vận chuyển

Sau khi thống nhất phương án vận chuyển, shipper sẽ tiến hành xác nhận booking với forwarder.

Quy trình thực hiện bao gồm:

Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp
Gửi yêu cầu đặt chỗ chính thức
Nhận Booking Confirmation từ hãng bay hoặc đại lý

Booking Confirmation là chứng từ rất quan trọng, thể hiện các thông tin chính của lô hàng như:

Số chuyến bay
Ngày giờ khởi hành
Thông tin kho nhận hàng
Thời gian cut-off cụ thể

Dựa trên booking confirmation, doanh nghiệp có thể chủ động sắp xếp kế hoạch đóng gói, giao hàng và làm thủ tục hải quan.

4. Giao hàng vào kho và hoàn thiện thủ tục xuất khẩu

Đây là bước cuối cùng trong quy trình đặt booking hàng air.

Sau khi có booking, doanh nghiệp cần tiến hành:

Vận chuyển hàng đến kho sân bay theo đúng thông tin đã được xác nhận
Cân đo thực tế và soi chiếu an ninh
Làm thủ tục tiếp nhận hàng tại kho
Nhận vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)
Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu: Invoice, Packing List, tờ khai hải quan và các giấy tờ liên quan

Khi tất cả thủ tục được hoàn tất, hàng hóa sẽ được đưa lên máy bay và chính thức bắt đầu hành trình xuất khẩu đến điểm đích.

Một số lưu ý quan trọng khi đặt booking hàng air

Để quy trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chú ý:

Cung cấp thông tin lô hàng chính xác ngay từ đầu
Kiểm tra kỹ yêu cầu về hàng hóa đặc biệt
Tuân thủ thời gian cut-off của hãng bay
Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn hàng không
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo quy định

Chỉ cần sai sót nhỏ về thông tin hoặc thủ tục cũng có thể khiến lô hàng bị trì hoãn hoặc phát sinh thêm chi phí.

Kết luận

Hiểu rõ quy trình đặt booking hàng air sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động xuất khẩu, tối ưu thời gian và chi phí vận chuyển.

Từ bước yêu cầu báo giá, xác nhận booking cho đến hoàn thiện thủ tục xuất khẩu, mỗi công đoạn đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng kế hoạch. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU