PHIẾU XÁC NHẬN ĐĂNG KÝ XUẤT TÀU LÀ GÌ? QUY TRÌNH, VAI TRÒ VÀ NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG

Trong hoạt động xuất khẩu, đặc biệt đối với hàng container, việc nắm rõ quy trình làm thủ tục tại cảng là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo hàng hóa được xếp lên đúng chuyến. Một trong những chứng từ quan trọng nhất trong giai đoạn này chính là phiếu xác nhận đăng ký xuất tàu. Đây là chứng từ do cảng cấp, xác nhận doanh nghiệp đã đăng ký container để xếp lên tàu theo chuyến cụ thể. Nếu bạn đang làm trong ngành logistics, xuất nhập khẩu hoặc đang chuẩn bị xuất khẩu hàng hóa, việc hiểu rõ phiếu này là điều bắt buộc.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ về khái niệm, vai trò, thông tin trên phiếu và những lưu ý khi thực hiện đăng ký xuất tàu.

Phiếu Xác Nhận Đăng Ký Xuất Tàu Là Gì?

Phiếu xác nhận đăng ký xuất tàu là chứng từ do cảng cấp sau khi doanh nghiệp khai báo thông tin container lên hệ thống. Phiếu này thể hiện rằng lô hàng đã được đăng ký hợp lệ để xếp lên tàu theo chuyến đã chọn.

Chứng từ này được sử dụng trong toàn bộ quy trình xếp dỡ, giúp hãng tàu, cảng và doanh nghiệp phối hợp thông suốt.

Vai Trò Của Phiếu Xác Nhận Đăng Ký Xuất Tàu

1. Xác nhận việc container được đăng ký xếp lên tàu

Doanh nghiệp khai báo các thông tin bắt buộc như số container, số seal, trọng lượng VGM, cảng chuyển tải… Sau khi kiểm tra, cảng sẽ cấp phiếu xác nhận container đủ điều kiện để đưa vào bãi chờ xuất.

2. Dùng để làm thủ tục nâng hạ khi xe vào cảng

Tài xế cần trình phiếu này để hệ thống cảng kiểm tra và cho phép nâng hạ container vào bãi. Thiếu phiếu, xe sẽ không thể hoàn tất thủ tục.

3. Là cơ sở để cảng sắp xếp kế hoạch xếp dỡ

Cảng dựa vào phiếu này để:

Lập kế hoạch xếp container lên từng tàu.
Chia khu vực để tối ưu năng lực khai thác.
Tránh ùn tắc hoặc sai lệch trong luồng xếp hàng.

4. Hỗ trợ hãng tàu và đơn vị forwarder theo dõi lô hàng

Dựa trên thông tin được khai báo, hãng tàu kiểm tra tính chính xác giữa VGM, container, seal và chuyến tàu. Từ đó đảm bảo hàng được xếp đúng lịch trình và hạn chế rủi ro bị rớt tàu.

Phiếu Xác Nhận Đăng Ký Xuất Tàu Gồm Những Thông Tin Nào?

Một phiếu chuẩn thường bao gồm các thông tin chính:

1. Thông tin doanh nghiệp

Tên khách hàng hoặc tên doanh nghiệp xuất khẩu.
Mã số lấy hàng hoặc mã định danh doanh nghiệp trên hệ thống cảng (nếu có).

2. Thông tin container

Số container.
Loại và kích thước container (20DC, 40HC…).
Số seal.

3. Trọng lượng VGM

Đây là trọng lượng tổng đã được khai báo theo quy định SOLAS. Thiếu VGM, container sẽ không được phép xếp lên tàu.

4. Thông tin chuyến tàu

Tên tàu.
Số chuyến.
Ngày tàu chạy dự kiến.

5. Cảng chuyển tải hoặc cảng đích

Dùng để hãng tàu và cảng xác định tuyến và hành trình đặt chỗ.

6. Số tờ khai hải quan

Là thông tin quan trọng để đối chiếu với thực tế, tránh sai lệch chứng từ.

7. Thời gian in phiếu

Xác định thời điểm phiếu được cấp và dùng để kiểm tra tính hợp lệ.

Quy Trình Để Nhận Phiếu Xác Nhận Đăng Ký Xuất Tàu

Quy trình có thể thay đổi tùy cảng hoặc hãng tàu, nhưng thông thường sẽ gồm các bước:

Bước 1: Doanh nghiệp cung cấp thông tin container

Bao gồm:

Số container, seal.
VGM.
Tên tàu – chuyến.
Cảng chuyển tải.
Tờ khai.

Bước 2: Đăng ký lên hệ thống cảng

Có thể thực hiện qua:

Website cảng.
Phần mềm E-port.
Đại lý hoặc forwarder hỗ trợ.

Bước 3: Cảng kiểm tra thông tin

Cảng kiểm tra:

Sai số VGM.
Dữ liệu có trùng khớp hay không.
Container có thuộc chuyến tàu đăng ký hay không.

Vai trò của khai báo VGM – Smart Link Logistics

Bước 4: Cảng phát hành phiếu xác nhận đăng ký xuất tàu

Doanh nghiệp dùng phiếu này để thực hiện các thủ tục còn lại.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Làm Phiếu Xác Nhận Đăng Ký Xuất Tàu

Kiểm tra VGM chính xác

Sai VGM là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến rớt tàu.
Khai đúng số container – seal

Mỗi sai lệch đều có thể khiến container bị từ chối xếp.
Đăng ký đúng chuyến – đúng thời hạn

Mỗi hãng tàu có cut-off khác nhau. Nộp trễ đồng nghĩa nguy cơ rớt chuyến.
Đảm bảo tờ khai hải quan đã thông quan hoặc sẵn sàng thông quan

Cảng và hãng tàu đều có thể yêu cầu đối chiếu tờ khai.
Theo dõi cập nhật từ hãng tàu và cảng

Chuyến tàu có thể thay đổi ETD, ETA hoặc đổi cầu bến.

Kết Luận

Phiếu xác nhận đăng ký xuất tàu là một chứng từ quan trọng trong quy trình xuất khẩu container, giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được khai báo chính xác và đủ điều kiện để xếp lên đúng chuyến. Việc hiểu rõ nội dung, quy trình và các lưu ý khi thực hiện giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tối ưu thời gian và nâng cao hiệu quả xuất khẩu.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU