NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH XỬ LÝ RỚT TÀU, DELAY TÀU CHO DOANH NGHIỆP

Rớt tàu, delay tàu là một trong những tình huống gây đau đầu nhất đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các đơn vị Logistics. Chỉ một sự chậm trễ nhỏ trên lịch tàu cũng có thể kéo theo hàng loạt hệ lụy như trễ hạn giao hàng, phát sinh chi phí DEM/DET, mất khách, thậm chí phải đền hợp đồng.

Trong bài viết này, Smart Link Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ rớt tàu delay tàu là gì, nguyên nhân vì sao xảy ra và cách xử lý nhanh – hiệu quả – đúng quy trình.

1. Rớt tàu, delay tàu là gì?

Rớt tàu hoặc delay tàu là tình trạng container không được xếp lên đúng chuyến tàu theo lịch trình ban đầu. Khi đó, hàng hóa phải chờ một chuyến tàu khác đi sau.

Thông thường, thời gian delay dao động 3 – 7 ngày, có thể dài hơn vào mùa cao điểm.

Hậu quả khi hàng bị rớt tàu hoặc delay

Không giao hàng đúng hạn theo hợp đồng.
Chậm quá trình phân phối hoặc sản xuất của khách hàng.
Phát sinh phí lưu bãi (DEM/DET), phí lấy booking mới.
Nguy cơ khách hủy đơn hoặc ngừng hợp tác trong những lô hàng tiếp theo.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân gây ra tình trạng rớt tàu.

2. Vì sao xảy ra tình trạng rớt tàu, delay tàu?

Rớt tàu và delay tàu xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, có cả chủ quan lẫn khách quan.

Thời tiết xấu

Mưa bão, áp thấp nhiệt đới, sóng lớn, lốc xoáy khiến tàu buộc phải thay đổi tuyến, đi vòng, dừng thêm một số cảng hoặc thậm chí hủy chuyến. Đây là nguyên nhân xảy ra quanh năm, đặc biệt là mùa mưa bão.

Tắc nghẽn cảng

Vào mùa cao điểm, lượng container đổ về nhiều khiến cảng bị quá tải. Việc xử lý chậm làm phát sinh thời gian chờ, dẫn đến chậm lịch tàu đi.

Chuyển tải

Nhiều lô hàng phải chuyển tải qua tàu khác để tiết kiệm chi phí. Khi tàu nhỏ đưa hàng sang tàu lớn, chỉ cần một điểm trễ nhỏ cũng khiến toàn bộ lịch trình bị kéo dài.

Chuyến trước bị delay

Nếu chuyến đi trước của con tàu đã bị chậm, chuyến sau rất dễ bị ảnh hưởng dây chuyền.

Hãng tàu hủy chuyến hoặc overbooking

Hãng tàu hủy chuyến khi không đủ container cho chuyến đó.
Hãng tàu thường nhận booking nhiều hơn số chỗ thực tế để dự phòng khách hủy. Nếu ít khách hủy, hàng đến sau sẽ bị đẩy sang chuyến sau.

Chủ hàng không kịp Cut-Off

Bao gồm các lỗi:

Không kịp gửi SI/VGM.
Tờ khai sai thông tin nhưng sửa không kịp.
Không đưa hàng ra cảng đúng hạn.
Hạ container sai bãi.
Bị kiểm hóa đột xuất khiến không giải phóng kịp.

Nguyên nhân bất khả kháng

Tai nạn trên biển, cháy nổ, hải tặc, lỗi xếp dỡ của cảng, dịch bệnh… đều có thể gây rớt tàu.

3. Cách xử lý nhanh nhất khi hàng hóa bị rớt tàu hoặc delay tàu

Khi phát hiện container bị rớt tàu, doanh nghiệp cần xử lý lập tức theo các bước sau:

Xác định nguyên nhân

Nếu rớt tàu do hãng tàu:

Doanh nghiệp thường không thể can thiệp.
Hãng tàu sẽ tự sắp xếp chuyến đi sớm nhất.
Phí DEM/DET và phát sinh liên quan thường do hãng tàu chi trả.

Nếu rớt tàu do chủ hàng hoặc đơn vị Ops:

Không kịp gửi SI/VGM.
Không thông quan kịp.
Hạ container sai bãi.
Không gom hàng đúng hạn.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải tự chịu chi phí phát sinh.

Thông báo ngay cho khách hàng

Ngay khi xác định lý do, cần:

Báo rõ tình trạng rớt tàu.
Đưa ra lịch trình mới sớm nhất có thể.
Đề xuất trách nhiệm và phương án khắc phục.

Việc minh bạch và báo sớm giúp giảm áp lực và giữ uy tín với khách.

Sắp xếp chuyến tàu thay thế nhanh nhất

Forwarder cần làm việc ngay với hãng tàu để:

Xác nhận chuyến mới.
Hoàn tất thủ tục, tờ khai, hồ sơ càng sớm càng tốt.
Hạn chế phát sinh thêm chi phí do thời gian kéo dài.

Trong nhiều trường hợp, chi phí phát sinh từ rớt tàu có thể lớn hơn cả cước vận tải ban đầu.

4. Làm gì để hạn chế rớt tàu, delay tàu?

Doanh nghiệp có thể chủ động hạn chế rớt tàu bằng một số giải pháp:

Tối ưu quy trình sản xuất và hồ sơ

Đóng hàng đúng tiến độ.
Khai báo hải quan sớm.
Chủ động chuẩn bị hồ sơ kiểm dịch, hun trùng, chứng từ.

Lấy booking sớm

Nên booking trước từ 1 – 2 tuần để tránh việc hết chỗ hoặc bị đẩy lịch.

Ưu tiên booking tàu đi thẳng

Tàu đi thẳng hạn chế nguy cơ chuyển tải – nguyên nhân gây delay phổ biến nhất.

Chọn phương án vận chuyển khác nếu hàng cần gấp

Đường bộ
Đường hàng không

Tuy chi phí cao hơn nhưng giảm đáng kể rủi ro chậm tiến độ.

Rớt tàu và delay tàu trong xuất nhập khẩu

Theo dõi Cut-Off chặt chẽ

Kiểm tra kỹ:

Thời gian gửi SI
Thời gian gửi VGM
Thời gian hạ container
Thời gian nộp tờ khai

Chọn Forwarder uy tín

Forwarder có kinh nghiệm sẽ:

Chủ động xử lý tình huống phát sinh.
Đàm phán tốt hơn với hãng tàu nếu có nguy cơ bị cắt hàng.
Tư vấn đúng lịch trình và rủi ro cho khách hàng.

Kết luận

Rớt tàu, delay tàu là rủi ro phổ biến nhưng hoàn toàn có thể hạn chế nếu doanh nghiệp chuẩn bị quy trình tốt, theo sát tiến độ và làm việc với đơn vị vận chuyển uy tín. Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý không chỉ giúp giảm thiểu thiệt hại mà còn giữ vững uy tín và tiến độ giao hàng cho khách.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU