LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI CHECK BOOKING HÀNG FCL

Trong hoạt động xuất khẩu hàng nguyên container (FCL), booking được xem là “xương sống” của toàn bộ quá trình vận chuyển. Chỉ cần một thông tin sai hoặc bỏ sót khi check booking, doanh nghiệp có thể đối mặt với hàng loạt rủi ro như rớt tàu, phát sinh chi phí lưu container, trễ tiến độ giao hàng hoặc thậm chí ảnh hưởng uy tín với khách hàng quốc tế.

Đối với người làm xuất nhập khẩu, sales logistics hay operations, việc kiểm tra booking FCL không chỉ là thao tác hành chính, mà là bước kiểm soát rủi ro quan trọng ngay từ đầu. Dưới đây là 6 nhóm nội dung bắt buộc phải kiểm tra kỹ khi nhận booking hàng FCL.

1. Kiểm Tra Thông Tin Đơn Vị Cung Cấp Booking

Điểm đầu tiên cần xác định rõ là ai là đơn vị phát hành booking.

Booking được phát hành trực tiếp từ hãng tàu (Carrier)
Hay booking thông qua đại lý, NVOCC hoặc Agent

Việc xác định đúng nguồn booking giúp:

Biết rõ đầu mối xử lý khi phát sinh sự cố
Tránh nhầm lẫn trách nhiệm giữa hãng tàu và đại lý
Dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của booking trong quá trình làm hàng

Trong thực tế, nhiều lô hàng gặp khó khăn khi chỉnh sửa booking do không xác định rõ booking gốc thuộc hãng hay agent.

2. Kiểm Tra Thông Tin Booking Cơ Bản

Booking Number

Booking No là mã số định danh duy nhất của lô hàng. Cần kiểm tra:

Mã booking có đầy đủ, rõ ràng
Có trùng khớp trên booking confirmation, hệ thống hãng tàu và các chứng từ liên quan

Booking Confirmation / Booking Note

Cần xác nhận:

Đã nhận được booking confirmation chính thức hay chưa
Thông tin trên booking note có đúng với yêu cầu ban đầu không

Không nên tiến hành các bước tiếp theo như lấy container rỗng hay đóng hàng khi chưa có booking confirmation hợp lệ.

3. Kiểm Tra Thông Tin Tàu Và Cảng

Thông tin tàu và lịch trình ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và cam kết với khách.

Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:

Vessel Name và Voyage: Tên tàu và số chuyến có đúng theo booking đã yêu cầu
POL (Port of Loading): Cảng xếp hàng, kiểm tra đúng tên cảng và mã cảng
POD (Port of Discharge): Cảng dỡ hàng, tránh nhầm cảng có tên tương tự
ETD (Estimated Time of Departure): Ngày dự kiến tàu rời cảng
ETA (Estimated Time of Arrival): Ngày dự kiến tàu cập cảng đến
TS Port (nếu có): Cảng chuyển tải và số lần chuyển tải

Việc không kiểm tra kỹ thông tin cảng và lịch tàu có thể dẫn đến sai routing, trễ thời gian giao hàng hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

4. Kiểm Tra Thông Tin Container Và Hàng Hóa

Loại Container Và Số Lượng

Cần xác nhận rõ:

Loại container sử dụng: 20DC, 40DC, 40HC, container lạnh, container đặc biệt
Số lượng container được cấp theo booking

Sai loại container có thể khiến hàng không đóng được hoặc phát sinh chi phí đổi container.

Thông Tin Hàng Hóa

Bao gồm:

Commodity: Tên mặt hàng
HS Code: Mã HS của hàng hóa
Cargo Weight và Volume: Trọng lượng và thể tích hàng

Các thông tin này cần trùng khớp với hàng xuất thực tế để tránh rủi ro khi khai báo hải quan, VGM hoặc phát hành vận đơn.

5. Kiểm Tra Các Mốc Thời Gian Quan Trọng

Đây là nhóm thông tin thường gây rớt tàu nhiều nhất nếu không kiểm soát tốt.

Closing Time / Cut-off

Là thời hạn cuối cùng để:

Hạ container vào cảng
Hoàn tất thủ tục liên quan trước khi tàu chạy

VGM Cut-off

Thời hạn cuối để gửi phiếu cân VGM cho hãng tàu hoặc cảng. Nếu trễ VGM cut-off, container sẽ không được xếp lên tàu dù đã hạ cảng.

Free Time (CY / Port)

Cần kiểm tra:

Số ngày miễn phí sử dụng container
Số ngày miễn phí lưu bãi tại cảng

Việc không nắm rõ free time có thể khiến doanh nghiệp phát sinh phí lưu container, lưu bãi với chi phí cao.

6. Kiểm Tra Yêu Cầu Và Điều Khoản Đặc Biệt

Một số thông tin quan trọng thường bị bỏ sót:

Empty Pickup: Địa điểm lấy container rỗng
Full Return: Địa điểm trả container đã đóng hàng
Special Request: Các yêu cầu đặc biệt như:
- Nhiệt độ đối với hàng lạnh
- Loại seal sử dụng
- Quy định đóng hàng đặc thù của hãng tàu

Những thông tin này cần được xác nhận rõ ràng trước khi triển khai đóng hàng để tránh phát sinh thay đổi vào phút cuối.

Kết Luận

Kiểm tra booking hàng FCL không chỉ là bước xác nhận thông tin, mà là quá trình kiểm soát rủi ro xuyên suốt lô hàng xuất khẩu. Việc rà soát kỹ 6 nhóm nội dung quan trọng khi check booking FCL sẽ giúp người làm xuất nhập khẩu:

Chủ động kế hoạch đóng hàng và giao hàng
Hạn chế rớt tàu, trễ tiến độ
Tránh phát sinh chi phí không đáng có
Nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành logistics

Trong thực tế, rất nhiều sự cố logistics không đến từ nghiệp vụ phức tạp mà xuất phát từ những chi tiết nhỏ bị bỏ sót ngay từ bước kiểm tra booking. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU