GIA HẠN LỆNH GIAO HÀNG (D/O) CHO LÔ HÀNG NHẬP KHẨU

Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là chứng từ bắt buộc để người nhập khẩu được phép lấy container ra khỏi cảng hoặc depot. Tuy nhiên, không phải lúc nào thủ tục hải quan, chứng từ hay kế hoạch vận chuyển cũng diễn ra đúng tiến độ dự kiến. Khi đó, D/O có thể hết hạn trước khi doanh nghiệp kịp lấy hàng, kéo theo nguy cơ phát sinh nhiều chi phí lưu container và lưu bãi.

Lệnh Giao Hàng (D/O) Là Gì Trong Nhập Khẩu?

D/O (Delivery Order) hay còn gọi là Lệnh giao hàng là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu cấp cho người nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền. D/O cho phép người đứng tên trên lệnh được lấy hàng ra khỏi cảng hoặc depot theo đúng thông tin ghi trên chứng từ.

Trong thực tế, D/O có thể được cấp dưới dạng bản giấy hoặc lệnh điện tử (EDO) thông qua hệ thống online của hãng tàu. Đây là một trong những chứng từ bắt buộc trong quá trình lấy container hàng nhập khẩu.

Hạn Lệnh Hãng Tàu (Valid Date Trên D/O) Là Gì?

Hạn lệnh hãng tàu, thường được thể hiện dưới tên gọi Valid date hoặc Expiry date trên D/O hoặc EDO, là mốc thời gian giới hạn cho phép người nhập khẩu lấy container ra khỏi cảng hoặc depot mà không bị tính phí lưu container (Demurrage – DEM).

Thông tin này được ghi rõ trên lệnh giao hàng và thường có thời hạn từ 3 đến 5 ngày, tùy theo quy định của từng hãng tàu và từng tuyến vận chuyển.

Nếu quá thời hạn này mà container chưa được lấy ra, người nhập khẩu sẽ không thể sử dụng D/O cũ để lấy hàng và có nguy cơ phát sinh nhiều chi phí liên quan.

Vì Sao Phải Gia Hạn Lệnh Giao Hàng (D/O)?

Việc gia hạn D/O phát sinh khá phổ biến trong thực tế làm hàng nhập khẩu. Nguyên nhân thường gặp bao gồm:

Chưa kịp mở tờ khai hải quan
Hàng chưa được thông quan
Thiếu chứng từ như Invoice, Bill of Lading, C/O
Hàng bị kiểm hóa hoặc phân luồng đỏ
Lô hàng bị hold do vấn đề chứng từ hoặc chính sách
Trễ lịch lấy hàng do kho bãi hoặc phương tiện vận chuyển

Trong những trường hợp này, nếu D/O hết hạn mà chưa gia hạn kịp thời, doanh nghiệp sẽ không thể lấy hàng ra khỏi cảng.

D/O Hết Hạn Gây Ra Những Chi Phí Gì?

Khi D/O hết hạn mà container vẫn nằm trong cảng hoặc depot, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các chi phí phát sinh như:

Phí gia hạn D/O do hãng tàu thu
Phí lưu container (Demurrage)
Phí lưu bãi tại cảng
Các chi phí vận hành phát sinh khác do chậm tiến độ

Những khoản phí này có thể tăng nhanh theo số ngày chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Gia Hạn D/O Là Gì?

Gia hạn D/O là việc kéo dài thời gian hiệu lực của lệnh giao hàng đã được cấp, cho phép người nhập khẩu tiếp tục sử dụng D/O đó để lấy hàng.

Trong đa số trường hợp, hãng tàu sẽ cập nhật lại hạn D/O trên hệ thống hoặc trên EDO mà không cần cấp D/O mới. Tuy nhiên, một số hãng tàu có thể yêu cầu cấp lại D/O với ngày hiệu lực mới tùy theo quy trình nội bộ.

Thủ Tục Gia Hạn Lệnh Giao Hàng (D/O) Trong Thực Tế

Bước 1: Kiểm Tra Hạn D/O

Trước tiên, người làm hàng cần kiểm tra chính xác hạn hiệu lực của D/O. Trên D/O hoặc EDO thường có các thông tin như:

Valid until
Expiry date

Việc chủ động kiểm tra sớm giúp tránh tình trạng D/O hết hạn mà không kịp xử lý.

Bước 2: Liên Hệ Hãng Tàu Hoặc Đại Lý

Sau khi xác định cần gia hạn, người nhập khẩu hoặc đơn vị làm dịch vụ sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu.

Hình thức liên hệ phổ biến gồm:

Gửi email yêu cầu gia hạn
Thao tác trực tiếp trên hệ thống online của hãng tàu như Maersk, ONE, CMA CGM

Nội dung yêu cầu gia hạn D/O thường bao gồm các thông tin sau:

Số Bill of Lading
Số container
Hạn nhận container đầy
Hạn trả container rỗng
Tên công ty và mã số thuế nhận lệnh D/O hoặc EDO
Tên công ty và mã số thuế xuất hóa đơn điện tử
Số điện thoại người liên hệ yêu cầu gia hạn

Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp hãng tàu xử lý nhanh và hạn chế việc bổ sung nhiều lần.

Bước 3: Thanh Toán Phí Gia Hạn D/O (Nếu Có)

Tùy theo chính sách của từng hãng tàu, phí gia hạn D/O có thể được miễn phí hoặc thu phí.

Cần lưu ý rằng phí gia hạn D/O là khoản phí riêng, không đồng nghĩa và không thay thế cho các loại phí lưu container hoặc lưu bãi như DEM hoặc DET.

Bước 4: Nhận D/O Đã Gia Hạn

Sau khi hoàn tất thủ tục và thanh toán phí (nếu có), hãng tàu sẽ:

Gia hạn trực tiếp trên hệ thống EDO
Hoặc cấp lại D/O mới với ngày hiệu lực được cập nhật

Người nhập khẩu sử dụng D/O đã được gia hạn để tiếp tục thực hiện thủ tục lấy hàng.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Gia Hạn D/O

Trong quá trình làm hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nên lưu ý:

Luôn kiểm tra hạn D/O ngay khi nhận lệnh
Chủ động gia hạn sớm nếu dự kiến chưa thể lấy hàng đúng hạn
Phân biệt rõ phí gia hạn D/O và phí lưu container
Không để D/O hết hạn mới xử lý vì có thể gây gián đoạn quá trình lấy hàng

Việc quản lý tốt thời hạn D/O giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tránh các rủi ro không đáng có.

Kết Luận

Gia hạn lệnh giao hàng D/O là một nghiệp vụ quen thuộc nhưng rất quan trọng trong quá trình nhập khẩu. Việc hiểu rõ thời hạn D/O, nguyên nhân cần gia hạn và quy trình thực hiện sẽ giúp người làm xuất nhập khẩu:

Chủ động trong kế hoạch lấy hàng
Hạn chế chi phí phát sinh
Đảm bảo tiến độ giao nhận và uy tín với khách hàng

Trong bối cảnh chi phí logistics ngày càng tăng, việc quản lý chặt chẽ các mốc thời gian như hạn D/O chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và bền vững. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU