DUYỆT LỆNH LẤY CONTAINER RỖNG TRONG LOGISTICS LÀ GÌ?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, duyệt lệnh lấy container rỗng là một bước không thể thiếu trong quy trình xuất hàng. Đây là khâu kết nối giữa doanh nghiệp và hãng tàu hoặc depot để chuẩn bị container rỗng phục vụ việc đóng hàng xuất khẩu. Dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy trình hoặc thực hiện sai, sẽ dẫn đến chậm trễ tiến độ giao hàng, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến uy tín với đối tác.

 

Container rỗng là gì?

Container rỗng là container chưa có hàng, được hãng tàu hoặc đại lý cấp cho doanh nghiệp để mang về kho đóng hàng. Thông thường, container rỗng sẽ được lấy tại depot hoặc cảng theo địa điểm được hãng tàu chỉ định sẵn trong booking.

Doanh nghiệp sẽ sử dụng container này để đóng hàng hóa xuất khẩu, sau đó vận chuyển ra cảng để xếp lên tàu. Việc lấy đúng loại container, đúng thời gian và địa điểm là yếu tố then chốt giúp đảm bảo lịch trình xuất hàng không bị gián đoạn.

 

Lệnh cấp container rỗng là gì?

Lệnh cấp container rỗng (Empty Container Release Order) là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu phát hành, cho phép doanh nghiệp đến depot hoặc cảng để lấy container rỗng.

Lệnh này có thể được gửi qua email, dưới dạng file PDF, hoặc xác nhận trực tuyến qua hệ thống điện tử của hãng tàu. Trong đó thể hiện rõ các thông tin quan trọng như:

• Số booking, số lượng container được cấp.

• Loại container (20DC, 40HC, 45HC…).

• Thời gian và địa điểm được phép nhận container rỗng.

Một số trường hợp, thông tin nhận container đã được thể hiện ngay trong Booking Confirmation. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác nhận lại qua email với hãng tàu trước khi tài xế đến depot. Nếu không xác nhận, hệ thống có thể chưa cập nhật, khiến tài xế phải chờ duyệt lệnh rất lâu, đặc biệt là khi lấy hàng ngoài giờ hành chính, có thể dẫn đến việc phát sinh chi phí neo xe qua đêm.

Quy trình duyệt lệnh lấy container rỗng

Để hiểu rõ hơn, dưới đây là quy trình duyệt lệnh lấy container rỗng mà các doanh nghiệp xuất khẩu thường thực hiện:

Bước 1: Doanh nghiệp được cấp Booking Confirmation từ hãng tàu hoặc công ty Forwarder.

Bước 2: Doanh nghiệp liên hệ hãng tàu hoặc Forwarder để xin duyệt lệnh lấy container rỗng.

Bước 3: Sau khi duyệt thành công, hãng tàu hoặc đại lý sẽ gửi lại Lệnh cấp container rỗng có xác nhận.

Bước 4: Doanh nghiệp in lệnh đã duyệt, mang đến depot hoặc cảng để tài xế làm thủ tục nhận container.

Bước 5: Tài xế đưa container rỗng về kho, kiểm tra tình trạng container và tiến hành đóng hàng xuất khẩu.

Mỗi hãng tàu có thể có quy trình hoặc hệ thống duyệt lệnh khác nhau (online hoặc trực tiếp), vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hướng dẫn cụ thể từ hãng tàu để tránh sai sót.

 

Lưu ý quan trọng khi duyệt lệnh lấy container rỗng

Khi thực hiện quy trình này, doanh nghiệp nên chú ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin container: loại, kích thước, số lượng và hạn lấy rỗng.

• Đối chiếu Booking với Lệnh cấp container rỗng để tránh nhầm lẫn.

• Xác nhận thời gian lấy rỗng phù hợp với kế hoạch đóng hàng.

• Kiểm tra tình trạng container khi nhận (vết lõm, rò rỉ, hư hỏng…) để tránh tranh chấp khi container được trả về.

• Theo dõi hệ thống hãng tàu để kịp thời cập nhật tình trạng duyệt lệnh hoặc thay đổi depot.

Nếu thực hiện đúng quy trình, việc duyệt lệnh lấy container rỗng sẽ diễn ra nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí logistics.

 

Kết luận

Duyệt lệnh lấy cont rỗng tuy chỉ là một khâu nhỏ trong chuỗi quy trình xuất khẩu, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ và chất lượng vận hành. Việc hiểu rõ quy trình, phối hợp chặt chẽ với hãng tàu và chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động logistics, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí vận chuyển.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.