CHỨNG TỪ QUAN TRỌNG TRONG VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN

Trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển, việc nắm rõ và xử lý chính xác các chứng từ quan trọng là yếu tố then chốt đảm bảo hàng hóa được vận chuyển suôn sẻ, thông quan đúng thời gian và tránh các rủi ro phát sinh. Dưới đây là 4 loại chứng từ không thể thiếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu đều cần nắm vững.

1. Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ)

Đây là chứng từ quan trọng đầu tiên trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Booking Confirmation là văn bản được hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder) phát hành để xác nhận rằng người gửi hàng (shipper) đã đặt chỗ thành công cho lô hàng của mình trên một chuyến tàu cụ thể.

Vai trò của Booking Confirmation:

Là căn cứ để shipper tiến hành sắp xếp đóng hàng, vận chuyển hàng ra cảng.
Giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan và các thủ tục liên quan.
Thể hiện rõ thông tin tàu, thời gian cắt máng (closing time), cảng đi, cảng đến, số lượng container, chủng loại và lịch trình dự kiến.

Việc kiểm tra kỹ Booking Confirmation ngay sau khi nhận là cần thiết để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng.

2. Bill of Lading (Vận đơn đường biển)

Vận đơn đường biển là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Đây là văn bản do hãng tàu hoặc forwarder phát hành sau khi nhận được hàng hóa từ phía người xuất khẩu, xác nhận trách nhiệm chuyên chở hàng đến cảng đích.

Vai trò của Bill of Lading:

Là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận chuyển giữa các bên.
Là căn cứ để người nhập khẩu nhận hàng tại cảng đến.
Được sử dụng để làm thủ tục thông quan, thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
Có thể chuyển nhượng hoặc sử dụng làm tài sản thế chấp trong một số trường hợp.

Tùy vào loại vận đơn (Original B/L, Surrendered B/L, Sea Waybill), quy trình nhận hàng và thủ tục sẽ có những điểm khác biệt. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ loại vận đơn mà mình sử dụng để thực hiện các bước phù hợp.

3. Arrival Notice (Thông báo hàng đến)

Arrival Notice là một trong những chứng từ quan trọng ở đầu nhập khẩu. Đây là thông báo do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu phát hành gửi cho người nhận hàng (consignee), thông báo rằng hàng hóa sắp cập cảng đích.

Vai trò của Arrival Notice:

Giúp người nhận hàng chuẩn bị các thủ tục cần thiết như làm tờ khai hải quan, chuẩn bị hồ sơ thông quan.
Xác định thời gian hàng cập cảng và lịch trình nhận hàng cụ thể.
Hạn chế tình trạng lưu container quá thời gian miễn phí tại cảng, giúp tối ưu chi phí logistics.

Thông thường, Arrival Notice được gửi kèm bảng báo giá local charge (phí địa phương) mà người nhận cần thanh toán trước khi nhận hàng.

4. Delivery Order (Lệnh giao hàng)

Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan và thanh toán chi phí, người nhận hàng sẽ cần một loại chứng từ quan trọng khác là Delivery Order để được phép lấy hàng từ cảng hoặc ICD.

Vai trò của Delivery Order:

Là văn bản do hãng tàu hoặc forwarder cấp, cho phép người nhận đến kho bãi, ICD hoặc cảng để nhận hàng.
Là căn cứ hợp pháp để nhân viên cảng giải phóng hàng hóa cho người nhận.
Thường được phát hành sau khi người nhận nộp vận đơn gốc (nếu là Original B/L) và thanh toán toàn bộ chi phí liên quan.

Việc kiểm tra thông tin trên lệnh giao hàng (số container, số seal, thông tin người nhận…) là rất quan trọng để tránh lấy nhầm hàng hoặc phát sinh tranh chấp.

Kết luận

Việc hiểu rõ và quản lý hiệu quả các chứng từ quan trọng như Booking Confirmation, Bill of Lading, Arrival Notice và Delivery Order sẽ giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu đảm bảo tiến độ vận chuyển, thông quan hàng hóa nhanh chóng và tối ưu hóa chi phí. Đây là những kiến thức nền tảng không thể thiếu đối với bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực logistics và ngoại thương.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU