[CASE STUDY] Những Chi Phí Phát Sinh Khi Lấy Nhầm Container 40 Feet Thành 20 Feet Trong Xuất Khẩu Hàng Hóa

Trong hoạt động xuất khẩu bằng đường biển, sai sót trong khâu lấy container không phải là chuyện hiếm gặp. Một trong những lỗi phổ biến nhất là lấy nhầm loại container so với yêu cầu trên booking. Trường hợp thường thấy là khách hàng đặt container 40 feet nhưng tài xế hoặc đội điều phối lại lấy container 20 feet, hoặc ngược lại. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng hậu quả có thể kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh không đáng có, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xuất hàng và chi phí logistics của doanh nghiệp.

Bài viết này phân tích chi tiết một case thực tế về việc lấy nhầm container, từ đó làm rõ những chi phí có thể phát sinh và lý do vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát quy trình chặt chẽ. Đây cũng là tài liệu quan trọng cho các bạn làm hiện trường, điều phối, chứng từ hoặc forwarder.

Những Chi Phí Có Thể Phát Sinh Khi Lấy Nhầm Container Xuất Khẩu

1. Chi Phí Kéo Container 20 Feet Từ Depot Về Kho

Khi tài xế lấy nhầm container 20 feet thay vì 40 feet, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán trọn vẹn chi phí chuyến kéo đầu tiên. Các khoản phí thường bao gồm:

Phí drayage hoặc phí trucking
Phụ phí xăng dầu, phụ phí cung đường
Phí BOT nếu có

Vì dịch vụ vận chuyển đã được thực hiện, doanh nghiệp không thể xin hoàn lại chi phí. Đây là khoản thiệt hại đầu tiên và gần như chắc chắn phải chịu.

2. Chi Phí Kéo Rỗng Container 20 Feet Trả Lại Depot

Sau khi phát hiện lấy nhầm, container 20 feet phải được trả về depot. Lúc này phát sinh thêm:

Chi phí kéo rỗng về depot
Phụ phí nhiên liệu, phí đường bộ
Có thể phát sinh thêm phí lưu container rỗng (storage) hoặc phí EDI tùy depot

Trong một số trường hợp, nếu depot quá tải, việc trả container bị chậm có thể tiếp tục làm tăng chi phí lưu bãi.

3. Chi Phí Lấy Container Đúng Loại (40 Feet Rỗng)

Để tiếp tục quy trình đóng hàng, doanh nghiệp phải kéo thêm một lượt mới để lấy đúng loại container 40 feet. Chi phí này có thể bằng hoặc cao hơn chuyến kéo đầu tùy vào:

Thời điểm ngày thường hay ngày cao điểm
Depot có xa hay gần
Số lượng container 40 feet còn nhiều hay ít tại depot

Đây là khoản chi bắt buộc nếu muốn tiếp tục tiến độ xuất hàng.

4. Phí Giữ Booking Hoặc Phí Đổi Container Của Hãng Tàu

Một số hãng tàu áp dụng phí khi thay đổi thông tin booking hoặc đổi loại container. Những khoản phí này có thể bao gồm:

Phí đổi loại container (container substitution fee)
Phí sửa booking (booking amendment fee)

Mức phí thường dao động từ 10 đến 50 USD tùy theo quy định từng hãng tàu. Dù không lớn, nhưng đây là chi phí phát sinh ngoài kế hoạch và không thể tránh nếu thông tin đã cập nhật lên hệ thống.

5. Chi Phí Tháo Dỡ Hàng Nếu Đã Lỡ Đóng Vào Container 20 Feet

Đây là trường hợp gây thiệt hại lớn nhất. Nếu đội kho đã đóng hàng vào container 20 feet trước khi phát hiện nhầm:

Phát sinh chi phí mở seal hoặc mở container
Chi phí thuê nhân công để tháo dỡ
Phí bốc xếp lại hàng vào container mới
Có thể phát sinh phí thuê forklift, pallet hoặc thiết bị bổ trợ

Quy trình tháo dỡ và đóng lại không chỉ phát sinh chi phí mà còn làm chậm tiến độ giao hàng.

6. Chi Phí Nâng Hạ Container 20 Feet Tại Depot

Khi trả container rỗng về depot, có thể phát sinh hai loại phí:

Lift on: nâng container lên xe
Lift off: hạ container xuống bãi

Tùy depot và tùy giờ cao điểm, mức phí có thể thay đổi và cộng dồn theo ngày.

7. Nguy Cơ Phát Sinh Phí Lưu Container (DEM) Hoặc Lưu Bãi (Storage)

Nếu việc xử lý nhầm container diễn ra quá lâu, doanh nghiệp có nguy cơ:

Không kịp đóng hàng vào container đúng loại
Không kịp đưa container vào cảng trước thời điểm cut–off
Bị hãng tàu tính phí lưu container rỗng
Hoặc bị cảng tính phí lưu bãi container hàng

DEM và storage là những khoản phí rất tốn kém, đặc biệt nếu rơi vào ngày cuối tuần hoặc ngày lễ, chi phí có thể tăng gấp nhiều lần.

1 container 20 feet chở được bao nhiêu tấn hàng hóa

Vì Sao Sai Sót Lấy Nhầm Container Dễ Xảy Ra?

Trên thực tế, tình trạng này xảy ra thường xuyên vì nhiều nguyên nhân:

Đội hiện trường chạy nhiều job cùng lúc, dễ nhầm lẫn
Depot cấp sai container
Tài xế không kiểm tra lại kích thước container
Booking cập nhật muộn hoặc sai thông tin
Quy trình đối chiếu thông tin giữa sale – CS – điều phối chưa chặt chẽ

Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hàng loạt chi phí mà doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn.

Cách Hạn Chế Rủi Ro Và Chi Phí Phát Sinh

Để hạn chế tối đa chi phí ngoài dự kiến, doanh nghiệp cần:

Quy định bắt buộc tài xế kiểm tra kích thước container trước khi ra cổng
Chụp hình container, số cont, số seal tại depot
Cập nhật booking kịp thời và chính xác giữa các bộ phận
Yêu cầu depot xác nhận lại container trước khi xuất kho
Thiết lập checklist đóng hàng và checklist lấy cont

Một quy trình rõ ràng giúp giảm tối đa rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp trong vận hành.

Kết Luận

Sai sót trong việc lấy nhầm container tuy đơn giản nhưng có thể kéo theo nhiều chi phí lớn và ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ xuất khẩu. Hiểu rõ từng loại chi phí phát sinh giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU