CÁCH KIỂM TRA CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TRƯỚC KHI XUẤT HÀNG

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chỉ một sai sót nhỏ trong bộ chứng từ giao nhận cũng có thể khiến lô hàng bị ách lại tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu container hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Chính vì vậy, kiểm tra chứng từ giao nhận trước khi xuất hàng là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro và đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu đúng chuẩn, những lỗi thường gặp và cách xử lý hiệu quả trong thực tế logistics.

Bộ Chứng Từ Giao Nhận Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Vì Sao Phải Kiểm Tra Kỹ?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ pháp lý đi kèm theo lô hàng nhằm:

Xác nhận giao dịch mua bán quốc tế
Là căn cứ để hải quan kiểm tra và cho phép thông quan
Phục vụ thanh toán quốc tế và đối chiếu trách nhiệm giữa các bên

Nếu bộ chứng từ có sai sót, doanh nghiệp có thể đối mặt với:

Chậm thông quan
Phát sinh chi phí logistics không dự kiến
Mất ưu đãi thuế
Tranh chấp thương mại

Các Loại Chứng Từ Giao Nhận Cần Kiểm Tra Trước Khi Xuất Hàng

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Thể hiện:

Giá trị hàng hóa
điều kiện giao hàng Incoterms
thông tin người mua – người bán

Vận đơn (Bill of Lading)

Là chứng từ vận chuyển xác nhận:

hàng đã được giao cho đơn vị vận tải
thông tin người gửi, người nhận, cảng đi – cảng đến

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Dùng để:

chứng minh nguồn gốc sản xuất
hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại

Phiếu đóng gói (Packing List)

Thể hiện:

số lượng kiện hàng
trọng lượng
quy cách đóng gói

Tờ khai hải quan và chứng từ chuyên ngành

Bao gồm:

tờ khai xuất khẩu
giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, giấy phép chuyên ngành (nếu có)

Quy Trình Kiểm Tra Chứng Từ Giao Nhận Trước Khi Xuất Hàng

Kiểm Tra Tính Đầy Đủ Của Hồ Sơ

Doanh nghiệp cần đảm bảo không thiếu bất kỳ chứng từ bắt buộc nào như:

Commercial Invoice
Bill of Lading
Packing List
C/O (nếu áp dụng)
tờ khai hải quan
chứng từ chuyên ngành

Thiếu giấy tờ là nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị giữ lại để bổ sung.

Đối Chiếu Thông Tin Giữa Các Chứng Từ

Cần so sánh kỹ:

tên người bán – người mua
mô tả hàng hóa
số lượng, trọng lượng
đơn giá, tổng giá trị
điều kiện Incoterms

Mọi thông tin phải thống nhất tuyệt đối giữa Invoice, Packing List, B/L và hợp đồng.

Kiểm Tra Tính Pháp Lý Và Hiệu Lực

chứng từ có chữ ký, dấu xác nhận hợp lệ
giấy phép chuyên ngành còn hiệu lực
C/O đúng mẫu theo hiệp định thương mại
tuân thủ quy định hải quan hiện hành

Hướng Dẫn Kiểm Tra Chi Tiết Các Chứng Từ Quan Trọng

Kiểm Tra Hợp Đồng Ngoại Thương

Cần đảm bảo:

điều khoản thanh toán rõ ràng
thời gian giao hàng cụ thể
Incoterms thống nhất với Invoice và B/L
mô tả hàng hóa chính xác

Hợp đồng là nền tảng pháp lý cho toàn bộ bộ chứng từ.

Kiểm Tra Hóa Đơn Thương Mại

Những lỗi thường gặp:

sai số lượng, đơn giá
thiếu địa điểm Incoterms
không ghi rõ xuất xứ hàng hóa
tổng tiền không khớp

Giải pháp:

đối chiếu với hợp đồng và Packing List
ghi đầy đủ Incoterms theo chuẩn quốc tế
thống nhất thông tin xuất xứ

Kiểm Tra Vận Đơn

Cần chú ý:

ngày phát hành
số container
người gửi – người nhận
cảng đi – cảng đến
loại vận đơn sử dụng

Sai sót trên B/L có thể gây chậm giao hàng và tranh chấp sở hữu.

Kiểm Tra Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ C/O

Doanh nghiệp cần:

xác định đúng mẫu C/O
đối chiếu thông tin hàng hóa
kiểm tra chữ ký, dấu xác nhận
đảm bảo cấp trong thời hạn hợp lệ

C/O sai sẽ khiến mất ưu đãi thuế và có nguy cơ bị hải quan từ chối.

Kiểm Tra Phiếu Đóng Gói

Phải đảm bảo:

số kiện khớp với vận đơn
trọng lượng khớp với Invoice
mô tả hàng rõ ràng từng kiện

Sai Packing List thường dẫn đến kiểm hóa thực tế kéo dài.

Cách Xử Lý Khi Phát Hiện Sai Sót Chứng Từ

Xác Định Mức Độ Ảnh Hưởng

sai thông tin giá trị
sai mã HS
sai điều kiện giao hàng
thiếu chứng từ pháp lý

Liên Hệ Đơn Vị Phát Hành

nhà xuất khẩu điều chỉnh Invoice
hãng tàu chỉnh vận đơn
cơ quan cấp lại C/O nếu cần

Thực Hiện Sửa Đổi Với Hải Quan

khai bổ sung tờ khai
làm hồ sơ điều chỉnh theo quy định
thông báo sớm để tránh xử phạt

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Kiểm Tra Chứng Từ Logistics

luôn đối chiếu toàn bộ chứng từ ít nhất một lần trước khi nộp
cập nhật quy định hải quan mới nhất
lưu trữ hồ sơ đầy đủ bản cứng và bản mềm
không chủ quan với các sai lệch nhỏ

Kết Luận

Kiểm tra chứng từ giao nhận trước khi xuất hàng không chỉ là bước nghiệp vụ bắt buộc mà còn là yếu tố quyết định đến tiến độ, chi phí và uy tín của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Việc rà soát kỹ từng loại chứng từ, đối chiếu thông tin thống nhất và xử lý kịp thời sai sót sẽ giúp doanh nghiệp:

hạn chế rủi ro pháp lý
tránh phát sinh chi phí logistics
đảm bảo thông quan nhanh chóng

Nếu doanh nghiệp thường xuyên xuất khẩu hàng hóa, việc xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ chuyên nghiệp là điều không thể bỏ qua. Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU