CÁC MỐC THỜI GIAN QUAN TRỌNG KHI THỰC HIỆN MỘT LÔ HÀNG XUẤT KHẨU

Trong quá trình thực hiện một lô hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các mốc thời gian quan trọng để đảm bảo hoạt động giao nhận, vận chuyển và thanh toán diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ. Việc tuân thủ nghiêm ngặt từng giai đoạn không chỉ giúp đảm bảo hàng hóa được xuất đi đúng hẹn mà còn tránh được nhiều rủi ro phát sinh như lưu container, lỡ tàu, bị phạt hợp đồng hoặc mất uy tín với đối tác nước ngoài. Bài viết dưới đây sẽ trình bày đầy đủ các mốc cần nắm trong từng giai đoạn của quy trình xuất khẩu.

Xác định các mốc thời gian ngay từ khi đàm phán hợp đồng

Trước khi ký kết hợp đồng mua bán quốc tế, doanh nghiệp cần xác định rõ một số mốc thời gian cơ bản liên quan đến sản xuất và logistics. Trong đó, ngày giao hàng là mốc quan trọng cần được thống nhất giữa hai bên. Dựa trên đó, người xuất khẩu phải tính toán ngược lại để ước lượng thời gian cần thiết cho sản xuất, chuẩn bị nguyên liệu, đặt tàu và mở các chứng từ thanh toán như L/C nếu có.

Thông thường, việc đặt chỗ tàu cần được thực hiện ít nhất từ 10 đến 15 ngày trước ngày dự kiến tàu chạy (ETD). Đồng thời, nếu chu kỳ sản xuất kéo dài 25 ngày thì các mốc thời gian liên quan đến đặt booking và đóng hàng cần được lên kế hoạch càng sớm càng tốt để không ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng.

Chuẩn bị sau khi ký hợp đồng

Sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp bước vào giai đoạn chuẩn bị sản xuất và lên kế hoạch booking. Việc sản xuất hàng hóa có thể kéo dài từ 10 đến 45 ngày, tùy thuộc vào tính chất từng mặt hàng. Ngay trong tuần đầu tiên, người phụ trách cần kiểm tra tiến độ cung ứng nguyên liệu, bao bì và các yêu cầu kỹ thuật khác.

Đối với booking tàu, cần tuân thủ deadline đặt chỗ do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận quy định, thường là trước ETD từ 10 đến 15 ngày. Hãng tàu sẽ xác nhận booking trong vòng từ 1 đến 2 ngày sau khi nhận yêu cầu. Do đó, người thực hiện cần chủ động đặt chỗ sớm để tránh tình trạng hết tàu hoặc không có container phù hợp.

Giai đoạn trước ngày tàu chạy (ETD)

Khi hàng hóa đã sẵn sàng, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho nhiều mốc thời gian then chốt ngay trước ngày tàu chạy. Việc đóng hàng vào container thường được tiến hành trước ETD từ 2 đến 3 ngày, tùy theo lịch cắt máng (closing time) của hãng tàu. Cắt máng là thời điểm hãng tàu kết thúc nhận container tại cảng hoặc ICD, thường diễn ra trong vòng 12 đến 24 giờ trước giờ tàu chạy.

Ngoài ra, các chứng từ bắt buộc như SI (Shipping Instruction) và VGM (Verified Gross Mass) cũng cần được submit trước từ 12 đến 48 tiếng so với ETD. Đây là hai loại chứng từ cần khai báo chính xác để hãng tàu sắp xếp vận chuyển, phát hành vận đơn và khai báo hải quan chính xác.

Khai báo hải quan xuất khẩu cũng là bước cần thực hiện ít nhất từ 1 đến 2 ngày trước ETD để đảm bảo container được thông quan kịp thời. Nếu để sát giờ tàu chạy mới khai báo, nguy cơ trễ tàu và bị lưu container là rất cao.

Ngày tàu chạy – Mốc thời gian không được trễ

Ngày tàu rời cảng (ETD) là mốc cố định không thể điều chỉnh trong hầu hết trường hợp. Nếu doanh nghiệp không hoàn thành các thủ tục giao nhận và khai báo đúng hạn, hàng hóa sẽ không được xếp lên tàu và phải chờ chuyến sau. Khi đó, người xuất khẩu phải thay đổi booking, làm lại chứng từ và có thể bị trễ hạn giao hàng theo hợp đồng đã cam kết.

Sau khi tàu chạy, doanh nghiệp sẽ nhận được bản vận đơn chính thức từ hãng tàu. Đây là cơ sở để tiến hành các bước còn lại như phát hành chứng từ thương mại, làm thanh toán và hỗ trợ thủ tục nhập khẩu cho người mua.

Ngày tàu đến cảng đích (ETA)

Mốc thời gian tiếp theo cần theo dõi là ETA – ngày dự kiến tàu đến cảng đích. ETA thay đổi tùy theo tuyến vận chuyển, có thể từ 5 đến 35 ngày sau ETD. Thông tin ETA cần được gửi cho người mua sớm để họ có thời gian chuẩn bị cho thủ tục nhập khẩu, đặt lịch lấy hàng, làm thanh toán và bố trí kho bãi.

Đặc biệt, nếu người mua thanh toán theo điều kiện trả sau (T/T after shipment) hoặc D/P, việc thông báo ETA kịp thời giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh phát sinh chi phí lưu hàng tại cảng đến.

Thời hạn phát hành chứng từ liên quan

Các loại chứng từ cần được phát hành và gửi cho người mua theo đúng trình tự. Vận đơn gốc (B/L) thường được phát hành trong vòng 1 đến 3 ngày sau khi tàu chạy. Invoice và Packing List cần hoàn tất trước khi khai hải quan để gửi cùng bộ chứng từ. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) chỉ có thể xin cấp sau khi có vận đơn chính thức, tương tự như các loại chứng thư kiểm dịch hoặc kiểm định chất lượng.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phương thức thanh toán L/C, việc phát hành chứng từ đúng hạn và chính xác là yếu tố sống còn để không bị ngân hàng từ chối thanh toán. Sai sót nhỏ như ngày tháng, chữ ký hoặc số liệu không khớp có thể dẫn đến việc bị từ chối bộ chứng từ.

Thời hạn thanh toán – Gắn liền với các mốc trước đó

Tùy vào điều kiện thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn thanh toán để đảm bảo dòng tiền ổn định. Với phương thức chuyển khoản ngân hàng (T/T), thời hạn có thể là trước khi giao hàng, ngay sau khi giao hoặc cộng thêm thời gian nợ từ 30 đến 60 ngày.

Nếu sử dụng L/C, doanh nghiệp cần nộp bộ chứng từ cho ngân hàng đúng trong thời hạn quy định, thường là trong vòng 21 ngày kể từ ngày phát hành vận đơn, trừ khi L/C ghi rõ thời gian khác. Với phương thức D/P, bộ chứng từ phải được gửi kịp thời để ngân hàng bên mua yêu cầu thanh toán trước khi giao hàng cho người nhận.

Kết luận

Nắm rõ các mốc thời gian trong quy trình xuất khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt kế hoạch vận hành mà còn đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy trong giao dịch quốc tế. Việc quản lý chặt chẽ từng giai đoạn giúp tránh lãng phí nguồn lực, tối ưu thời gian và hạn chế rủi ro phát sinh do chậm trễ hoặc sai sót trong thủ tục.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động xuất khẩu hoặc muốn tối ưu hóa quy trình, việc xây dựng timeline rõ ràng theo từng mốc thời gian là điều nên làm ngay từ bước đầu. Trong thế giới thương mại toàn cầu, thời gian chính là tiền bạc – và đôi khi còn là uy tín doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU