CÁC LOẠI CHỨNG TỪ CẦN THIẾT CHO HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU

Chứng từ vận tải đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết đối với lĩnh vực, ngành nghề liên quan đến vận tải. Một lô hàng nếu không đầy đủ các loại chứng từ vận tải thì sẽ không thể xuất hay nhập khẩu. Vậy chứng từ vận tải là gì? Những chứng từ nào hiện đang được sử dụng phổ biến? Hãy để Smart Link Logistics giải đáp giúp bạn các chứng từ vận tải thông dụng và phổ biến nhất hiện nay.

1. Định nghĩa chứng từ là gì?

Chứng từ vận tải là các tài liệu, văn bản được sử dụng trong quy trình vận chuyển hàng hóa. Chúng có vai trò là bằng chứng, ghi chép về việc vận chuyển hàng hóa, cung cấp thông tin quan trọng về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, điều khoản vận chuyển và các thông tin liên quan khác.

2. Các loại chứng từ phổ biến và thông dụng nhất

Có thể bao gồm nhiều loại tài liệu, văn bản khác nhau, tùy vào loại hình và phương thức vận tải được sử dụng. Dưới đây là một số chứng từ vận tải thông dụng hiện nay:

Hóa Đơn Thương Mại (Invoice)

Hóa đơn bán hàng là văn bản của người bán (thường là người gửi hàng), mô tả chi tiết mặt hàng và giá bán. Đây là cơ sở để khai báo hải quan và áp dụng thuế. Hóa đơn chứa thông tin về người bán, người mua, ngày giao dịch, loại hàng hoá, giá bán, và điều kiện bán hàng. Các điều khoản về quyền sở hữu cũng được ghi rõ.

Xác Nhận Đặt Chỗ trên Các Phương Tiện Vận Tải (Booking Confirmation)

Chứng từ xác nhận đặt chỗ do bên giao nhận cung cấp, chia sẻ chi tiết đặt hàng cho người gửi, người nhận và các bên liên quan. Tuy nhiên, không thay thế vận đơn hay xác nhận vận chuyển. Thông thường, nó cũng cung cấp thông tin về các bước tiếp theo và địa chỉ các kho giao nhận.

Biên Lai Nhận Hàng của Người Giao Nhận (FCR – Forwarder’s Cargo Receipt)

Biên lai nhận hàng của người giao nhận (hay FCR) xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển, không xác nhận điều kiện hoặc rời khỏi nước xuất xứ. FCR thường chứa thông tin về đặt chỗ và xác nhận tình trạng bên ngoài tốt. Nếu có vấn đề (ví dụ: bao bì hỏng), FCR bị từ chối.

Vận Đơn Hàng Hóa (House Bill of Lading – HBL)

Vận đơn hàng hóa được phát hành bởi người giao nhận (Freight forwarder) cho người gửi hàng, với các mục đích chính sau:

Biên Nhận Hàng Đã Vận Chuyển (Receipt of goods shipped): Khi HBL được phát hành, điều này chứng tỏ rằng hàng hóa đã được đưa lên tàu.

Chứng Từ Quyền Sở Hữu (Document of Title): Mặc dù không thể chuyển nhượng được, HBL phục vụ mục đích tương tự như vận đơn B/L thông thường và cần được người nhập khẩu ký vào bản gốc tại điểm đến để nhận hàng.

Chứng Từ Hợp Đồng (Proof of Contract): Chứng từ này xác nhận hợp đồng vận chuyển giữa khách hàng và người giao nhận, bao gồm chi tiết của người gửi hàng và người nhận hàng, hàng hoá được vận chuyển, điều khoản thanh toán, và thông tin liên hệ của người giao nhận hoặc đại lý.

Nếu bạn là người gửi hàng, việc gửi HBL cho người nhận hàng chỉ nên thực hiện khi bạn đảm bảo sẽ nhận được thanh toán cho hàng hóa bán ra. Ngược lại, nếu bạn là người nhận hàng, việc giao vận đơn HBL ban đầu cho nhà giao nhận hàng hóa là bước cần thiết để nhận hàng.

Hóa Đơn Giao Nhận (Forwarder Invoice)

Hóa đơn giao nhận là văn bản mà người giao nhận cung cấp cho người gửi hoặc người nhận hàng, thể hiện chi phí vận chuyển và các dịch vụ theo hợp đồng mua bán. Thông thường, nó chứa số tham chiếu đặt chỗ, địa chỉ thanh toán, mô tả chi tiết về dịch vụ vận chuyển, chi phí, và tham chiếu đến các điều khoản và điều kiện.

Phát Hành Telex

Một số nhà giao nhận cung cấp dịch vụ phát hành telex release cho các lô hàng. Nhà giao nhận có thể cung cấp dịch vụ phát hành telex release cho vận đơn HBL, giúp gửi hàng hiệu quả. Telex release giúp tránh việc chuyển vận đơn ban đầu khi nhận hàng. Lợi ích là giảm bớt công đoạn và chi phí cho người gửi hàng.

Master B/L

Master B/L, là tài liệu mà hãng vận tải giao cho người giao nhận khi nhiều container đã được xếp lên tàu. Người vận chuyển, người nhận hàng không phải là người vận chuyển có trách nhiệm tải trọng container thấp hơn. Vì đây liên quan đến vận đơn đường biển, đặc biệt đến chuyến hàng của họ. Nguyên tắc này không liên quan trực tiếp đến người gửi hàng và người nhận hàng dưới tải container. Vì lô hàng sẽ luôn đi qua kho hàng xuất xứ và đích đến.

Giấy Gửi Hàng Đường Biển (Sea Waybill)

Giấy gửi hàng đường biển giống vận đơn B/L, nhưng không yêu cầu bản gốc trước khi giao hàng. Không chứng minh quyền sở hữu, thích hợp khi hàng đã thanh toán trước khi xuất. Seaway Bill đơn giản hóa quy trình, người nhận chỉ cần chứng minh nhân thân để nhận hàng.

Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm (Insurance Certificate)

ãng tàu và nhà giao nhận thường có trách nhiệm pháp lý hạn chế đối với mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá. Trách nhiệm bảo hiểm cần thỏa thuận giữa người gửi và người nhận hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm phát hành, bao gồm số hợp đồng, mô tả và giá trị của bảo hiểm, cùng với chi tiết liên lạc của đại lý bảo hiểm.

Bên trên là tổng hợp các chứng từ phổ biến nhất hiện nay. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về các chứng từ cần thiết. Thông tin của chúng tôi giúp bạn hiểu rõ về chứng từ. Smart Link, đối tác logistics xuất nhập khẩu uy tín với 13 năm kinh nghiệm, sẵn lòng đồng hành cùng bạn.

Gọi vào hotline: 0903 354 157 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU