BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU: NHỮNG THÔNG TIN CẦN BIẾT VÀ HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

Trong ngành kinh doanh quốc tế, bộ chứng từ xuất khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác nhận quyền sở hữu, nguồn gốc và giá trị của hàng hóa được xuất khẩu. Những chứng từ này không chỉ là cơ sở pháp lý mà còn là công cụ giúp các doanh nghiệp duy trì uy tín và đảm bảo quyền lợi trong quá trình giao dịch với đối tác quốc tế.

Để thành công trong hoạt động xuất khẩu, việc chuẩn bị một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ và chính xác là vô cùng cần thiết. Việc thiếu sót hoặc không tuân thủ các quy định liên quan đến chứng từ có thể gây trở ngại trong quá trình xuất khẩu và ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp. Đồng thời, chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu chính xác cũng giúp đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của giao dịch, từ đó tăng cường sự tin tưởng và tương tác với đối tác quốc tế. Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?

Hợp Đồng Thương Mại (Sales Contract)

Trong bộ chứng từ xuất khẩu, Hợp đồng thương mại (Sales Contract) đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và quản lý quan hệ kinh doanh giữa các bên liên quan. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về đặc điểm cơ bản của Hợp đồng thương mại và những yếu tố quan trọng cần được xem xét khi lập Hợp đồng thương mại.

Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán các nội dung liên quan như thông tin người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán, v.v.

Tuy pháp luật đề cao sự thỏa thuận giữa các bên, nội dung của hợp đồng vẫn phải tuân theo một số quy định chung của pháp luật hợp đồng nói chúng. Đối tượng của hợp đồng là tài sản phải giao, công việc được phép và không được phép làm. Những thông tin chung cần có trong hoạt đồng là:

Số lượng, chất lượng
Giá cả, phương thức thanh toán giữa hai bên
Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng
Quyền và nghĩa vụ của các bên Trách nhiệm trong vi phạm hợp đồng
Phạt vi phạm hợp đồng
v.v

Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)

Trong bộ chứng từ xuất khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giá trị hàng hóa và tạo cơ sở pháp lý cho quá trình thanh toán. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về đặc điểm cơ bản của Hóa đơn thương mại và những yếu tố quan trọng cần được xem xét khi lập Hóa đơn thương mại.

Hoá đơn thương mại là chứng từ có giá trị thanh toán. Người bán sẽ dùng hoá đơn để đòi tiền người mua và hải quan sẽ dựa vào hoá đơn để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản mà người xuất nhập khẩu kê khai đến. Một điều quan trọng là ngày phát hành hoá đơn phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương. Những thông tin chung cần có trong hoá đơn thương mại là:

Số và ngày lập hóa đơn
Tên, địa chỉ người bán và người mua
Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
Điều kiện của cơ sở giao hàng
Điều kiện và phương pháp thanh toán
Cảng xếp, dỡ
Tên tàu, số chuyến, v.v.

Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa (Packing List)

Trong bộ chứng từ xuất khẩu, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về việc đóng gói, vận chuyển và xác nhận số lượng hàng hóa. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về đặc điểm cơ bản của Phiếu đóng gói hàng hóa và những yếu tố quan trọng cần được xem xét khi lập Phiếu đóng gói hàng hóa.

Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan sẽ dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá nếu thực tế xuất nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không. Điều này sẽ giúp bạn ước lượng những điều sau:

Cần bao nhiêu chỗ xếp dỡ
Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng
Phải bố trí phương tiện vận tải như thế nào
Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào (pallet), ở đâu khi hàng phải kiểm hóa

Phiếu đóng gói và hoá đơn tuy gần như giống nhau (về thông tin lẫn bố cục) nhưng hai loại chứng từ này cần được phân biệt một cách rõ rệt về chức năng. Hoá đơn thiên về thanh toán, quan trọng nhất là thể hiện giá cả hàng hoá. Còn phiếu đóng gói thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích.

Vận Đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là một chứng từ do người vận chuyển hoặc một đại diện được uỷ quyền ký phát cho người gửi hàng, trong vận đơn có xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích. Đồng thời, vận đơn cũng là căn cứ để bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra các vấn đề liên quan đến quá trình vận tải.

Tờ Khai Hải Quan (Customs Declaration)

Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, Tờ khai hải quan (Customs Declaration) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa và giấy tờ liên quan cho cơ quan hải quan. Tờ khai hải quan không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan, mà còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan hàng hóa. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về đặc điểm cơ bản của Tờ khai hải quan và những yếu tố quan trọng cần được xem xét khi lập Tờ khai hải quan.

Tờ khai hải quan là một loại chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu sẽ có 2 tờ khai tương ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Tờ khai hải quan được chia làm ba loại:

Luồng xanh: Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản hay chưa.
Luồng vàng: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm nhiều chứng từ khác.
Luồng đỏ: Mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên.

Gọi vào hotline: 0903 354 157 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU